A Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF) é uma daquelas obrigações fiscais capaz de tirar o sono de qualquer gestor.
Se você está aqui, provavelmente já se perguntou como não errar na declaração, evitar multas ou entender as novas regras para 2025.
A boa notícia é que este guia vai descomplicar tudo para você!
Neste conteúdo, vamos explicar em detalhes:
- o que é a Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais e por que ela é importante;
- as mudanças que chegam em 2025;
- quais impostos declarar;
- prazos e multas (para você não cair em armadilhas);
- como fazer retificações quando necessário.
Então, seja você contador, empresário ou responsável pelo departamento fiscal, este material vai ajudar a dominar de vez essa declaração tão crucial para a saúde financeira do seu negócio.
Vamos começar?
O que é a DCTF e para que serve?
A Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais é um documento obrigatório para empresas, que reúne informações sobre tributos federais, valores a pagar, compensar ou até mesmo a receber de volta.
Na prática, ele serve para garantir que seu negócio esteja em dia com as obrigações tributárias e para que o Fisco tenha um controle transparente da arrecadação.
Além disso, essa declaração é essencial para manter sua empresa regularizada.
E aqui destacamos que se houver atraso na entrega ou divergências nos dados, surgirão multas e até complicações fiscais.
Ou seja, a Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais não só evita problemas como também ajuda a comprovar que sua gestão tributária está correta.
DCTF 2025: principais mudanças
A Receita Federal modernizou o processo de declaração tributária e, a partir de janeiro de 2025, entrou em cena uma nova forma de declarar os débitos federais. Veja o que muda:
| O que muda | Como era antes | Como será em 2025 |
| Unificação das declarações | DCTF PGD e DCTFWeb separadas | Tudo será feito pela DCTFWeb |
| Novo sistema: MIT | PGD DCTF usado para tributos como IRPJ, CSLL, PIS, COFINS etc. | MIT (Módulo de Inclusão de Tributos) assume essa função |
| Onde acessar | Programa PGD instalado no computador | MIT acessado direto no site da DCTFWeb |
| Forma de preenchimento | Manual ou por programa | Online ou por importação de arquivo |
| Prazo de entrega | 15º dia útil do segundo mês | Último dia útil do mês seguinte ao fato gerador |
| Exceção para janeiro/2025 | Prazo normal | Entrega prorrogada até 31 de março de 2025 |
Mas afinal, o que é o MIT?
O MIT é o novo módulo dentro da DCTFWeb que vai receber os tributos que não vêm do eSocial ou da EFD-Reinf.
Na prática, ele substitui o antigo PGD da Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais e traz mais agilidade e menos burocracia para quem precisa declarar tributos como:
- IRPJ;
- CSLL;
- PIS/PASEP;
- COFINS;
- IPI;
- CIDE;
- IOF;
- CONDECINE;
- CPSS;
- RET/Pagamento Unificado.
Atenção aos prazos!
| Mês de apuração | Prazo final DCTFWeb |
| Novembro/2024 | 15 de Dezembro/2024 |
| Dezembro/2024 | 15 de Janeiro/2025 |
| Janeiro/2025 | 31 de Março/2025 (excepcional) |
Quais impostos devem constar na Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais?
Na Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais, entram tanto impostos quanto contribuições devidas pelas empresas. Confira a lista completa:
- Cide-Combustível
- Cide-Remessa
- COFINS: Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social
- CPMF: Contribuição Provisória sobre Movimentação ou Transmissão de Valores e de Créditos e Direitos de Natureza Financeira
- CPRB: Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta
- CPSS: Contribuição do Plano de Seguridade Social do Servidor Público
- CSLL: Contribuição Social sobre o Lucro Líquido
- IOF: Imposto sobre Operações de Crédito, Câmbio e Seguro, ou Relativas a Títulos ou Valores Mobiliários
- IPI: Imposto sobre Produtos Industrializados
- IRPJ: Imposto de Renda da Pessoa Jurídica
- IRRF: Imposto de Renda Retido na Fonte
- PIS/Pasep: Programa de Integração Social e Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público.
Leia também: Imposto de Renda Rural (IRR): veja o que é importante você saber
Quem deve entregar a declaração?
De acordo com a Instrução Normativa nº 2005/2021, a obrigação de entregar a Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais mensal não se limita a grandes empresas, ela abrange uma ampla variedade de organizações. Veja quem está na lista:
- pessoas jurídicas de direito privado: inclui empresas em geral, equiparadas, imunes e isentas, independentemente do porte;
- unidades gestoras de orçamento: órgãos públicos, autarquias e fundações de qualquer poder (União, estados, DF e municípios);
- consórcios: quando realizam negócios em nome próprio, inclusive para contratar pessoas físicas ou jurídicas, com ou sem vínculo empregatício;
- fundos de investimento imobiliário: desde que invistam como incorporador, construtor, sócio ou quotista;
- Sociedade em Conta de Participação (SCP): quando há aporte de recursos em empreendimentos, sem envolvimento jurídico ou administrativo direto;
- entidades de fiscalização profissional: como OAB, CREA e outras de âmbito federal ou regional.
Como declarar a DCTF?
A Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais deve ser feita após baixar e instalar o programa PGD DCTF da Receita Federal e fazer o preenchimento correto dos dados. Confira abaixo o passo a passo completo!
Baixe e instale o programa da Receita
- Acesse o site da Receita Federal e baixe o PGD DCTF (Programa Gerador da Declaração).
- Instale no seu computador e abra o sistema.
Dica: se você usa um software fiscal (como o da Sygma), consegue gerar um arquivo pronto e importar, algo que facilita muito o processo.
Preencha os dados da empresa
- Informe CNPJ, razão social, endereço e responsável legal.
- Confira se tudo está correto para evitar inconsistências.
Declare os tributos
No programa, você deve incluir impostos e contribuições federais, como:
- IRPJ (Imposto de Renda Pessoa Jurídica);
- CSLL (Contribuição Social sobre Lucro Líquido);
- PIS/PASEP e COFINS;
- IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte);
- IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados);
- IOF (Imposto sobre Operações Financeiras);
- entre outros (consulte a lista completa no tópico anterior).
Como incluir cada tributo?
- Clique em “Incluir” ao lado do imposto desejado.
- Insira valores devidos, compensados ou restituíveis.
- Informe os dados de pagamento (DARF, compensação ou suspensão).
Verifique débitos e créditos
Na ficha de débitos/créditos, confira se:
- todos os valores batem com os pagamentos realizados;
- não há erros de digitação ou cálculos incorretos.
Atenção: se houver divergências, a Receita pode autuar sua empresa!
Gere e transmita a declaração
- Após preencher tudo, grave a declaração no sistema.
- Use o Receitanet (outro programa da RFB) para enviar o arquivo.
- Confirme o recibo de entrega (ele é sua prova de que a Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais foi enviada.)
Qual é o prazo de entrega da DCTF?
O prazo para enviar a Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais varia conforme o tipo de declaração:
- mensal: deve ser entregue até o último dia útil do mês seguinte ao período de apuração;
- anual: geralmente entregue em janeiro do ano seguinte ao ano-calendário declarado.
Penalidades e multa por atraso ou omissão de DCTF
Quando a entrega da Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais é feita fora do prazo ou com informações incorretas, as empresas são penalizadas com multas e outras sanções.
Para os optantes do Simples Nacional, a multa mínima é de R$ 500 por mês de atraso. Já para as demais empresas, esse valor sobe para R$ 1.500 por mês.
Se houver omissão de dados, ou seja, informações não declaradas, incorretas ou incompletas, a multa chega a 3% do valor não declarado, sem limite máximo.
Isso impacta diretamente o caixa da empresa e seu planejamento financeiro.
Por isso, uma gestão tributária eficiente é fundamental.
Usar sistemas especializados para conferir, auditar e validar os dados antes do envio diminui muito os riscos de erros.
Essa ação deve fazer parte do planejamento tributário e do fluxo de trabalho da empresa.
E aqui destacamos os erros mais comuns na Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais:
- omissão de valores;
- falhas na declaração de créditos compensáveis;
- ausência de informações obrigatórias.
Com um sistema automatizado, esses processos ficam mais rápidos e seguros, sem chances de erros, o que libera a sua equipe para focar no que realmente importa, ou seja, a estratégia do negócio.
Leia também: Automação fiscal: 5 ferramentas indispensáveis
Como retificar a DCTF?
Se precisar corrigir informações enviadas na Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais, você deve apresentar uma declaração retificadora, que substitui integralmente a original.
Essa nova declaração deve incluir todos os dados, não apenas os que serão alterados.
Com ela, é possível ajustar débitos, incluir novos valores ou modificar créditos já informados.
Não é preciso autorização da Receita para fazer a retificação, desde que seja feita dentro do prazo de cinco anos a partir do primeiro dia do ano seguinte ao da declaração original.
Assim, a sua empresa mantém a conformidade e evita problemas futuros.
Dúvidas frequentes
A DCTF é mensal ou anual?
A Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais pode ser tanto mensal quanto anual.
A versão mensal declara tributos apurados em cada mês, enquanto a anual consolida as informações do ano-calendário anterior.
Ambas são obrigatórias, conforme o perfil da empresa.
Precisa entregar DCTF sem movimento?
Sim, mesmo que não tenha ocorrido nenhum débito ou crédito no período, a entrega da Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais sem movimento é obrigatória para a maioria das empresas.
Isso garante que a Receita Federal tenha o registro correto da situação fiscal do negócio.
Qual a diferença entre DCTF e DCTFWeb?
A Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais é a declaração tradicional que informa débitos e créditos tributários federais, enviada via programa PGD.
Já a DCTFWeb é a versão digital e integrada, que usa dados do eSocial e EFD-Reinf, trazendo mais automação e controle para o processo.
Conclusão
Depois de entender o que é a Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais, os tributos envolvidos, os prazos, as penalidades e as mudanças que chegam em 2025, fica claro que essa obrigação fiscal exige atenção e organização.
Como você viu por aqui, declarar corretamente todos os tributos e manter os dados sempre atualizados faz toda a diferença para a saúde financeira do seu negócio.
E a boa notícia é que, com planejamento e uso de ferramentas adequadas, como o MIT e a DCTFWeb, é possível evitar erros e manter sua empresa em conformidade.
E é aí que a Sygma entra em cena!
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