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Emitir nota fiscal SP: passo a passo rápido e fácil

Emitir nota fiscal SP: passo a passo rápido e fácil

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Toda empresa de SP (São Paulo) precisa regularizar sua situação fiscal, de modo a garantir a conformidade com as leis, a sustentabilidade no mercado e a redução de custos. Nesse sentido, é preciso entender como emitir nota fiscal em SP para permanecer em dia.

A emissão de nota fiscal hoje é um processo mais fácil por conta das soluções de gestão e automação que a empresa pode adotar. 

Há emissores que ajudam a gerar as notas de modo intuitivo e simples, sem grandes dores de cabeça, com cálculo direto de impostos e importação de dados. 

Contudo, ainda é preciso estar atento a certos detalhes, como aspectos legais e obrigatórios com relação a NFs.

Quer saber mais? Acompanhe com atenção este artigo completo. Nele, falaremos sobre quem deve emitir nota fiscal em SP, quando isso deve ser feito, como fazer, como lidar com erros, etc. 

Quem precisa emitir nota fiscal SP?

Empreendedora emitindo nota fiscal em computador

Vamos começar com a obrigatoriedade de emissão. 

A princípio, precisamos deixar claro: toda empresa que vende produtos ou oferece serviços deve emitir nota fiscal em SP. A emissão é obrigatória, a menos que haja isenção — um caso de exceção na lei. 

A legislação indica que o não cumprimento dessa regra pode implicar sonegação fiscal, o que prejudica bastante a empresa diante do fisco e do mercado.

Isso pode ocasionar multa e até prisão. 

A imagem de uma empresa que sonega é facilmente comprometida e prejudicada. Esse baque na reputação pode representar perda de clientes e de lucratividade. 

Entretanto, há alguns casos específicos também, como os MEI. Eles não são obrigados a emitir nota fiscal para pessoas físicas, por exemplo. 

Os principais tipos de notas fiscais

Hoje, temos diversos tipos de notas fiscais que atendem a propósitos muito diferentes.

Temos a nota fiscal eletrônica, que já comentamos ao longo do artigo. Há também a NFS-e (Nota Fiscal de Serviço), que lida com prestação de serviços, assinaturas, produtos digitais e outros. 

Há também a NFC-e (Nota Fiscal do Consumidor), que é emitida como um substituto de cupons fiscais em mercados, farmácias, etc.

Por último, destacamos a nota avulsa, que é indicada a pessoas físicas não contribuintes de ICMS. 

Emissor de Nota Fiscal para Produtor Rural

Quando emitir nota fiscal em SP?

Empreendedor com notebook aberto em página de emissão de nota fiscal de SP

No momento logo depois da compra, a nota pode ser emitida. No caso de vendas online, é preciso garantir a emissão antes da chegada do produto.

Com relação a modalidades, é preciso ser claro em cada nuance. Vendas de produtos requerem nota fiscal; venda de serviços também.

A nota fiscal eletrônica tradicional está limitada a pessoas jurídicas. Para o caso de pessoas físicas que precisam emitir, é necessário atentar ao caso específico que vamos citar logo em seguida no próximo tópico: a nota avulsa. 

Quem pode emitir nota fiscal avulsa SP?

A nota avulsa corresponde a um registro de uma venda que ocorre paulatinamente, sem alta frequência. Por isso, permite que pessoas físicas consigam também gerar.

Ou seja, pessoas que não contribuem com ICMS podem facilmente emitir essa nota. Por outro lado, é preciso estar atento a alguns fatores.

A nota avulsa só comporta até 10 produtos por vez. Para lidar com mais itens, é preciso criar outra nota.

Para gerar essa nota, é preciso cadastro na prefeitura da cidade, com documentos principais como comprovante de residência e CPF. 

Pessoas que são contribuintes do ICMS não podem gerar notas avulsas. Como o objetivo desse tipo de nota é atender a um público de pessoas físicas, os que geram outros tipos de notas estão proibidos.

Outro ponto é que não é possível corrigir uma nota avulsa. Caso seja necessário alterar dados, o vendedor deverá produzir um novo documento com as informações alteradas.

Empreendedor calculando numa calculadora e fazendo anotações para preencher a nota fiscal

Como emitir nota fiscal SP?

Vamos agora ao passo a passo de como emitir nota fiscal em SP. 

Passo 1: Faça o cadastro do certificado digital

Primeiro, é preciso fazer um cadastro no portal da prefeitura para buscar um documento chamado de certificado digital. Com o certificado, as empresas precisam desbloquear a senha na parte da Secretaria de Finanças e Desenvolvimento Econômico.

Passo 2: Acesse o site de emissão de NFe de São Paulo

Não se pode emitir nota fiscal em SP sem o site gerador de notas, o “Nota do Milhão”, que fica disponível para acesso na barra lateral do site. Também está disponível com um app nas lojas dos smartphones. 

Passo 3: Faça login com seu CNPJ e senha

Em seguida, você verá um pequeno formulário solicitando as informações de CNPJ da empresa e a senha que foi desbloqueada com o certificado digital. 

Passo 4: Vá em Emissão de Nota Fiscal

Uma vez logado e dentro dessa parte do site, você terá à disposição uma série de configurações e submenus. Procure a parte da emissão de notas fiscais na barra lateral esquerda. Clique em solicitar nova. 

Passo 5: Preencha as informações da nota fiscal

Essa parte inclui o preenchimento de todas as informações importantes da nota, abrangendo dados internos como CNPJ e dados do produto/serviço. Descreva o valor e a data também.

Cuide de todos os campos obrigatórios e avance. Considere que alguns campos serão alterados automaticamente pelo sistema. 

Passo 6: Vá em Emitir NFe

Finalmente, clique em emitir. O ideal é, aliás, fazer uma revisão das informações gerais para garantir que não houve erros antes mesmo da emissão — uma vez que alterar erros pode ser um problema depois.

Ao clicar em emitir, você finalmente terá sua nota para estar em conformidade com a fiscalização e regularizar sua gestão fiscal. 

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Erro ao emitir nota fiscal SP: como resolver?

Durante o processo, pode haver o cenário de alguns erros na hora de emitir nota fiscal em SP. Nesse caso, você precisa se preparar para cada situação em específico.

Há situações de erro na emissão que envolve estar habilitado para emitir notas. Sempre que surgir o termo “habilitado”, sua empresa deve atentar para a regularização com a Secretaria da Fazenda, pois algum registro está faltando.

Afinal, como você já imagina, gerar notas é um processo que requer autorização da Sefaz de cada local. 

Há também o erro de “aguardando protocolo”. Nesse caso, a nota fica presa, sem de fato ser emitida, por conta de alguma falha ou instabilidade no próprio da fazenda. 

Não há muito o que fazer quando a situação consiste em instabilidade dos sistemas municipais. A ideia é esperar. 

Podemos mencionar também o erro “nota rejeitada”. Isso pode ocorrer quando há o preenchimento incorreto do CNPJ. Caso o número indicado não esteja de acordo com o que já está cadastrado, é normal que a aplicação aponte alguma inconsistência. 

Nesse caso, é preciso apenas checar o CNPJ indicado para fazer a correção. 

Algumas informações importantes que vale destacar no preenchimento:

  • Tipo de saída: tipo de emissão da nota, que pode ser emissão própria, importação de XML e exportação;
  • Série: número correspondente à operação específica;
  • Número: número identificador da nota que é gerado automaticamente;
  • Natureza de operação: define os impostos que incidem; 
  • Código de regime tributário: o tipo de regime está associado aos impostos e pode ser dividido entre Simples Nacional e Regime Normal.

Como cancelar emissão de nota fiscal em SP?

  1. Ter atenção ao prazo;
  2. Entrar em contato com a Sefaz;
  3. Preencher o arquivo de solicitação.

Para cancelar uma nota fiscal em São Paulo, será preciso entrar em contato com a Sefaz com uma solicitação desse tipo. É preciso atender a um layout de um arquivo de solicitação.

A nota só poderá ser cancelada se o produto não foi enviado ainda. O prazo máximo para o cancelamento de uma nota fiscal eletrônica em São Paulo é de 24 horas. 

Como corrigir informações após emitir nota fiscal em SP?

Não há como alterar informações em uma nota fiscal eletrônica emitida em São Paulo. Então, quando a empresa precisar fazer a correção, é necessário emitir uma nova nota.

A impossibilidade do cancelamento ocorre porque mudanças no registro podem gerar problemas com a assinatura digital de cada nota. 

Para mais informações, você pode conferir o site de perguntas e respostas da prefeitura de São Paulo. 

Quais são as vantagens de emitir notas fiscais eletrônicas?

Agora, vamos discorrer um pouco sobre as vantagens de emitir nota fiscal em SP.

A nota fiscal eletrônica é uma nova modalidade de notas que busca facilitar a vida de gestores em empresas. É uma solução para lidar com desafios típicos na gestão fiscal de quaisquer companhias.

Vamos avançar para entender os benefícios desse tipo de nota e como a geração afeta positivamente a organização das empresas.

Regularização perante o fisco

Um dos pontos é a regularização diante de fiscos e órgãos superiores. 

As notas fiscais são registros que comprovam as vendas, a saída dos produtos e o devido cálculo da incidência de impostos. 

Assim, ajudam a controlar essas questões na empresa, mas também servem como auxílio para o fisco.

Diante disso, a empresa se mantém em conformidade com leis e normas. 

Centralização da gestão de faturamento

Por ser uma nota gerada por sistemas e controlada por aplicações emissoras, é possível centralizar melhor os dados. A administração das NFs se torna, portanto, uma forma de gerenciar o faturamento da empresa, para ter um controle financeiro mais preciso.

Ou seja, elimina-se o erro de ter informações divergentes em diferentes plataformas. As notas correspondem a uma fonte precisa de dados corretos para análise. 

Esses dados podem ser cruzados com informações de entradas, bem como contas a pagar e a receber, para determinar um cenário completo das finanças.

Além disso, a centralização provoca uma melhoria considerável na administração contábil como um todo. É possível otimizar a visão e diminuir os erros.

Inclusive, as notas podem funcionar como uma base de insights financeiros para tomada de decisão. Sempre que precisar, a empresa vai conferir a base e seguir um direcionamento, de acordo com o necessário para melhorar resultados. 

Vantagens de emitir nota fiscal

Melhor gestão de notas fiscais

A nota fiscal eletrônica em si representa um avanço com relação à emissão de notas em geral. Quando isso é feito com o auxílio de um sistema emissor, as vantagens são ainda maiores.

É possível otimizar o processo e garantir menos erros, bem como menos instabilidade e inconsistência. A automação auxilia bastante nesse quesito, permitindo um cálculo de impostos mais rápido e prático e preenchimento ágil dos campos, por exemplo. 

Otimização da reputação da empresa 

O devido controle das notas fiscais e da regularização perante órgãos importantes é fundamental para melhorar a reputação e a imagem da empresa no mercado. 

Ou seja, é um fator que ajuda a gerar credibilidade e a passar confiança para clientes e para outras empresas.

Digamos que a empresa esteja envolvida em negociações de fusão ou aquisição. Ou que esteja procurando fornecedores e parceiros. 

Caso essa análise fiscal seja feita, as outras empresas perceberão que não há nada a esconder, nenhuma inconsistência nos registros, sem problemas de duplicidade ou falta de dados.

O controle adequado das notas fiscais gera transparência, o que é necessário para passar uma boa imagem ao mercado e construir uma marca consistente. 

Dessa forma, é mais fácil conquistar novos negócios e expandir a empresa. 

Cumprimento de obrigações mais fácil

Regularmente, é preciso cumprir certas obrigações e enviar registros aos órgãos fiscais com o balanço das operações. Esse tipo de declaração é comum tanto para empresas grandes quanto para menores, incluindo os microempreendedores individuais.

A nota fiscal eletrônica é uma vantagem para quem gosta de facilitar a gestão dessas obrigações. 

Afinal, as notas, como já falamos, ficam centralizadas em uma base e funcionam como uma comprovação fácil do que foi vendido, dos impostos que incidiram, das datas e mais.

Por isso, elas ajudam a esclarecer a situação financeira da empresa, de modo a tirar dúvidas e gerar uma visão mais clara para transmitir aos órgãos periodicamente.

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Conclusão

A gestão de notas fiscais é obrigatória para quem vende produtos e serviços. Por isso, é preciso entender como emitir nota fiscal em SP, de acordo com as nuances específicas dessa região.

Assim, a empresa garante transparência para o fisco e para o mercado, o que favorece negociações. Da mesma forma, é possível tomar decisões com base em insights financeiros e descobertas acerca da própria gestão contábil.

Como foi falado, a ajuda de um emissor é essencial nesse sentido. A Sygma oferece uma ótima opção de emissor de notas fiscais com integração com outros softwares, cálculo automático de impostos, importação de dados de outras notas, etc. 

Dessa forma, seu controle se torna mais prático e eficiente.

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