Saber como preencher nota fiscal corretamente faz parte da rotina do produtor rural.
Informações incorretas sobre a operação, o destinatário, os produtos, a tributação ou o transporte podem provocar rejeições e exigir ajustes antes que o documento cumpra sua finalidade fiscal.
A nota fiscal eletrônica usada pelo produtor rural é um documento digital que registra, para fins fiscais, operações de circulação de mercadorias.
No Paraná, por exemplo, a Nota Fiscal de Produtor Eletrônica (NFP-e) corresponde ao modelo 55 adaptado à atividade rural. Os procedimentos de habilitação e emissão, porém, podem variar conforme o estado e a solução utilizada.
Por isso, além de conhecer os campos que precisam ser preenchidos, é importante verificar as regras da Secretaria da Fazenda (Sefaz) do seu estado e contar com um sistema emissor adequado à rotina da propriedade rural.
A seguir, veja os principais cuidados para preencher uma nota fiscal do produtor rural.
Como preencher a nota fiscal do produtor rural? Passo a passo
O preenchimento começa antes mesmo de informar os produtos vendidos. O produtor precisa estar regularizado para emitir o documento e conhecer a natureza da operação realizada.
Depois, é necessário preencher os dados fiscais, conferir os tributos aplicáveis e transmitir a NF-e para autorização. Confira o processo em detalhes:
1. Confira o credenciamento e o certificado digital
Antes da primeira emissão, verifique quais requisitos a Sefaz do seu estado estabelece para o produtor rural.
Dependendo da forma de emissão e da unidade federativa, podem existir procedimentos específicos de cadastro, credenciamento ou acesso ao sistema estadual.
No Paraná, por exemplo, a NFP-e disponibilizada pela Receita/PR exige que o produtor tenha acesso ao portal estadual.
Essa conferência inicial é importante porque as regras não são necessariamente iguais em todo o Brasil. Portanto, evite seguir um procedimento de outro estado sem confirmar se ele também se aplica à sua propriedade rural.
Leia também: Nota fiscal de remessa para produtor rural: veja tudo sobre
2. Obtenha um certificado digital
Quando a modalidade de emissão utilizada exigir certificado digital, o produtor precisa obter um certificado válido e compatível com o processo de emissão da NF-e.
O certificado digital é utilizado para identificar o emitente e assinar eletronicamente os documentos fiscais. Antes de contratar um certificado, confira os requisitos do sistema emissor e da Sefaz responsável pela autorização das notas.
Vale observar que existem modalidades oficiais de emissão com procedimentos diferentes. No aplicativo Nota Fiscal Fácil do Paraná, por exemplo, o manual estadual informa que o credenciamento é automático para uma Inscrição Estadual regular.
3. Identifique o tipo de nota e a operação
Antes de preencher os campos fiscais, identifique exatamente o que a nota deve registrar.
Uma venda de produção rural, uma devolução, uma remessa ou outra movimentação de mercadorias podem exigir informações diferentes. Essa definição influencia campos importantes, especialmente a natureza da operação e o CFOP.
Também confira se a operação é interna, quando ocorre dentro do mesmo estado, ou interestadual. Esse detalhe interfere no preenchimento fiscal e pode alterar a tributação aplicável.
4. Escolha um software emissor
Com os requisitos fiscais atendidos, é necessário utilizar uma solução que permita preencher, transmitir e acompanhar a nota fiscal eletrônica.
Para o produtor rural, é recomendável utilizar um emissor preparado para as particularidades da atividade no campo.
Isso facilita o preenchimento e reduz a dependência de soluções desenvolvidas prioritariamente para operações de comércio urbano.
O Emissor NFe Produtor Rural da Sygma é específico para a rotina fiscal rural, permite emissão pelo computador ou celular, não estabelece limite de emissão e oferece suporte 24 horas.
Também possibilita integração com o software do contador para registrar as notas emitidas.
5. Preencha os dados do produtor, destinatário e produto
Na etapa de preenchimento, confira atentamente a identificação das partes envolvidas na operação.
Nos dados do emitente, devem constar as informações fiscais correspondentes ao produtor rural. No destinatário, informe corretamente quem está recebendo ou adquirindo a mercadoria.
Depois, descreva os produtos da operação. Dependendo da situação, será necessário informar dados como descrição, quantidade, unidade, valor unitário e valor total, além das classificações fiscais exigidas.
Evite descrições genéricas que dificultem a identificação do produto. Quanto mais consistente for o cadastro utilizado pelo produtor, menor tende a ser o retrabalho nas emissões seguintes.
Leia também: Nota fiscal de produto: O que é, como emitir, tipos, impostos e como otimizar (PJ e MEI)
6. Informe o CFOP correto para a operação rural
O Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP) identifica a natureza da circulação da mercadoria ou da prestação registrada no documento fiscal.
Por isso, não existe um único CFOP válido para todas as notas do produtor rural. O código depende de fatores como tipo da operação, origem e destino da mercadoria e finalidade da movimentação.
Uma venda dentro do estado, por exemplo, pode ter enquadramento diferente de uma venda interestadual. Da mesma forma, remessas e devoluções possuem características próprias.
Como a escolha incorreta pode afetar a tributação e a escrituração da nota, confirme o enquadramento aplicável à operação. Em situações de dúvida, a orientação do contador é especialmente importante.
7. Confira os dados de transporte e tributação
Quando houver transporte de mercadorias, preencha as informações correspondentes à operação, conforme aplicável.
A estrutura da NF-e prevê, entre outros dados, a modalidade do frete e informações do transportador quando necessárias.
O Manual de Orientação do Contribuinte contempla modalidades como frete por conta do emitente, do destinatário/remetente, de terceiros ou operação sem frete.
Na parte tributária, o preenchimento dependerá da mercadoria, do estado e das características da operação.
No caso do produtor rural, podem existir tributos e fundos específicos. O Emissor NFe Produtor Rural da Sygma realiza cálculo automático de impostos como FUNRURAL, ICMS e fundos estaduais, quando aplicáveis.
8. Revise todas as informações incluindo cálculo dos tributos
Não transmita a nota imediatamente após terminar o preenchimento. Faça uma revisão.
Confira principalmente os dados do emitente e destinatário, descrição e quantidade dos produtos, valores, CFOP, informações de transporte e tributação.
Também verifique se os cálculos correspondem à operação realizada. Essa etapa ajuda a identificar inconsistências antes do envio à Sefaz e reduz a possibilidade de retrabalho.
9. Emita a nota e guarde o XML
Depois da conferência, a NF-e pode ser transmitida eletronicamente para autorização.
O XML é o arquivo eletrônico que contém as informações estruturadas da NF-e.
O Portal Nacional da NF-e mantém esquemas XML oficiais e regras técnicas atualizadas para os documentos fiscais eletrônicos.
Por isso, mantenha os arquivos fiscais organizados e disponíveis para consulta e integração com a contabilidade. No sistema da Sygma, as notas também podem ser integradas ao software utilizado pelo contador.
10. Acompanhe a aprovação da sua nota
Transmitir a NF-e não significa simplesmente encerrar o processo. É necessário verificar o retorno da autorização.
Caso a nota seja rejeitada, identifique o motivo informado pelo sistema, corrija os dados necessários e faça uma nova transmissão conforme o procedimento aplicável.
Quando houver autorização, mantenha o documento e seu XML organizados junto aos demais registros fiscais da propriedade rural.
Quando o produtor rural precisa emitir nota fiscal?
A nota fiscal documenta fiscalmente a circulação de mercadorias. Para o produtor rural, ela pode fazer parte de operações como comercialização da produção e outras movimentações que precisem ser formalizadas por documento fiscal.
A NFP-e, por exemplo, é definida pela Receita Estadual do Paraná como documento eletrônico destinado a registrar operações de circulação de mercadorias.
As situações de obrigatoriedade, os procedimentos disponíveis e os requisitos de emissão podem variar conforme a unidade federativa e as características da operação.
Por isso, o produtor deve acompanhar as determinações da Sefaz do seu estado e as orientações relacionadas à sua atividade.
Essa atenção é especialmente importante quando há mudança de regras. O procedimento adotado em uma propriedade de outro estado não deve ser automaticamente considerado válido para a sua situação. Entenda melhor como preencher no vídeo a seguir:
Errou o preenchimento da nota fiscal? Veja o que fazer
O primeiro passo é identificar em que momento o erro foi percebido. Se a nota ainda não foi transmitida, basta corrigir as informações antes do envio. Se houve uma rejeição, consulte o motivo apresentado, ajuste os dados indicados e transmita novamente.
Já quando a NF-e foi autorizada, o procedimento depende do tipo de erro e das regras fiscais aplicáveis. Conforme o caso, pode existir um evento ou procedimento fiscal específico para regularização. Nem toda informação pode ser corrigida da mesma maneira.
Por isso, não altere dados fiscais por conta própria depois da autorização. Verifique a regra vigente na Sefaz correspondente e, quando necessário, consulte o contador para definir o procedimento adequado.
Esse cuidado reforça a importância da revisão antes da transmissão: conferir destinatário, produtos, CFOP, valores e tributação antes de emitir é mais simples do que corrigir uma inconsistência posteriormente.
Como preencher uma nota fiscal de venda para outro estado?
Uma venda interestadual exige atenção adicional porque origem e destino da mercadoria influenciam o preenchimento fiscal.
Comece conferindo os dados do comprador e a UF de destino. Em seguida, identifique corretamente a natureza da operação e utilize o CFOP correspondente à movimentação interestadual.
Também é necessário verificar a classificação dos produtos e o tratamento tributário aplicável à operação.
ICMS e demais informações fiscais não devem ser preenchidos apenas com base em uma nota anterior, pois as condições podem mudar conforme produto, destinatário e operação.
Se houver transporte, confira também a modalidade do frete e os demais dados exigidos para a movimentação.
Em caso de dúvida sobre CFOP ou tributação de uma venda interestadual específica, consulte o contador antes de transmitir a NF-e. Assim, o produtor evita utilizar automaticamente uma configuração inadequada para aquela operação.
Perguntas frequentes sobre o preenchimento da nota fiscal
Quais dados são necessários para preencher uma nota fiscal do produtor rural?
É necessário reunir as informações do produtor e do destinatário, os dados dos produtos, valores e os dados fiscais correspondentes à operação. Transporte e tributação também devem ser informados quando aplicáveis.
Qual CFOP usar na nota fiscal do produtor rural?
O CFOP depende da natureza da operação, do destino da mercadoria e de outras características fiscais. Não há um único código para toda emissão rural; em caso de dúvida, confirme o enquadramento com o contador.
É possível emitir nota fiscal do produtor rural pelo celular?
Sim. Existem soluções que permitem emissão por dispositivos móveis O App Emissor de Notas Fiscais da Sygma, por exemplo, possibilita emitir pelo computador ou celular.
Conclusão
Entender como preencher nota fiscal é fundamental para manter a rotina fiscal da propriedade organizada e reduzir erros durante a emissão.
O processo envolve muito mais do que informar comprador e produto: é preciso identificar a operação, utilizar o CFOP adequado, preencher os dados fiscais e de transporte, conferir os tributos e revisar tudo antes da transmissão.
Para o produtor rural, utilizar um emissor desenvolvido para as particularidades da atividade ajuda a simplificar esse processo. A solução adequada também facilita a organização dos documentos e a integração das informações com o contador.
Sempre que houver dúvida sobre tributação, CFOP ou uma situação fiscal específica, consulte a legislação aplicável, a Sefaz do seu estado e o profissional contábil responsável pela propriedade.
Equipe de redação Sygma Sistemas
