Essencial para quem trabalha no setor de transporte de cargas, o DACTE é mais uma das obrigações fiscais que esse nicho de mercado deve seguir.
O Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico é a versão impressa do Conhecimento de Transporte (CTe) que deve ser emitido por toda transportadora para atestar seus serviços de entregas.
Apesar de muito conhecido, muitos empresários ainda não têm total ciência sobre o DACTE, e nem como ele funciona.
Se você veio até esse artigo aqui, muito provavelmente tem dúvidas sobre o assunto e quer saber mais sobre esse importante documento.
Mais uma vez, a equipe Sygma Sistemas vem ajudar você!
Para saber quem emite o DACTE, informações que devem constar nele, e muito mais, acompanhe abaixo nosso guia completo sobre o tema e nunca mais fique confuso com a contabilidade da sua transportadora.
Boa leitura!
O que é o DACTE?
Sigla para Documento Auxiliar do Conhecimento do Transporte Eletrônico, o DACTE é uma representação física do CTe, como mencionamos acima.
Graças a emissão do DACTE, a consulta ao documento digital de Conhecimento de Transporte Eletrônico fica muito mais simples: com a versão impressa dele, é possível verificar a chave de acesso que vem no código de barras.
Todo veículo em circulação com cargas deve conter o DACTE das mercadorias transportadas.
Os postos de fiscalização costumam solicitar o documento ao motorista, como comprovação da licença de transporte e a veracidade das mercadorias ali presentes.
Quais as principais características desse documento?
Para manter o seu empreendimento bem longe das multas, e a sua contabilidade em situação regular, é importante conhecer características presentes no DACTE, como:
- pode ser reimpresso e reproduzido;
- as informações contidas devem estar legíveis;
- só pode ser emitido depois que o CTe for autorizado pela SEFAZ;
- o formato deve ser, no mínimo, o de uma folha A5 e, no máximo, de uma folha A4, não podendo ser impresso em papel do tipo jornal;
- quando emitido em um formato menor do que o da folha, deve vir delimitado por margens;
- pode conter informações gráficas, desde que não interfiram na leitura do código de barras.
Atente-se para esses detalhes na hora de anexar o documento à carga que a sua empresa está transportando.
Qual a função do DACTE?
Apesar de não substituir o CTe, o DACTE é um documento essencial e tem três funções principais.
A primeira, e mais conhecida delas, é acompanhar as mercadorias no transporte, listando informações essenciais sobre elas:
- valor;
- quantidade;
- dados do emitente;
- dados do destinatário;
- e outras informações pertinentes.
A segunda função do DACTE é apresentar a chave de consulta do CTe, que é o documento que apresenta informações completas e mais detalhadas acerca da mercadoria que está sendo transportada.
Assim como o DANFE é para a nota fiscal dos produtos no comércio, o DACTE é um auxiliar do CTe.
A terceira e última função do DACTE é tornar mais fácil o controle de empresas que são isentas da emissão de notas fiscais.
Para isso, é altamente recomendável que documentos como o DACTE e o CTe sejam arquivados por um prazo mínimo de 5 anos, para casos de consulta ou solicitação fiscal.
Quem precisa emitir o DACTE?
Essa é uma pergunta muito comum para quem trabalha no ramo e começou agora a entender o que é e como funciona o DACTE.
No geral, são as empresas que emitem o CTe que devem, também, emitir o DACTE; o que faz sentido, uma vez que ele é a representação física do Conhecimento de Transporte Eletrônico.
Ou seja, as transportadoras são responsáveis por emitir o DACTE.
Apesar disso, outros profissionais também podem emitir o documento auxiliar, como:
- escritórios de contabilidade;
- cooperativas de transporte de cargas;
- transportador autônomo de carga ou equiparado;
- embarcador de carga (o contratante do serviço de transporte.
A emissão do documento, ainda, deve acontecer antes do início da prestação do serviço, para que o DACTE acompanhe a carga em seu deslocamento.
Quando emitir o DACTE?
Um DACTE deve ser gerado sempre antes de um processo de entrega começar pois, como mencionamos, esse documento deve acompanhar a mercadoria em toda a sua viagem, independentemente da distância.
É importante destacar isso porque o DACTE é um documento obrigatório para transportadoras, em viagens intermunicipais ou interestaduais.
Então, lembre-se: sempre que houver a contratação de um serviço que envolva o transporte de cargas, o DACTE deve ser emitido antes do início da viagem.
Porém, quando empresas transportam a própria carga, fazendo uso dos seus próprios recursos, elas ficam dispensadas de emitir esse documento.
O que acontece se não emitir o DACTE?
O DACTE é obrigatório no transporte de cargas e, se esse serviço for realizado sem ele, a transportadora pode ser multada.
A penalidade estimada é de R$ 550, podendo ter seu valor variado de acordo com a situação.
E se o DACTE foi extraviado?
Pode acontecer, durante o transporte da mercadoria, o extravio desse documento – ele pode rasgar, ou se perder, por exemplo.
Em casos assim, basta apenas emitir uma nova via do DACTE, e anexá-lo novamente à carga para que ela siga viagem de maneira regular e de acordo com as exigências previstas em lei.
Por quanto tempo devo guardar o documento DACTE?
Quando falamos de documentos fiscais no geral, o prazo mínimo previsto em lei para armazenamento desses arquivos é de 5 anos.
O mesmo vale para o Documento Auxiliar do Conhecimento do Transporte Eletrônico, bem como o do próprio CTe.
É importante manter o DACTE bem arquivado para casos de solicitação da administração tributária, bem como em momentos de auditoria fiscal.
Isso costuma ocorrer para verificar a autenticidade do CTe e, também, a autorização do uso do mesmo.
Como emitir o DACTE?
Para emitir o documento auxiliar ao CTe, é essencial saber como emitir o próprio Conhecimento de Transporte Eletrônico.
Confira abaixo o passo a passo que preparamos para ajudar você nesse processo:
- solicite seu credenciamento junto à Secretaria da Fazenda, pois é ela quem permite e autentica a emissão de documentos fiscais;
- obtenha o certificado digital para a sua empresa, item obrigatório para garantir segurança e autenticidade às informações contidas no CTe;
- garanta um sistema emissor de notas fiscais;
- esteja conectado à internet;
- configure sua transportadora no sistema, bem como as informações referentes ao frete em questão;
- importe o arquivo XML da nota fiscal eletrônica para a emissão do CTe;
- preencha os dados solicitados no documento (vamos falar quais dados são esses logo abaixo);
- emita o CTe!
Com o CTe em mãos, e autorizado pela SEFAZ, é possível emitir o DACTE.
Lembrando que, antes de anexar o documento auxiliar à carga transportada, certifique-se de cumprir com todas as características que citamos acima, para manter a regularidade do seu documento na mercadoria.
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Documentos necessários para emissão do DACTE
Listamos aqui quais os dados exigidos para preenchimento do Conhecimento de Transporte Eletrônico e, consequentemente, necessários para a emissão do DACTE:
- informações do remetente;
- informações do destinatário, incluindo CPF ou CNPJ;
- informações da nota fiscal:
- chave de acesso da NFe;
- número de série da NFe;
- data de emissão da NFe;
- modelo do documento;
- carga transportada;
- peso, volume e cubagem;
- Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP);
- valor total da nota.
- dados do motorista e do veículo;
- valor da prestação do serviço completo.
Com todos esses dados em mãos, é só emitir o CTe e gerar o DACTE para que a sua carga seja transportada de acordo com a Lei.
Como consultar o DACTE pela chave de acesso?
Como citamos antes, o CTe contém a chave de acesso que gera o DACTE, podendo ser consultado no site da Secretaria de Fazenda.
Basta acessar o Portal do Conhecimento de Transporte Eletrônico, selecionar a opção de consulta ao CTe, e digitar a sequência numérica de 44 dígitos.
Depois de confirmada a autenticidade e o acesso, a nota é emitida na tela do portal, em sua versão completa.
Em caso de perda ou dano ao documento auxiliar, é por aqui que pode ser gerado, também, um novo DACTE, evitando divergências no processo de transporte de uma carga.
Como cancelar um DACTE?
Por se tratar de um documento auxiliar, cancelar um DACTE implica no cancelamento do próprio CTe.
É gerado um XML específico para essa finalidade, juntamente com uma solicitação à Secretaria de Fazenda do estado em questão.
Lembrando que esse cancelamento só pode ser feito antes da operação de transporte ser iniciada, além de ser em um prazo de até 7 dias após a emissão do CTe.
Qual a diferença entre DACTE e CTe?
Apesar de termos explicado ao longo do texto as funções de cada um desses documentos, muita gente ainda confunde o CTe com o DACTE.
Os dois documentos não são a mesma coisa!
O CTe, Conhecimento de Transporte Eletrônico, é o documento que atesta a veracidade de um serviço de transporte de cargas, sendo sua emissão obrigatória para qualquer transporte de mercadorias no Brasil.
O DACTE é o seu documento auxiliar, ou seja, a versão resumida do CTe, que deve vir anexado na carga durante todo o seu transporte e conter a chave de acesso que permite a consulta ao documento completo.
Para saber o que é CTe e todas as informações sobre esse documento, acesse nosso post completo sobre o assunto!
Outras dúvidas frequentes sobre o DACTE
DACTE é documento fiscal?
Por ser um documento auxiliar que representa o CTe, que é um tipo de nota fiscal, o DACTE pode ter validade fiscal quando está cumprindo a sua função.
Logo, o DACTE sozinho, não é considerado um documento fiscal.
Quantos tipos de DACTE existem?
Essa é uma confusão comum para quem ainda não tem conhecimento sobre o assunto.
Só existe um tipo de Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico; o que varia são os tipos de CTe.
Confira abaixo os tipos de Conhecimento de Transporte Eletrônico:
- CTe normal;
- CTe complemento;
- CTe complemento de valores;
- CTe anulação de valores;
- CTe substituto.
Para saber tudo sobre CTe, acesse nosso artigo completo com tudo sobre o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTE). Recomendamos que também fique atendo a necessidade de emitir mdfe, documento que costuma ser exigido por transportadora que trabalhe com o CTe e com cargas fracionadas ou por lotação.
Conclusão
Agora você já tem um guia completo para tirar todas as suas dúvidas sobre o Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico, bem como evitar erros na hora de transportar as cargas da sua empresa.
O DACTE é obrigatório para todas as viagens intermunicipais e interestaduais, independentemente do tipo de mercadoria, salvo em casos de quando a empresa usa dos seus próprios recursos para realizar esse tipo de serviço.
Cuidar da contabilidade e da organização financeira é essencial para que a sua empresa esteja sempre em regularidade com o Fisco, evitando infrações, multas, e outras situações que possam prejudicar o crescimento e desenvolvimento do seu negócio.
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