É muito comum os micro e pequenos empreendedores se perguntarem como preencher a NFe. Afinal, a primeira vista, o processo parece extremamente complicado, com vários campos e informações que precisam ser preenchidas.
Mas, a verdade é que o processo se torna muito simples e rápido quando você entende quais são as informações principais e o que realmente precisa ser acrescentado na nota fiscal eletrônica.
Pensando em te ajudar com esse assunto, desenvolvemos este artigo com o passo a passo detalhado sobre como preencher suas notas fiscais eletrônicas sem correr o risco de errar. Confira!
Como preencher NFe, afinal? Um passo a passo
Diferente do que muitos pensam, emitir a nota fiscal eletrônica exige a execução de passos burocráticos anteriores à emissão, propriamente dita.
É necessário, por exemplo, que sua empresa esteja regular e credenciada à Secretaria da Fazenda e tenha seu próprio certificado digital disponibilizado, como você verá a seguir.
Credencie sua empresa à Sefaz
É imprescindível que, antes de qualquer outro passo, você verifique se a sua empresa já está credenciada junto à Secretaria da Fazenda (Sefaz) do local em que a empresa está localizada, ou não.
Em caso negativo, será necessário acessar o Portal de Credenciamento e Descredenciamento da Sefaz, utilizando o mesmo login e senha do Posto Fiscal Eletrônico (PFE).
Em seguida, basta selecionar qual a instituição ou empresa desejados e completar as informações cadastrais. Preste bastante atenção durante esse processo e finalize. Logo após, a empresa já estará credenciada e pronta para emitir Notas Fiscais Eletrônicas.
Obtenha um certificado digital
Para assinar e validar as notas fiscais eletrônicas, é necessário comprar o certificado digital, que funciona como um mecanismos de autenticação eletrônica para a sua empresa.
Com ele, é possível assinar contratos, emitir notas fiscais e realizar atividades burocráticas de modo mais simples, pela internet.
Para obtê-lo, é preciso procurar uma instituição credenciada pelo Governo para auxiliá-lo com o modelo de certificado digital desejado, como e-CPF, e-CNPJ ou NF-e, por exemplo.
Você também receberá orientações sobre o modelo de armazenamento e validade do certificado digital, já que existem 2 tipos principais: A1 e A3.
Com todas essas informações bem claras, você comprará o seu certificado digital com essa instituição autorizada.
Certifique-se do tipo de empresa e o tipo de nota
Neste momento, é interessante conferir o cadastro fiscal da sua empresa para se certificar de qual o tipo da empresa e sua nota.
Com essa informação em mãos, é possível identificar qual o enquadramento tributário, jurídico, porte e natureza da atividade da sua empresa.
Somente assim é possível realizar o cálculo tributário e identificar quais serão as alíquotas presentes nas notas fiscais eletrônicas. Fazer emissão de NFe para produtor rural é diferente de emitir uma NFe para um comércio, por exemplo.
Escolha um software emissor
Para o momento de emitir, de fato as notas fiscais, o mais aconselhado é que seja utilizado um software específico para o processo. Afinal, as alternativas gratuitas existentes não são tão satisfatórias e confiáveis.
Um software bem elaborado, como o Emissor de Notas Fiscais para Empresas, Emissor de NFce ou para Produtores Rurais, da Sygma Sistemas, fará toda a diferença na sua rotina administrativa.
Com o Emissor, é possível poupar tempo, desgaste e estresse com sistemas lentos e insuficientes. O Emissor de Notas Fiscais Sygma é:
- simples de usar e confiável;
- apresenta informações bem claras e intuitivas;
- oferece treinamento e suporte 24 horas gratuito;
- garante integração com software contábil e muito mais.
Outra vantagem imensa em escolher o software de emissão de notas fiscais da Sygma é a possibilidade de teste grátis por 15 dias, sem compromisso.
Isso faz com que você consiga entender se o sistema atende ou não às suas necessidades e expectativas. Interessante, não acha?
Agora, com o software escolhido, é o momento de preencher todas as informações da sua Nota Fiscal Eletrônica. Além disso, o programa te ajuda a saber quando fazer uma NFe ou NFce e a diferença entre cada tipo de nota fiscal.
Informe dados do emitente, destinatário e produto
Basta informar os dados do emitente, a sua empresa, com CNPJ, razão social e logradouro, por exemplo. Não se preocupe: uma vez cadastrados, os dados da sua empresa ficam gravados na memória do sistema para próximas emissões.
Logo após, informar os dados do destinatário, que provavelmente estão no contrato ou no comprovante de pagamento do seu cliente, e informar quais produtos foram vendidos, bem como as descrições de cada um.
É importante prestar muita atenção ao preencher as informações sobre o produto vendido, já que ele precisa ser facilmente identificado e constatar os valores, quantidades e tributos corretos.
Revise todas as informações incluindo cálculo dos tributos
Feito isso, revise todas as informações, tanto sobre a sua própria empresa, quanto os dados sobre o cliente e, principalmente, as entradas sobre os produtos vendidos e o cálculo de tributos constatado.
Dedique atenção a este momento e não pule direto para a emissão, em si. É essencial evitar erros para que problemas futuros com inviabilização de notas fiscais e outras burocracias não sejam necessários.
Emita a NF-e e exporte o XML
Por fim, emita a NF-e clicando em “emitir” ou “salvar” e exporte o arquivo XML, que funciona como uma espécie de comprovante da nota fiscal.
Este arquivo é enviado para o cliente e analisado pela Sefaz, para ser aprovado. Caso exista algum erro ou inadequação na sua NF, você será notificado.
Acompanhe a aprovação da sua nota
Depois de emitida, é interessante acompanhar a aprovação da sua Nota Fiscal Eletrônica, que é enviada diretamente aos órgãos de fiscalização da Secretaria da Fazenda.
Caso seja identificado algum erro, como já dito, você receberá uma notificação e uma solicitação de correção através do arquivo XML.
Perguntas frequentes sobre como preencher NFe
Este passo a passo não poderia deixar de lado as principais dúvidas sobre o preenchimento da NFe, que também podem surgir enquanto você estiver preenchendo a sua. Dê uma olhada quais são.
O que significa dados da nota fiscal?
Os dados da Nota Fiscal são campos que precisam ser preenchidos para sua emissão. Alguns deles são:
- número de série, que pode ir de 001 a 999;
- número da NF, que identifica a nota dentro da série;
- data e hora de emissão;
- data e hora de entrada e saída;
- tipo de operação;
- forma de pagamento;
- tipo de atendimento, se presencial ou online;
- natureza da operação, se venda de mercadorias, devolução ou outro;
- nota para o consumidor final, que deve ser assinalada quando não é um item de revenda;
- e destino da operação, se a mesma é dentro ou fora do estado.
São informações simples, mas que podem causar certa confusão devido aos termos pouco usados.
Quais são os dados do emissor que não podem faltar em uma nota fiscal de serviço?
Existem alguns dados que não podem faltar em uma NF, eles são:
- CNPJ;
- razão social;
- nome fantasia;
- inscrição estadual;
- regime tributário;
- CEP;
- endereço;
- logradouro;
- número;
- bairro;
- estado e cidade.
É obrigatório a emissão da nota fiscal?
Sim! Desde MEI até grandes empreendedores, todos precisam emitir Notas Fiscais. Além de ser um modo de comprovar vendas, a NF é imprescindível nos momentos de pagamentos de impostos e tributos.
Já que emitir notas fiscais é algo realmente necessário, por que não investir em um sistema de emissão de notas fiscais eletrônicas que realmente facilitará sua vida? A Sygma pode te ajudar!
Ficou com alguma dúvida sobre como preencher NFe?
Ficou alguma dúvida sobre o tema? Não se preocupe! Comente aqui o que você não entendeu e nossa equipe te responderá o mais rápido possível.
Esperamos que você tenha tirado o máximo de proveito desse conteúdo e tenha entendido como é importante ter atenção ao preencher suas notas fiscais e contratar um sistema para automatizar esse processo.
