Saber como preencher uma Nota Fiscal Eletrônica (NFe) é essencial para garantir a legalidade das transações da sua empresa e evitar problemas fiscais.
O processo pode parecer complicado, mas com as instruções corretas, ele se torna simples e descomplicado.
Neste guia, você encontrará um passo a passo detalhado sobre a emissão da NFe, além de respostas para as dúvidas mais comuns.
Nosso objetivo é facilitar o processo para que você possa emitir suas notas com segurança e confiança. Vamos começar?
Como preencher NFe, afinal? Um passo a passo
Diferente do que muitos pensam, emitir a nota fiscal eletrônica exige a execução de passos burocráticos anteriores à emissão, propriamente dita.
É necessário, por exemplo, que sua empresa esteja regular e credenciada à Secretaria da Fazenda e tenha seu próprio certificado digital disponibilizado, como você verá a seguir.
Credencie sua empresa à SEFAZ
É imprescindível que, antes de qualquer outro passo, você verifique se a sua empresa já está credenciada junto à Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do local em que a empresa está localizada, ou não.
Em caso negativo, será necessário acessar o Portal de Credenciamento e Descredenciamento da SEFAZ, utilizando o mesmo login e senha do Posto Fiscal Eletrônico (PFE).
Em seguida, basta selecionar qual a instituição ou empresa desejados e completar as informações cadastrais. Preste bastante atenção durante esse processo e finalize.
Logo após, a empresa já estará credenciada e pronta para emitir Notas Fiscais Eletrônicas.
Obtenha um certificado digital
Para assinar e validar as notas fiscais eletrônicas, é necessário comprar o certificado digital, que funciona como um mecanismos de autenticação eletrônica para a sua empresa.
Com ele, é possível assinar contratos, emitir notas fiscais e realizar atividades burocráticas de modo mais simples, pela internet.
Para obtê-lo, é preciso procurar uma instituição credenciada pelo Governo para auxiliá-lo com o modelo de certificado digital desejado, como e-CPF, e-CNPJ ou NF-e, por exemplo.
Você também receberá orientações sobre o modelo de armazenamento e validade do certificado digital, já que existem 2 tipos principais: A1 e A3.
Com todas essas informações bem claras, você comprará o seu certificado digital com essa instituição autorizada.
Certifique-se do tipo de empresa e o tipo de nota
Neste momento, é interessante conferir o cadastro fiscal da sua empresa para se certificar de qual o tipo da empresa e sua nota.
Com essa informação em mãos, é possível identificar qual o enquadramento tributário, jurídico, porte e natureza da atividade da sua empresa.
Somente assim é possível realizar o cálculo tributário e identificar quais serão as alíquotas presentes nas notas fiscais eletrônicas. Fazer emissão de NFe para produtor rural é diferente de emitir uma NFe para um comércio, por exemplo.
Escolha um software emissor
Para o momento de emitir, de fato as notas fiscais, o mais aconselhado é que seja utilizado um software específico para o processo. Afinal, as alternativas gratuitas existentes não são tão satisfatórias e confiáveis.
Um software bem elaborado, como o Emissor de Notas Fiscais para Empresas, Emissor de NFce ou para Produtores Rurais, da Sygma Sistemas, fará toda a diferença na sua rotina administrativa.
Com o Emissor, é possível poupar tempo, desgaste e estresse com sistemas lentos e insuficientes. O Emissor de Notas Fiscais Sygma é:
- simples de usar e confiável;
- apresenta informações bem claras e intuitivas;
- oferece treinamento e suporte 24 horas gratuito;
- garante integração com software contábil e muito mais.
Outra vantagem imensa em escolher o software de emissão de notas fiscais da Sygma é a possibilidade de teste grátis por 15 dias, sem compromisso.
Isso faz com que você consiga entender se o sistema atende ou não às suas necessidades e expectativas. Interessante, não acha?
Agora, com o software escolhido, é o momento de preencher todas as informações da sua Nota Fiscal Eletrônica. Além disso, o programa te ajuda a saber quando fazer uma NFe ou NFce e a diferença entre cada tipo de nota fiscal.
Para produtores rurais, emitir a NFCe do Produtor Rural garante diversos benefícios. Entenda mais!
Informe dados do emitente, destinatário e produto
Basta informar os dados do emitente, a sua empresa, com CNPJ, razão social e logradouro, por exemplo. Não se preocupe: uma vez cadastrados, os dados da sua empresa ficam gravados na memória do sistema para próximas emissões.
Logo após, informar os dados do destinatário, que provavelmente estão no contrato ou no comprovante de pagamento do seu cliente, e informar quais produtos foram vendidos, bem como as descrições de cada um.
É importante prestar muita atenção ao preencher as informações sobre o produto vendido, já que ele precisa ser facilmente identificado e constatar os valores, quantidades e tributos corretos.
Revise todas as informações incluindo cálculo dos tributos
Feito isso, revise todas as informações, tanto sobre a sua própria empresa, quanto os dados sobre o cliente e, principalmente, as entradas sobre os produtos vendidos e o cálculo de tributos constatado.
Dedique atenção a este momento e não pule direto para a emissão, em si. É essencial evitar erros para que problemas futuros com inviabilização de notas fiscais e outras burocracias não sejam necessários.
Emita a NF-e e exporte o XML
Por fim, emita a NF-e clicando em “emitir” ou “salvar” e exporte o arquivo XML, que funciona como uma espécie de comprovante da nota fiscal.
Este arquivo é enviado para o cliente e analisado pela SEFAZ, para ser aprovado. Caso exista algum erro ou inadequação na sua NF, você será notificado.
Acompanhe a aprovação da sua nota
Depois de emitida, é interessante acompanhar a aprovação da sua Nota Fiscal Eletrônica, que é enviada diretamente aos órgãos de fiscalização da Secretaria da Fazenda.
Caso seja identificado algum erro, como já dito, você receberá uma notificação e uma solicitação de correção através do arquivo XML.
Quais dados devem constar na NF-e?
Na emissão de uma Nota Fiscal de Serviço, certos dados do emissor são obrigatórios para garantir a conformidade legal e fiscal. Confira cada um deles e sua importância:
- CNPJ: Identifica a empresa perante o governo;
- Razão Social: Nome oficial registrado da empresa;
- Nome Fantasia: Nome comercial utilizado pelo negócio (se aplicável);
- Inscrição Estadual: Registro da empresa no estado para recolhimento de impostos (quando aplicável);
- Regime Tributário: Classificação da empresa para efeitos de tributação;
- CEP: Código postal para localização da empresa;
- Endereço Completo: Inclui logradouro, número, bairro, estado e cidade.
Esses dados garantem a identificação clara do emissor e a correta tributação.
É obrigatória a emissão da nota fiscal?
Sim, a emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é obrigatória para empresas que vendem produtos ou prestam serviços.
Ela garante que as transações sejam documentadas de forma oficial, evitando problemas fiscais e garantindo transparência tanto para o fisco quanto para o consumidor.
Não emitir NF-e pode resultar em multas, impedimentos na operação da empresa e até mesmo sanções legais.
Por isso, a automatização desse processo fiscal é essencial para se manter em conformidade com a legislação.
Por que é necessário emitir nota fiscal?
A emissão da nota fiscal é essencial para formalizar as transações comerciais. Ela garante a regularidade fiscal da empresa, facilitando o recolhimento de impostos e assegurando direitos ao consumidor.
Além disso, a NF-e serve como prova legal de compra e venda, reduzindo o risco de sonegação e promovendo maior transparência.
Emitir NF-e regularmente demonstra compromisso com a conformidade fiscal e evita problemas com órgãos de fiscalização.
Aproveite para saber mais sobre o Funrural, a contribuição previdenciária para produtores rurais.
Erro ao preencher a nota fiscal: o que fazer?
Cometer erros ao preencher uma Nota Fiscal Eletrônica (NFe) é mais comum do que parece, mas não precisa ser um problema complicado de resolver.
Se você identificar um erro após a emissão, como informações incorretas sobre o produto, tributos ou destinatário, é possível corrigir utilizando a Carta de Correção Eletrônica (CC-e).
Esse documento permite fazer ajustes em dados que não afetam o valor total da nota. Em casos mais graves, como erro no valor, a solução é cancelar a nota e emitir uma nova.
Fique atento aos prazos: o cancelamento da NFe só é permitido até 24 horas após a emissão, dependendo da legislação estadual.
Se o erro for identificado antes da nota ser enviada para a SEFAZ, você pode corrigir diretamente no sistema antes da transmissão, evitando retrabalho e complicações.
Perguntas frequentes sobre como preencher NFe
Este passo a passo não poderia deixar de lado as principais dúvidas sobre o preenchimento da NFe, que também podem surgir enquanto você estiver preenchendo a sua. Dê uma olhada quais são.
O que significa dados da nota fiscal?
Os dados da Nota Fiscal são campos que precisam ser preenchidos para sua emissão. Alguns deles são:
- número de série, que pode ir de 001 a 999;
- número da NF, que identifica a nota dentro da série;
- data e hora de emissão;
- data e hora de entrada e saída;
- tipo de operação;
- forma de pagamento;
- tipo de atendimento, se presencial ou online;
- natureza da operação, se venda de mercadorias, devolução ou outro;
- nota para o consumidor final, que deve ser assinalada quando não é um item de revenda;
- e destino da operação, se a mesma é dentro ou fora do estado.
São informações simples, mas que podem causar certa confusão devido aos termos pouco usados.
Quais são os dados do emissor que não podem faltar em uma nota fiscal de serviço?
Existem alguns dados que não podem faltar em uma NF, eles são o CNPJ, razão social, o nome fantasia, a inscrição estadual, o regime tributário, o CEP, o endereço, o logradouro, o número, o bairro, o estado e a cidade.
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Com a Sygma Sistemas, a emissão de notas fiscais eletrônicas (NF-e) se torna simples e eficiente.
Nossas soluções são feitas sob medida para atender tanto produtores rurais quanto empresas de diversos setores.
Se você busca uma plataforma confiável e fácil de usar, o Emissor NFe Produtor Rural permite que produtores emitam NF-es sem complicação.
Já para empresas que precisam de uma solução mais ampla, o Emissor Fiscal Sygma oferece integração com sistemas contábeis e suporte completo.
Em todos os casos, a Sygma Sistemas está ao seu lado, garantindo soluções eficientes, seguras e com suporte técnico especializado, para que você possa focar no que realmente importa: o crescimento do seu negócio.
