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Inutilização NFCe: como inutilizar de forma correta

Inutilização NFCe: como inutilizar de forma correta

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Foto: Pexels | Como fazer a inutilização da NFCe.

Apesar de parecer um trabalho simples, sem maiores dificuldades, emitir notas fiscais exige do profissional muita atenção para evitar erros e deslizes. Afinal, uma sequência de NFCe com erro precisa passar pelo processo de inutilização. 

A inutilização é o melhor modo de resolver esse problema e, para te ajudar a entender melhor o que é e como funciona o processo de inutilização de uma NFCe, desenvolvemos este conteúdo completo, com tudo o que você precisa saber sobre o tema. 

Vale lembrar que, para ser efetiva, a inutilização precisa ser feita da maneira correta, conforme mostramos abaixo. Confira!

Saiba todas as regras para NFCe inutilizadas

Com a implantação da Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFCe) em diversos estados brasileiros em 2019, os empresários precisam ficar atentos às regras a respeito do controle de numeração destes documentos fiscais.

Seguir essas regras é uma obrigação fiscal do empresário e é importante não exceder o prazo de envio desta informação, a fim de evitar consequências graves para sua empresa.

O que é inutilização NFCe?

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Foto: Pexels | O que é inutilizar NFCe?

Quando uma empresa emite NFCe, os documentos são transmitidos com uma numeração sequencial. Clique aqui se quiser saber mais sobre como emitir as notas.

Eventualmente podem ocorrer falhas nesta sequência de numeração das notas devido a problemas técnicos na transmissão ou utilização incorreta dos usuários. 

Quando isto ocorre, é necessário realizar a inutilização destes números não transmitidos, justificando à Secretaria da Fazenda o motivo da inutilização.

Por exemplo, se é transmitida a NFCe número 50, e em seguida a número 57, este intervalo do número 51 até o número 56 precisa ser inutilizado.

Perceba que as notas fiscais nem mesmo foram emitidas. Mesmo assim, um período todo precisará ser inutilizado devido a falhas no sistema emissor, por exemplo.

Muitos empresários desconhecem esta exigência e assim ficam sujeitos a multas e colocam em risco a sua regularidade perante o fisco.

Quando a Inutilização de NFC-e acontece?

O processo de inutilização de uma nota fiscal acontece de modo simples — a etapa mais complexa, na verdade, é a que envolve a identificação das notas que precisarão ser inutilizadas. 

Para isso, nenhuma nota emitida, cancelada ou aprovada anteriormente pode apresentar a mesma numeração daquela que será inutilizada. Além disso, a quebra de sequência numérica não pode ser justificada por fraude.

Caso haja quebra de sequência entre notas fiscais na sua empresa, é preciso inutilizar a sequência improdutiva no prazo até o décimo dia do próximo mês, como você entenderá no tópico “qual o prazo para inutilização”. 

Assim, em suma, a inutilização de NFC-e só acontece quando existe o rompimento da sequência numérica das próximas notas fiscais a serem emitidas. Isso geralmente acontece devido a erros no sistema emissor utilizado.

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Como inutilizar NFCe?

O envio das numerações de NFCe inutilizadas para a Secretaria de Estado da Fazenda (SEFAZ) deve ser realizado mensalmente através de uma transmissão eletrônica, feita pelo programa emissor de NFCe utilizado pela empresa, utilizando o Certificado Digital para comprovar a identidade do contribuinte.

Deverão ser informados todos os números que não foram utilizados, de forma que não fique nenhuma falha na numeração das NFCe daquele mês.

No caso do Emissor Fiscal Sygma, o usuário pode contar com uma função que analisa as NFCe emitidas no período e assim detecta automaticamente os intervalos de numeração não utilizados. Dessa forma, ele consegue enviar a inutilização com segurança e praticidade.

Qual o prazo para inutilização NFCe?

A NFCe é regulamentada pelo Ajuste SINIEF 19/16, do Conselho Nacional de Política Fazendária (CONFAZ).

De acordo com a cláusula 16ª (décima sexta), as numerações de NFCe inutilizadas devem ser enviadas até o 10º (décimo) dia do mês subsequente.

Exemplo: a inutilização de NFCe referente aos intervalos existentes nas notas do mês de Janeiro precisam ser transmitidas até o dia 10 de Fevereiro.

O que acontece quando você não envia a inutilização NFCe?

O Ajuste SINIEF 26/19 divulgou que, a partir de sua publicação no Diário Oficial em 18 de dezembro de 2019, as numerações de NFCe que não forem inutilizadas até o dia 10º (décimo primeiro) passarão a ser consideradas como NFCe em contingência que ainda não foi transmitida.

Ou seja, se a empresa emitiu a NFCe número 50 e 57, e não realizou a inutilização do intervalo entre o número 51 e 56, a SEFAZ irá considerar que existem seis NFCe emitidas em contingência e que estão pendentes de transmissão.

Como estes documentos não existem, a situação da empresa se agrava pois poderá ser multada pela ausência do envio destas notas.

A inutilização de NFCe funciona como uma denúncia espontânea do contribuinte sobre a irregularidade da quebra da sequência de numeração. Portanto, não deixe de fazê-la, ainda que em atraso.

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É possível inutilizar NFCe em Contingência?

Não, o inciso II do parágrafo 2º da cláusula décima primeira do Ajuste SINIEF 19/2016 informa que é proibida a inutilização de NFCe emitida em contingência.

Portanto, quando a empresa estiver com algum problema técnico ou a SEFAZ estiver fora do ar, e assim for necessário operar em modo de contingência, os cuidados com controle da numeração das notas deve ser redobrado.

Como o contador deve escriturar NFCe inutilizadas?

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Foto: Pexels | Como o contador deve escriturar as NFCe?

De acordo com a cláusula 18º (décima oitava) do Ajuste SINIEF 19/2016, as numerações de NFCe inutilizadas devem ser escrituradas nos Livros Fiscais sem valores monetários, de acordo com a legislação tributária vigente, juntamente com as NFCe canceladas e denegadas.

Em relação ao arquivo do SINTEGRA, o contador deve verificar se há legislação estadual dispensando o registro de NFCe. Se não houver, a NFCe (Modelo 65) deverá ser informada no Registro 61, conforme orienta o item 7.1.10 do Manual de Orientação do Convênio 57/95. No caso de NFCe inutilizadas, bastará informar o intervalo de numeração inutilizada neste registro, informando os totais zerados.

Já no caso da EFD Fiscal (SPED) a NFCe deverá ser informada nos registros C100 e demais registros filhos. As NFCe inutilizadas também serão informadas nestes registros com valores zerados e o tipo de situação 05 (NF-e, NFC-e ou CT-e – Numeração inutilizada). 

Como consultar NFCe inutilizadas?

Alguns cuidados básicos na emissão de uma NFC-e

Existem alguns cuidados no que diz respeito a notas fiscais emitidas por sua empresa. Estabeleça, todos os meses, um “ritual” de verificação das numerações das notas fiscais emitidas, bem como as descrições, valores e itens relacionados. 

Isso pode ser feito tanto pelo empresário, em casos de pequenos empreendimentos, quanto pela equipe contábil ou administrativa da empresa. 

Para os adeptos do Emissor Fiscal Sygma, essa etapa pode ser otimizada, já que o próprio sistema confere e apresenta as notas fiscais com erro ou falhas nas sequências numéricas, caso existam. 

Esse período de análise e verificação é imprescindível para evitar sanções e penalidades. Afinal, se sua empresa esquecer de inutilizar as notas fiscais por negligência da equipe interna, terá de arcar com as consequências perante o Fisco. 

Diferença entre inutilização de NFC-e e Cancelamento

Ainda, após entender as principais regras e procedimentos para inutilizar uma NFCe, é importante ressaltar que inutilização e cancelamento são procedimentos totalmente diferentes. 

O cancelamento, por exemplo, ocorre quando mesmo um erro pequeno de digitação,  compromete a confiabilidade e tributação da Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFCe). Nesse caso, não basta apenas deixá-la de lado e emitir uma nova — é necessário cancelá-la. 

Em contrapartida, a inutilização é um procedimento que ocorre quando o número de série das notas fiscais já está comprometido, ou seja, a nota nem sequer foi emitida, mas é necessário inutilizá-la, pois sua ordem de emissão está incorreta.

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Você tem alguma dúvida sobre NFCe inutilizadas?

Ainda ficou com alguma dúvida sobre como inutilizar NFCe? Você já transmite a inutilização NFCe em sua empresa? Diga para nós através dos comentários!

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Comentários:

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  1. Fiz uma venda, por algum motivo não existe conexão, e foi emitido um cupom (NFCe) em contigência. Porém o cartão de crédito do cliente não foi aprovado. Posso cancelar um cupom em contigência? Este cupom pode ser inutilizado?

    1. Olá Eduardo!

      Você deverá proceder com a transmissão dessa NFCe em Contingência, e após autorizada, somente se ela ainda estiver dentro do prazo permitido para cancelamento é que poderá ser cancelada. Esse número também não pode ser inutilizado, pois já foi usado. Se não for possível o cancelamento, a única alternativa será emitir uma nota de devolução.

    2. Transmiti uma sequência numérica de notas inutilizadas. Porém, ao invés de colocar a opção de NFe, coloquei NFCe. Nao consegui cancelar. O que fazer nesse caso? Depois transmiti corretamente, Ne..Mas as que ficaram com NFCe? o que fazer? obrigada pela ajuda

      1. Olá Priscila! Não há maiores consequências. Essa sequência informada ficará inutilizada para a NFCe. Se você emite NFCe, poderá saltar essa numeração ou então enviar a transmissão de NFCe com esses números para invalidar a inutilização. Comunique ao seu contador o ocorrido para que ele possa informar corretamente essas inutilizações no SPED.

  2. Boa noite! gostaria de saber se na falta de solicitação de inutilização de NFC-e, que implica em considerar-se a emissão em contingência da notas fiscais, segundo a redação do Ajuste Sinief 26/19, pode sugerir que se aplique uma multa por falta de recolhimento do ICMS, também.

    1. Olá Silvia!

      Acreditamos que multa por falta de recolhimento de ICMS não, mas criasse outro problema. Essa numeração que não foi inutilizada será considerada como NFCe em contingência que não foi transmitida, e portanto deverão ser enviada até o próximo dia 1 (em se tratando de MG), pois do contrário estarão sujeitas a multa por atraso de envio de NFCe em Contingência.

      Porém se essas notas não existem, ou seja, se o usuário apenas esqueceu de inutiliza-las, não haverá documento para transmitir, concorda? Neste caso, a empresa deverá fazer uma denúncia espontânea informando que essas notas não existem e não foram inutilizadas, assumindo a multa por falta de inutilização de NFCe.

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