A nota fiscal de devolução é um documento importante para empresas que precisam devolver mercadorias ou receber produtos devolvidos por seus clientes.
Sua emissão permite registrar a operação corretamente e realizar os ajustes fiscais necessários, evitando inconsistências na escrituração e problemas com o Fisco.
Entretanto, o preenchimento exige atenção. É necessário identificar quem deve emitir o documento, selecionar o CFOP adequado, informar os dados da nota fiscal original e verificar o tratamento dos impostos envolvidos.
Além disso, determinadas situações de devolução possuem regras e prazos específicos.
Neste artigo, você vai entender como emitir uma nota fiscal de devolução, quais são os principais códigos utilizados e o que empresas e contadores precisam observar para realizar o procedimento corretamente. Vamos lá?
O que é nota fiscal de devolução?
A nota fiscal de devolução é o documento fiscal utilizado para registrar o retorno de uma mercadoria ao estabelecimento de origem, com o objetivo de anular, total ou parcialmente, os efeitos de uma operação comercial anterior.
Ela pode ser necessária em diferentes situações, como o recebimento de um produto com defeito, o envio de uma mercadoria diferente da solicitada ou a devolução de itens adquiridos que não serão utilizados pela empresa.
Existem duas modalidades principais:
- Devolução de compra: acontece quando uma empresa devolve ao fornecedor uma mercadoria que havia adquirido;
- Devolução de venda: ocorre quando um estabelecimento recebe de volta uma mercadoria que havia vendido a um cliente.
A devolução também pode ser total, quando todos os produtos de uma operação são devolvidos, ou parcial, quando apenas determinados itens retornam ao estabelecimento.
Independentemente da modalidade, é necessário identificar a operação original e observar as regras tributárias aplicáveis. Isso permite que a movimentação seja registrada corretamente e que eventuais ajustes de impostos sejam realizados.
Para os escritórios contábeis, acompanhar essas operações é fundamental para conferir a escrituração fiscal dos clientes, verificar os créditos tributários permitidos e evitar divergências entre documentos.
Quem deve emitir a nota fiscal de devolução?
A responsabilidade pela emissão da nota fiscal de devolução depende de quem está devolvendo a mercadoria e de sua condição como contribuinte.
Quando uma empresa contribuinte do ICMS devolve produtos adquiridos de um fornecedor, normalmente é ela quem emite a NF-e de devolução. O documento registra a saída da mercadoria e faz referência à nota fiscal de compra.
Por exemplo, se um comércio recebe produtos diferentes dos que foram solicitados e decide devolvê-los ao fornecedor, deve emitir a nota fiscal correspondente à devolução da compra, observando as regras tributárias aplicáveis.
Por outro lado, quando a devolução é realizada por uma pessoa física ou por um destinatário não obrigado a emitir documentos fiscais, geralmente cabe ao estabelecimento que recebe a mercadoria emitir uma nota fiscal de entrada.
Esse procedimento permite registrar o retorno dos produtos e realizar os ajustes fiscais cabíveis.
É importante observar que as regras podem variar conforme a legislação estadual, a natureza da operação e o enquadramento tributário dos envolvidos. Por isso, o contador deve analisar cada situação antes da emissão.
Leia também: CFOP de devolução: quais códigos usar e como emitir a NF corretamente
Como emitir nota fiscal de devolução?
Para emitir uma nota fiscal de devolução corretamente, é necessário reunir as informações da operação original, identificar a natureza da devolução e preencher os campos fiscais correspondentes.
Embora os procedimentos possam variar conforme o sistema emissor, algumas etapas são essenciais. Entenda:
1. Localize a nota fiscal original
O primeiro passo é identificar o documento fiscal que registrou a compra ou a venda da mercadoria.
Verifique a chave de acesso, o número, a série, a data de emissão e os dados do emitente e do destinatário. Essas informações são necessárias para estabelecer a relação entre a nota original e a devolução.
2. Defina a natureza da operação
Identifique se o documento corresponde a uma devolução de compra ou de venda.
Essa informação determina o tipo de operação fiscal e contribui para a escolha do CFOP correto. Também é necessário verificar se a devolução será total ou parcial.
3. Preencha os dados da mercadoria
Informe os produtos que estão sendo devolvidos, incluindo descrição, quantidade, unidade de medida e valores correspondentes.
Quando a devolução for parcial, devem constar apenas as mercadorias efetivamente devolvidas, com os valores e tributos proporcionais, conforme as regras aplicáveis.
34. Selecione o CFOP e confira os impostos
Escolha o Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP) de acordo com a natureza da operação, a origem da mercadoria e a localização dos estabelecimentos envolvidos.
Verifique também o tratamento tributário do ICMS, do IPI e dos demais tributos que possam incidir sobre a operação. Essa etapa deve considerar a nota original e o regime tributário das empresas.
5. Informe a finalidade e referencie a nota original
Na emissão da NF-e, selecione a finalidade correspondente à devolução e informe a chave de acesso do documento fiscal original no campo apropriado.
O preenchimento correto dessa referência é importante para a identificação da operação e para evitar rejeições durante a autorização da nota fiscal.
6. Confira as informações e transmita a nota fiscal
Antes de transmitir o documento à Secretaria da Fazenda (Sefaz), confira os dados cadastrais, o CFOP, as quantidades, os valores e as informações tributárias.
Depois da autorização, disponibilize o documento fiscal para a outra parte envolvida e mantenha o arquivo XML armazenado para fins de escrituração e eventuais fiscalizações.
O uso de um sistema emissor adequado facilita o preenchimento e a organização dos documentos. Entretanto, o enquadramento fiscal da devolução deve ser conferido pela empresa e pelo profissional contábil responsável.
Leia também: Como emitir nota fiscal eletrônica (NF-e): passo a passo completo
Existe prazo para emitir uma nota de devolução?
Não existe um prazo único de emissão da nota fiscal de devolução que se aplique indistintamente a todas as operações realizadas no Brasil.
As exigências variam conforme a legislação estadual, o tipo de mercadoria, o motivo da devolução e as condições previstas para o aproveitamento de créditos tributários.
É importante distinguir o prazo comercial para devolver um produto do prazo e das condições fiscais para registrar a operação e recuperar determinados impostos.
Em São Paulo, por exemplo, a legislação estabelece condições específicas para o crédito de ICMS relativo a mercadorias devolvidas por pessoas não obrigadas à emissão de documentos fiscais.
Em determinadas devoluções que não decorrem de garantia, o prazo de 45 dias é relevante para o direito ao crédito.
Isso não significa que todas as devoluções realizadas após esse período sejam proibidas ou que esse prazo se aplique a todos os estados.
Além disso, nas devoluções por garantia, podem existir regras próprias relacionadas ao prazo estabelecido para substituição ou reparo da mercadoria.
Para evitar inconsistências, empresas e contadores devem verificar a legislação aplicável antes de realizar a operação, conferir os documentos envolvidos e providenciar a emissão da nota fiscal no momento fiscalmente adequado.
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A emissão de notas fiscais de devolução exige atenção ao preenchimento dos documentos, à identificação das operações anteriores e ao tratamento tributário correspondente.
Quando esses procedimentos são realizados manualmente ou por meio de sistemas que dificultam a organização das informações, a empresa pode enfrentar retrabalho, rejeições e problemas na comunicação com a contabilidade.
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Dessa forma, os documentos podem ser disponibilizados automaticamente para a contabilidade, reduzindo a necessidade de transferências manuais de informações e facilitando o acompanhamento das operações fiscais.
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Com um sistema adequado e o acompanhamento do profissional contábil, fica mais fácil manter os documentos organizados e realizar as operações fiscais com segurança.
Perguntas frequentes sobre nota fiscal de devolução
Qual é a diferença entre os CFOPs 1202 e 2202?
O CFOP 1.202 é utilizado na devolução de venda de mercadorias adquiridas ou recebidas de terceiros em operações internas, ou seja, dentro do mesmo estado. Já o CFOP 2.202 é aplicado à mesma modalidade de devolução quando a operação é interestadual.
É possível emitir uma nota fiscal de devolução parcial?
Sim. Quando apenas parte dos produtos é devolvida, a nota fiscal deve registrar somente os itens e as quantidades que retornam ao estabelecimento, com os valores e tributos correspondentes.
Qual é a diferença entre cancelar uma nota fiscal e emitir uma nota de devolução?
O cancelamento é utilizado para invalidar uma nota fiscal autorizada, desde que sejam atendidas as condições e os prazos estabelecidos pela legislação. A devolução registra o retorno de uma mercadoria após a operação original, com os ajustes fiscais necessários.
É obrigatório informar a nota fiscal original na devolução?
Sim. Na emissão de uma NF-e com finalidade de devolução, é necessário informar a referência ao documento fiscal original, conforme as regras técnicas aplicáveis.
A nota fiscal de devolução pode ser emitida depois de 30 dias?
A possibilidade e os efeitos fiscais dependem da legislação aplicável, do tipo de operação e do motivo da devolução. Não existe um prazo nacional de 30 dias válido para todas as situações.
Conclusão
A nota fiscal de devolução é essencial para registrar corretamente o retorno de mercadorias e realizar os ajustes fiscais decorrentes de compras e vendas.
Para emitir o documento, é necessário identificar quem tem a responsabilidade pela emissão, escolher o CFOP adequado, referenciar a nota fiscal original e conferir o tratamento dos impostos.
Também é importante observar as condições e os prazos previstos na legislação aplicável.
A integração entre a empresa e o escritório contábil ajuda a prevenir erros de preenchimento, manter a escrituração organizada e identificar possíveis inconsistências nas operações.
Com processos bem definidos, orientação contábil e um sistema emissor adequado, as devoluções podem ser realizadas com mais praticidade, controle e segurança fiscal.
Equipe de redação Sygma Sistemas
