Importante registro da venda e também como registro de impostos e tributos que foram recolhidos, emitir nota fiscal eletrônica é essencial na rotina de empresas e produtores.
Desde 2006 que a nota fiscal pode ser, além de impressa, compartilhada pelo meio eletrônico.
Para a empresa, a NFe promove um melhor fluxo de caixa e organização contábil do negócio, ajudando com a análise do lucro, com o balanço das despesas e, claro, atestando os impostos pagos pelo empreendimento.
Para o consumidor, a entrega da nota fiscal eletrônica é o registro da compra ou da prestação do serviço, construindo uma relação de confiança e credibilidade com a empresa.
Porém, mais do que conhecer a importância da NFe, o empresário deve saber como emitir nota fiscal eletrônica, evitando problemas tributários e facilitando a rotina do financeiro da empresa.
Para ajudar você e a sua contabilidade, a equipe da Sygma Sistemas, líder em emissão de notas fiscais no Brasil, preparou esse guia completo sobre emitir nota fiscal eletrônica: é fácil e rápido!
Acompanhe até o final e boa leitura.
O que é nota fiscal eletrônica (NFe)?
Nota fiscal eletrônica (NFe) é o documento que registra a venda de um produto ou a prestação de um serviço, com validade jurídica.
Além disso, a NFe também é a comprovação de impostos de juros recolhidos, sendo essencial para a contabilidade de uma empresa.
A nota fiscal, também, é utilizada em casos onde é preciso realizar uma troca de mercadoria, além de transferências, devoluções, simples remessa e demais tipos de operações estaduais.
Importância da nota fiscal eletrônica
Surgindo para facilitar a vida dos empresários em todo o país, a nota fiscal eletrônica é um importante documento nas relações de serviço.
Ela contribui com a regularidade da empresa, garantindo os direitos do negócio e fazendo parte do recolhimento correto de impostos e tributos a serem pagos.
Além disso, a NFe é imprescindível para os trabalhos da Receita Federal, no que diz respeito à investigações de situações de desvio ou sonegação de impostos.
Em seu modelo eletrônico, a nota fiscal alia a sua importância com os benefícios da tecnologia, sendo vantajosa para todos.
Quem deve emitir nota fiscal eletrônica?
Todo empreendedor deve emitir nota fiscal, eletrônica ou não, quando fizer qualquer tipo de operação comercial: realizar uma venda ou prestar um serviço.
Isso é respaldado pela Lei de número 8.846/94, que dispõe das informações acerca da emissão de documentos fiscais.
Em suma, devem emitir notas fiscais os seguintes tipos de empresas:
- Microempresa (ME);
- Empresa do Lucro Real;
- Empresa do Lucro Presumido;
- Empresa do Simples Nacional;
- Empresa de Pequeno Porte (EPP);
- Microempreendedor Individual (MEI);
- qualquer outro tipo de empresa que comercialize produtos ou serviços.
No caso de quem opta pelo MEI como regime tributário, o empresário fica dispensado de emitir a nota fiscal no caso de prestação de serviço para pessoa física. O mesmo CNPJ poderá estar apto a emitir NFe e NFCe a depender da atividade em que está cadastrado.
Para saber se a sua empresa deve emitir a NF-e, você pode fazer a consulta ao portal da Receita Federal, ou ao site da SEFAZ. Aproveite para também confirmar quais os casos em que você deverá usar um emissor de NFCe.
Veja também: motivos da recusa da nota fiscal e como autorizar.
Quando emitir nota fiscal eletrônica?
Como explicamos anteriormente, emitir nota fiscal eletrônica é obrigatório sempre que é realizada alguma transação comercial.
Quando não se tem o documento fiscal que ateste a compra ou venda de determinado produto, as mercadorias podem ser impedidas de transitar, ou até serem embargadas devido à falta de comprovação fiscal.
Além disso, é de direito do consumidor receber a nota fiscal referente à sua compra.
O que acontece se não emitir nota fiscal eletrônica?
De acordo com a Lei 4.729/1965, a não emissão de nota fiscal caracteriza o crime de sonegação fiscal.
Esquecer a emissão ou deixar de gerar nota fiscal intencionalmente é crime que pode gerar multa ou até detenção, dependendo dos casos.
Sem a função principal de emitir nota fiscal eletrônica, que é a geração dos tributos pagos, a sua empresa não contribui corretamente com os impostos à Receita, caminhando contra a regularidade.
Lembrando que a Receita Federal pode solicitar, dentro de um prazo de até 5 anos, uma NFe para verificação.
Por isso, além de emitir nota fiscal eletrônica, a sua empresa deve armazená-la por, no mínimo, esse período, em caso de demanda do Fisco.
Quem emite a nota fiscal?
É possível que o próprio empresário emita suas notas fiscais.
A emissão da NF-e pode ser feita pelo site do Simples Nacional, para as micro e pequenas empresas, além de poder ser gerada nos sites das prefeituras locais.
No entanto, um sistema emissor de notas fiscais agiliza muito mais esse processo, sendo inclusive muito indicado para empresas maiores e que geram grandes quantidades de notas fiscais.
Com um software específico para emitir nota fiscal eletrônica, as operações dessa natureza, na sua empresa, ficam muito mais rápidas, além de contar com preenchimento automático de dados e reduzir os erros em cálculos fiscais.
E, de emitir nota fiscal eletrônica, a Sygma entende: há 27 anos no mercado, nosso sistema atende às demandas contábeis de empresários e produtores rurais, descomplicando a contabilidade do negócio e oferecendo suporte técnico integral.
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Como emitir nota fiscal eletrônica (NFe) – passo a passo
Apesar de ser um procedimento simples, as etapas que compõem o processo de emitir nota fiscal eletrônica pode variar de acordo com cada estado.
Já falamos sobre isso anteriormente, explicando como funciona a emissão de notas fiscais em São Paulo e no Mato Grosso.
O credenciamento no site da SEFAZ, além do sistema disponibilizado pelo governo de cada estado, mudam de acordo com a localidade, dificultando a vida de empresários e seus contadores.
Para ajudar a sua empresa e tirar suas dúvidas sobre esse processo, confira abaixo nosso passo a passo rápido para emitir nota fiscal eletrônica:
1. Adquira um certificado digital
O primeiro passo aqui é garantir que a sua empresa tenha um certificado digital.
A certificação digital é uma espécie de identidade eletrônica, que identifica e atesta a veracidade da prestação de serviços da sua empresa no âmbito digital.
Para que o seu negócio tenha um certificado digital, basta buscar por uma autoridade certificadora, que pode ser na sua região ou remota, e solicitar o serviço.
O profissional irá indicar o melhor tipo de certificado digital para o seu negócio e, depois de emitido, basta levá-lo para validação de informações em uma Autoridade de Registro.
2. Faça seu cadastro na SEFAZ
Credenciar-se na Secretaria de Fazenda é outro passo importante para emitir nota fiscal eletrônica.
A SEFAZ precisa reconhecer o CNPJ da sua empresa para que seja possível a emissão de notas validadas e com valor jurídico e fiscal.
Em alguns estados, assim que uma empresa é criada esse credenciamento é feito de maneira automática; verifique se isso foi feito para a sua empresa, pelo próprio Portal da Fazenda.
3. Obtenha o alvará de funcionamento
Para emitir uma nota fiscal, o empresário precisa, também, ter seu alvará de funcionamento.
Com o alvará de funcionamento para a sua empresa, você recebe também uma inscrição municipal, exclusiva para o seu negócio.
É esse número que permite o funcionamento da sua empresa e, consequentemente, a sua aptidão para emissão de notas fiscais eletrônicas.
4. Acesse o sistema do governo para emitir a NFe
Depois desses dados comprovados, basta que você acesse o site do governo para emissão das notas fiscais.
Esse emissor gratuito pode ser o oficial do SEFAZ ou o da prefeitura da sua cidade.
Lembrando que, com um software especializado na emissão de notas, como o Sygma Sistemas, você conta com ferramentas completas e possibilidade de automatização do preenchimento das suas notas fiscais. Clique aqui para conferir!
5. Preencha as informações da nota fiscal
Existem alguns dados básicos para o preenchimento correto da nota fiscal; listamos abaixo:
- CNPJ;
- razão social;
- DDD e telefone;
- endereço completo;
- bairro, estado e cidade;
- CEP da localização da empresa;
- e-mail da empresa;
- inscrição estadual.
Certifique-se de que todos esses dados estão corretos antes de começar a preencher a nota fiscal, evitando erros na emissão.
Além disso, informações como os valores dos impostos, base de cálculo e valor e descrição da nota também devem estar presentes.
Como calcular impostos da NFe?
É importante saber que os impostos de uma nota fiscal eletrônica vão depender do regime tributário no qual o seu negócio está inserido.
Ou seja, um MEI tem uma alíquota de impostos diferente de uma empresa optante pelo Lucro Presumido, por exemplo.
Por isso, esteja ciente dos impostos presentes na sua modalidade de tributação antes de preencher as informações da nota fiscal.
6. Revise e emita o documento
Por fim, basta que você revise o documento completo antes de emitir oficialmente a nota, e compartilhá-la da forma desejada.
Lembrando que, optando por um software para emitir nota fiscal eletrônica, você pode optar pelo preenchimento automático dos dados: facilidade e redução de erros para seus documentos fiscais!
5 benefícios de usar um sistema emissor de nota fiscal
Quando você usa um software de emissão de notas fiscais como o Sygma, a sua contabilidade não fica limitada apenas ao que o seu escritório pode fazer!
Emita suas notas de qualquer lugar do Brasil, de forma ágil e facilitada, além de contar com suporte gratuito 24 horas por dia.
E esses são só alguns dos benefícios que você encontra usando o sistema Sygma; confira abaixo mais vantagens:
Automatização das notas fiscais
Imagina ter um emissor que salva seus dados para preenchimento, sempre corretos e revisados, mitigando erros de informações e mantendo sua empresa na regularidade fiscal?
Com o sistema Sygma, você conta com a possibilidade de automatizar o preenchimento da nota fiscal eletrônica, facilitando a rotina contábil da sua empresa.
Rapidez no envio de notas
Nunca foi tão rápido enviar as notas para seus clientes!
Com o sistema Sygma, você realiza o envio dos documentos para seu cliente automaticamente ao final da emissão, cumprindo a exigência da legislação.
Com essa praticidade, você evita perder tempo com tarefas que a tecnologia pode fazer por você, e concentra seus esforços em outras áreas do seu negócio.
Facilidade na contabilidade
O sistema Sygma também é amigo do seu contador!
Sem conflitos ou dores de cabeça, nosso suporte está sempre pronto para prestar auxílio à sua equipe contábil, combinando esforços para manter a sua empresa sempre crescendo.
Buscamos sempre a melhor solução para cada caso, complementando o trabalho da sua contabilidade para você contar com respostas mais assertivas.
Agilidade na gestão de notas fiscais e arquivos
Corrigir, apagar, retificar e cancelar qualquer documento fica muito mais fácil com o sistema Sygma.
Além disso, fica mais fácil, também, consultar e armazenar os documentos importantes para o seu negócio, evitando o tempo perdido na busca de arquivos e trazendo mais produtividade para a sua rotina contábil.
Fim dos problemas com o Fisco
É exatamente tudo o que as empresas querem, certo?
Com um sistema como o Sygma ajudando a cuidar da sua contabilidade, você conta com a garantia de informações preenchidas corretamente, com impostos sendo pagos de acordo com a legislação vigente.
Além disso, a gente ainda ajuda você a declarar seu imposto de renda e tirar dúvidas sempre que necessário.
Conclusão
Agora você sabe como emitir nota fiscal eletrônica sem ficar confuso com o processo!
Lembrando que a emissão de notas fiscais é essencial para manter a regularidade do seu negócio, contribuindo para o crescimento da sua empresa e evitando problemas com a Receita Federal.
E, na hora de escolher o seu emissor de notas fiscais, confie em quem entende do assunto: experimente 15 dias de Sygma Sistemas e faça a melhor escolha para a contabilidade da sua empresa!
Esperamos que esse artigo tenha tirado as suas dúvidas.
Para mais dicas de gestão contábil, acesse aqui o blog da Sygma.
