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Nota fiscal de produto: O que é, como emitir, tipos, impostos e como otimizar (PJ e MEI)

Nota fiscal de produto: O que é, como emitir, tipos, impostos e como otimizar (PJ e MEI)

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Três pessoas apontando e usando notebook, simbolizando nota fiscal eletrônica e de produto

Parte da rotina de empreendedores, inclusive os Microempreendedores Individuais, a nota fiscal de produto comprova operações realizadas pela empresa, sendo um importante documento tributário.

Também conhecida como nota de mercadoria, e ainda como nota de ICMS, a nota fiscal de produto possui uma versão eletrônica, que é a famosa NF-e, e com ela podemos atestar a validade de uma venda, bem como os impostos envolvidos nela.

Essa nota deve ser emitida por um sistema emissor de nota fiscal próprio, como o Sistema Sygma, e precisa estar disponível tanto para a empresa, quanto para o consumidor, onde ambos têm acesso às condições em que a operação de compra e venda foi realizada.

Apesar de o avanço tecnológico ter permitido a versão eletrônica deste documento, e a sua presença ser constante no comércio brasileiro, muita gente tem dúvidas acerca da nota fiscal de produto – alguns empreendedores nem sabem como emiti-la!

Para ajudar você e a sua contabilidade, a equipe Sygma, parceira do seu negócio, preparou um conteúdo completo sobre o tema, com todas as informações acerca da nota fiscal de produto.

É um guia para você saber como realizar a emissão, quais os tipos de notas, e demais obrigações desse âmbito com a Receita Federal.

Acompanhe o artigo até o final e boa leitura!

O que é nota fiscal de produto?

Podemos definir a nota fiscal de produto como o documento, com validade fiscal, que atesta uma venda, de qualquer ramo do comércio, com validade física e também digital.

A sua emissão é obrigatória, ou seja: ocorreu uma venda? A nota de produto deve ser emitida, comprovando a operação que envolve a mercadoria em questão.

Ainda, a nota fiscal de produto deve ficar disponível tanto para o emissor, quanto para o consumidor, além de estar liberada para acesso do Fisco, por meio do portal da Sefaz do seu estado.

A NF-e, a versão eletrônica da nota fiscal de produto, está em vigor no Brasil desde 2006, presente em todos os estados, e marca uma otimização na emissão e armazenamento das notas fiscais de produto.

Isso porque a emissão é muito mais rápida e simplificada, além de contribuir com uma gestão mais eficiente dos documentos, bem como a redução de custos com papel.

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Qual é a aplicação e para que serve a nota fiscal de um produto?

Sempre que acontece qualquer tipo de transação de compra e venda, além de processos de exportação e importação de produtos, a NF de produto é aplicada.

Ainda, esse documento está presente em operações interestaduais e transferências de mercadorias entre estoques, de uma mesma empresa ou de empresas diferentes.

Também são operações que incluem a nota fiscal de produto: remessas, retorno de reparos, industrialização e devolução de mercadorias, independente do motivo.

Em resumo, a nota fiscal de produto serve para comprovar que uma venda foi realizada, listando os impostos envolvidos nessa operação.

A empresa emissora deve armazenar a nota fiscal, uma vez que é um documento com validade tributária e jurídica, e pode ser solicitado pelo Fisco em qualquer tipo de auditoria.

Quais são as diferenças entre nota fiscal de produto e nota fiscal de serviço?

Pessoa usando notebook

Foto: Unsplash

Outro documento importante na contabilidade fiscal das empresas, a NFS também deve ser emitida, porém, com outra finalidade.

Por se tratar de um arquivo fiscal muito parecido com a NF de produto, muita gente confunde ambos os documentos – por isso, é importante pontuar quais as diferenças entre elas. Produtos físicos também podem emitir a nota fiscal eletrônica, inclusive a emissão de NFe para produtores rurais é uma excelente solução para o dia a dia.

Qual a diferença entre NF-e e NFS-e?

Como citamos, a nota fiscal de produto atesta uma operação de compra e venda, envolvendo uma mercadoria física, seja no âmbito digital ou no comércio real.

Já a nota fiscal de serviço serve para comprovar qualquer serviço prestado: um atendimento médico, a mensalidade de uma escola, o pagamento da academia, e situações afins.

Logo, a NFS não possui nenhuma mercadoria envolvida, e deve ser emitida por instituições prestadoras de serviços, regulamentadas e com inscrição estadual.

Ambas as notas possuem sua versão digital (por isso as siglas NF-e e NFS-e).

É importante destacar que alguns casos são de operações que envolvem a venda de determinada mercadoria e, também, a prestação de um serviço; nesses casos, pode-se emitir as duas notas juntas.

Essa prática é conhecida como nota fiscal conjugada, e é um método que facilita o cálculo e recolhimento dos impostos, além de simplificar os processos de emissão, sem a necessidade de emitir dois documentos fiscais separados.

Para a emissão de uma nota fiscal conjugada, é preciso conferir se a Secretaria de Fazenda do seu estado permite esse tipo de documento.

Veja também: qual a diferença entre NFe e NFCe.

E o que é DANFE (Documento Auxiliar da NF-e)?

Ainda, dentro do processo de emissão da nota fiscal de produto, a nota eletrônica, existe o DANFE, que é o documento auxiliar da nota fiscal.

Ele é uma representação da nota fiscal de produto, sendo uma versão resumida do que é descrito na NF-e original.

No entanto, vale a pena ressaltar que o DANFE, em nenhum âmbito fiscal, substitui a nota fiscal de produto – esse documento simplificado serve para facilitar o acesso à nota, por parte do consumidor, e também atua como fiscalizador da circulação de mercadorias.

Outra função importante do DANFE é permitir o acesso XML de uma nota fiscal eletrônica, arquivo usado pela contabilidade da empresa para a entrega e arquivamento de suas obrigações tributárias.

O DANFE auxilia não só notas fiscais de produto, mas também notas fiscais de serviço, cumprindo a mesma funcionalidade.

Em um DANFE, você vai encontrar a relação das seguintes informações:

  • código de barras;
  • dados do emissor da nota;
  • dados do destinatário da nota;
  • data e horário de saída da nota fiscal;
  • valores e impostos da referida operação;
  • códigos CFOP, CST e NCM do produto em questão;
  • chave de acesso, composta de 44 dígitos, que serve para consulta da NF-e.

Vai ser fácil diferenciar um DANFE de uma nota fiscal de produto: é obrigatório que a palavra DANFE esteja escrita de maneira bem visível, no documento em questão.

Saiba também como funciona o emissor de CTE da Sygma para operações logísticas facilitadas.

Quais são os impostos cobrados na nota fiscal de produto?

Homem com mão no queixo usando notebook, simbolizando impostos e nota fiscal de produto

Foto: Unsplash

Como citamos ao longo do artigo, a nota fiscal de um produto lista as taxas e impostos envolvidos ali, naquela operação de compra e venda.

Os impostos cobrados na venda de uma mercadoria dependem, obviamente, da natureza da operação, ou seja, das atividades exercidas pela empresa.

Logo, a maioria desses impostos costumam variar de acordo com o nicho de mercado em que o empreendimento atua.

O único imposto comum em todas as operações é o ICMS, o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços, já citado aqui neste artigo.

São impostos que podem estar presentes na sua nota fiscal de produto:

  • PIS, o Programa de Integração Social;
  • IRPJ, o Imposto de Renda de Pessoa Jurídica;
  • CSLL, a Contribuição Social sobre o Lucro Líquido;
  • ISS, Imposto Sobre Serviços, independentemente da sua natureza;
  • INSS, a contribuição para o Instituto Nacional da Previdência Social;
  • COFINS, que é a Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social.

Aproveite e conheça também o Sistema Sintegra, como ele funciona e as vantagens!

Passo a passo de como emitir a nota fiscal de produto

Tanto para a emissão da nota fiscal de um produto, quanto para a emissão da nota fiscal de serviços, é necessário seguir um tutorial para gerar esse documento, de maneira correta e com validade tributária garantida.

Esse documento deve ser emitido por todas as categorias empresariais e, para facilitar o processo para a sua empresa, separamos aqui um passo a passo completo, com todas as etapas que contemplam a emissão da NF de produto.

Confira:

Credenciamento na Sefaz do seu estado

Você deve começar fazendo o cadastro da sua empresa na Secretaria de Fazenda da região onde a sua empresa está localizada, atestando a regularidade do seu negócio.

Esse registro é essencial para que seja garantido o recolhimento de impostos como ICMS e IPI, presentes na nota fiscal de produto.

Ter um e-CNPJ

A aquisição de um certificado digital é imprescindível para a emissão de notas fiscais de qualquer natureza para as empresas – no caso dessas instituições, deve ser o e-CNPJ.

Esse certificado serve como uma identificação digital do seu negócio, e deve ser emitido por uma empresa especializada, uma autoridade certificadora (AC) com credenciamento válido no ITI, garantindo que o seu certificado digital valide todas as notas de produto emitidas pela sua empresa.

Usar um software de emissão de notas fiscais

A emissão das NFs de produto (bem como outros documentos fiscais) depende do uso de um sistema de emissão de notas – como o Sistema Sygma!

A Sefaz de cada estado costumava disponibilizar um sistema gratuito para emissão das notas, mas que era de difícil acesso e manuseio, demandando certa burocracia para preenchimento de dados e emissão das notas, o que levou a uma baixa adesão geral.

Por isso, os sistemas desenvolvidos por empresas especializadas, como a Sygma, acabam sendo a melhor opção, justamente por oferecer funcionalidade, praticidade e até a automatização da emissão de notas de qualquer natureza fiscal.

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Preenchimento de dados

Na primeira vez que a sua empresa for emitir a nota fiscal de um produto, é importante se certificar de que todas as informações solicitadas estejam sendo preenchidas corretamente.

Se você estiver usando um sistema emissor de notas fiscais, basta que os dados sejam compilados uma única vez, pois os softwares oferecem a funcionalidade de automação no preenchimento.

Ainda assim, vale a pena conferir quais são esses dados essenciais (e nós separamos a lista para você):

Informações essenciais da NF de produto

  • CFOP;
  • quantidade;
  • código NCM;
  • código CEST;
  • valor total e unitário;
  • peso líquido e bruto;
  • natureza da operação;
  • identificação da mercadoria;
  • situação tributária e de origem;
  • forma de pagamento da operação;
  • valor total da nota fiscal de produto;
  • valor total dos produtos relacionados;
  • base de cálculo e valor total do ICMS;
  • base de cálculo e valor total do ICMS ST;
  • valor aproximado dos tributos ali presentes;
  • valor do frete, seguro e desconto (quando houver);
  • tipo da mercadoria, que pode ser unidade, peça, etc.

Além disso, devem ser inseridos, também, os dados do emitente e do destinatário da nota.

Emissão da nota fiscal de produto

Depois do preenchimento, completo e atento, dos dados obrigatórios para a emissão da nota fiscal, você já consegue gerar o documento.

Assim que você solicita a emissão, o pedido é enviado, na hora, para a validação da Sefaz, que leva pouco tempo para aprovar o documento.

Após a validação, o documento pode ser consultado online tanto pela empresa quanto pelo destinatário da nota e, nas operações em que o DANFE é necessário, ele também já pode ser emitido, junto à nota fiscal que ele auxilia.

Se ao final do final do processo você tiver a nota fiscal recusada considere usar um software para emissão de nota fiscal automática.

Como emitir nota fiscal de produto (MEI)

Mulher segura caneta entre os dedos enquanto usa notebook, simbolizando nota fiscal de produto de MEI. Ao redor do notebook, sobre a mesma mesa de escritório estão um relógio e um caderno com óculos de grau e celular sobre ele

Foto: Unsplash

Você deve estar se perguntando: como faço para emitir minha nota fiscal de produto sendo MEI?

Você deve seguir o mesmo procedimento que descrevemos acima, porém apenas se houver uma operação de venda, ou de prestação de serviços, para uma empresa, ou seja, a nota deve ser destinada a um CNPJ.

No caso de venda de produtos para o consumidor final é obrigatório emitir NFCe (Nota Fiscal de Consumidor eletrônica), o cupom fiscal que comprova a venda/compra.

MEI é obrigado a emitir nota fiscal?

De acordo com a legislação tributária vigente, o Microempreendedor Individual é dispensado da obrigatoriedade de emissão de nota fiscal de produto, quando esta for direcionada a pessoas físicas.

Porém, como mencionamos acima: é MEI e vendeu um produto ou realizou um serviço para uma empresa? Deve emitir a nota fiscal.

Como consultar nota fiscal de um produto?

Você pode consultar a NF de produto diretamente no Portal da Secretaria de Fazenda.

Esse site de serviços do Governo Federal funciona de maneira intuitiva e garante o acesso aos documentos gerados com validade tributária.

Para consultar a nota fiscal de um produto na Sefaz, o interessado deve estar com o código de acesso, de 44 dígitos, presente no DANFE correspondente à nota fiscal.

É possível otimizar o processo de emissão de nota fiscal de produto?

Dois homens interagindo e sorrindo, um deles, de terno, está apontando para tela de um notebook, simbolizando emissão de nota fiscal de produto

Foto: Unsplash

Mais do que possível, é altamente indicado que você otimize a emissão de notas fiscais na sua empresa!

Gerar notas fiscais de produtos ou serviços é uma tarefa recorrente nas empresas e, dependendo do volume de operações realizadas pelo empreendimento, pode ser uma atividade repetitiva incontáveis vezes no dia.

Por isso, contar com um processo otimizado faz toda a diferença, além de reduzir burocracias, chances de erros no preenchimento, e atraso na emissão da nota.

Além disso, usar sistemas de emissão de notas fiscais especializados te ajuda a saber quando emitir NFe ou NFCe ou qual o tipo correto de nota fiscal para cada situação.

Como emitir NF-e de produto com praticidade e segurança?

Essa resposta é simples como emitir NF de produto após ler o nosso guia: com um sistema completo como o Sygma!

Nosso software conta com todas as funcionalidades que a contabilidade do seu negócio precisa, ajudando você a otimizar e simplificar não só a emissão de notas fiscais de produtos, mas o envio e armazenamento delas.

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Conclusão

E então, ficou tudo certo sobre a emissão e a importância da nota fiscal de produto?

Esse documento é essencial para garantir que o seu negócio esteja sempre em dia com as exigências do Fisco, deixando você despreocupado para cuidar de outras demandas da sua empresa.

Para mais conteúdos úteis, confira aqui o blog da Sygma Sistemas.

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