Emitir nota fiscal eletrônica é uma obrigação importante para empresas que realizam operações de venda de produtos, independentemente do porte ou do regime tributário.
Além de formalizar a transação, a NF-e ajuda a manter o negócio em conformidade com as exigências fiscais e facilita a organização dos documentos.
O processo envolve etapas como credenciamento, configuração do certificado digital, preenchimento dos dados fiscais, transmissão para a SEFAZ e autorização do documento.
Neste guia, você vai entender quais são os requisitos para emitir NF-e, como funciona a emissão passo a passo e quais cuidados ajudam a evitar rejeições e erros fiscais.
Vamos lá?
O que é nota fiscal eletrônica (NFe)?
A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um documento fiscal digital utilizado para registrar operações com mercadorias. As informações da operação são transmitidas eletronicamente para a Secretaria da Fazenda (SEFAZ), responsável por autorizar o documento.
Depois da autorização, a empresa recebe o XML da NF-e, arquivo que contém os dados fiscais da operação e deve ser armazenado pelo emitente.
A NF-e não deve ser confundida com a NFC-e, utilizada principalmente em vendas ao consumidor final, nem com a NFS-e, destinada ao registro de prestações de serviços.
Quem precisa emitir NF-e?
A obrigação de emitir NF-e depende da atividade da empresa, do tipo de operação realizada e das regras fiscais aplicáveis ao contribuinte.
Empresas que comercializam mercadorias e realizam operações sujeitas à emissão do modelo 55 estão entre os principais usuários da NF-e. A exigência pode variar conforme a atividade econômica e a legislação estadual.
Por isso, antes de iniciar a emissão, a empresa deve confirmar seu enquadramento fiscal, a inscrição estadual e os documentos fiscais aplicáveis às suas operações. O contador responsável também pode orientar sobre situações específicas.
A emissão pode ser realizada pela própria empresa, pelo profissional responsável pela área fiscal ou com apoio do escritório contábil, conforme a organização adotada pelo negócio.
O que acontece se não emitir nota fiscal eletrônica?
De acordo com a Lei 4.729/1965, a não emissão de nota fiscal caracteriza o crime de sonegação fiscal e pode provocar autuações, multas e outras consequências previstas na legislação tributária.
A falta de documentação também pode criar problemas na comprovação da operação, na escrituração fiscal e no transporte de mercadorias.
Por isso, a empresa deve manter procedimentos para emitir os documentos fiscais exigidos em cada operação e armazenar corretamente os respectivos arquivos eletrônicos.
Lembrando que a Receita Federal pode solicitar, dentro de um prazo de até 5 anos, uma NFe para verificação. Por isso, além de emitir nota fiscal eletrônica, a sua empresa deve armazená-la por, no mínimo, esse período, em caso de demanda do Fisco.
Quais são os requisitos para emitir nota fiscal eletrônica?
Antes de começar a emitir NF-e, é necessário verificar se a empresa está regularizada e possui as autorizações e ferramentas exigidas para transmitir o documento à Secretaria da Fazenda. Entenda melhor:
Cadastro da empresa regularizado
A empresa deve estar devidamente registrada e com seus dados fiscais atualizados. Entre os dados que precisam estar corretos estão CNPJ, razão social, endereço, regime tributário, inscrição estadual e atividades econômicas cadastradas.
Inconsistências cadastrais podem provocar rejeições no momento da autorização da nota fiscal. Por isso, antes de iniciar a emissão, confirme se os dados registrados nos órgãos responsáveis estão corretos.
Certificado digital
O certificado digital é utilizado para identificar o emitente e assinar eletronicamente a NF-e, garantindo a autenticidade e a integridade do documento.
Para a emissão de NF-e, normalmente são utilizados certificados dos tipos A1 ou A3, emitidos por uma Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira, ICP-Brasil.
O certificado precisa estar dentro do prazo de validade e corretamente configurado no sistema utilizado para transmitir a NF-e.
Credenciamento junto à SEFAZ
Para emitir NF-e, a empresa precisa estar habilitada para emissão junto à Secretaria da Fazenda responsável pelo estabelecimento.
A forma de credenciamento pode variar conforme o estado. Em alguns casos, a habilitação ocorre automaticamente; em outros, é necessário realizar um procedimento específico no portal da SEFAZ.
Antes de configurar o emissor, confirme se o estabelecimento está autorizado a emitir NF-e.
Sistema emissor de nota fiscal
Também é necessário utilizar um sistema capaz de gerar, assinar e transmitir o arquivo da nota fiscal para autorização.
O emissor deve permitir o preenchimento correto das informações da operação, o cálculo dos tributos aplicáveis, a transmissão para a SEFAZ e o armazenamento dos documentos fiscais.
Um sistema especializado ainda pode facilitar o cadastro de clientes e produtos, reduzir tarefas repetitivas e ajudar a evitar erros no preenchimento.
Com o Emissor Fiscal Sygma, por exemplo, sua empresa pode emitir e organizar documentos fiscais em um único ambiente. Conheça a solução.
Como emitir nota fiscal eletrônica (NF-e): passo a passo
Depois de verificar o cadastro da empresa, o credenciamento e o certificado digital, a emissão da NF-e pode ser realizada pelo sistema utilizado pelo negócio. Confira nos tópicos abaixo as principais etapas:
1. Verifique o credenciamento da empresa
Confirme se o estabelecimento está habilitado para emitir NF-e junto à SEFAZ responsável. Também verifique se a inscrição estadual e os demais dados cadastrais utilizados na emissão estão regulares.
2. Configure o certificado digital e o emissor
Cadastre a empresa no sistema emissor e configure o certificado digital que será utilizado para assinar as notas.
Também confira informações como CNPJ, inscrição estadual, regime tributário e série utilizada na emissão.
3. Cadastre clientes e produtos
Mantenha os dados utilizados nas operações cadastrados no emissor. No caso dos produtos, é importante configurar corretamente informações fiscais aplicáveis à mercadoria e à operação.
Cadastros atualizados reduzem o preenchimento manual nas emissões seguintes e ajudam a evitar inconsistências.
4. Informe os dados da operação
Abra uma nova NF-e no sistema emissor e informe os dados da operação realizada.
Entre as informações necessárias podem estar: destinatário, produtos, quantidades, valores, natureza da operação e códigos fiscais aplicáveis.
A configuração tributária deve seguir o enquadramento da empresa e a operação realizada.
5. Revise as informações fiscais
Antes da transmissão, confira os dados do destinatário, os produtos, os valores e a tributação informada na NF-e.
Também revise códigos utilizados na operação, como CFOP e NCM, quando aplicáveis.
Uma informação incorreta pode provocar rejeição ou exigir regularização depois da autorização.
Os tributos dependem do regime tributário da empresa, da mercadoria e das características da operação. Por isso, as regras fiscais do emissor devem ser configuradas de acordo com a orientação contábil aplicável ao negócio.
6. Transmita a NF-e para a SEFAZ
Depois da revisão, transmita o arquivo pelo sistema emissor. A SEFAZ processará as informações e retornará o resultado da solicitação.
Se houver alguma inconsistência, a NF-e poderá ser rejeitada e precisará ser corrigida antes de uma nova transmissão.
7. Aguarde a autorização e armazene o XML
Quando a NF-e é autorizada, o sistema recebe o protocolo de autorização correspondente.
O XML autorizado deve ser armazenado pela empresa. Também é possível gerar o DANFE, representação auxiliar da NF-e utilizada para acompanhar a mercadoria e facilitar a consulta das informações do documento.
Como cancelar uma nota fiscal eletrônica
Uma NF-e autorizada pode ser cancelada quando a operação não foi realizada, desde que sejam atendidas as condições e o prazo estabelecidos pela legislação estadual.
Em geral, o cancelamento deve ser solicitado pelo próprio emitente, por meio do sistema emissor, e transmitido à SEFAZ como um evento vinculado à nota original. A solicitação é assinada digitalmente e precisa informar o motivo do cancelamento.
Antes de solicitar o cancelamento, verifique se:
- a NF-e foi autorizada pela SEFAZ;
- a mercadoria ainda não circulou;
- a operação comercial não foi concluída;
- o prazo de cancelamento do estado ainda está vigente;
- a justificativa está clara e possui a quantidade mínima de caracteres exigida.
Depois da autorização do cancelamento, o protocolo deve ser armazenado junto ao XML da NF-e. Caso o prazo tenha terminado, será necessário consultar o contador ou a SEFAZ para verificar o procedimento aplicável.
Se o prazo regular de cancelamento tiver terminado, a empresa deve verificar com o contador e com a SEFAZ responsável qual procedimento pode ser utilizado para regularizar a situação.
Principais erros ao emitir nota fiscal eletrônica
Erros cadastrais, tributários ou de preenchimento podem fazer com que a NF-e seja rejeitada pela SEFAZ ou seja autorizada com informações incorretas. Entre os problemas mais comuns estão:
Dados incorretos do destinatário
CNPJ, CPF, razão social, endereço ou inscrição estadual preenchidos incorretamente podem gerar rejeições ou causar inconsistências no documento.
Antes da emissão, confira os dados do cliente e mantenha o cadastro atualizado no sistema.
CFOP inadequado
O Código Fiscal de Operações e Prestações identifica a natureza da operação realizada. Utilizar um CFOP incorreto pode afetar a tributação e a escrituração fiscal da nota.
O código precisa corresponder à natureza da operação realizada e às características fiscais envolvidas.
NCM incorreto ou desatualizado
A Nomenclatura Comum do Mercosul classifica os produtos comercializados e influencia a aplicação dos tributos.
Um código incompatível com a mercadoria pode provocar erros fiscais. Em caso de dúvida sobre a classificação fiscal da mercadoria, confirme o código com o profissional responsável pela área tributária.
Tributação preenchida incorretamente
Alíquotas, códigos de situação tributária, bases de cálculo e valores dos impostos devem estar de acordo com o regime tributário da empresa e com a operação realizada.
Como as regras variam conforme cada negócio, o cadastro tributário deve ser configurado com orientação contábil.
Certificado digital vencido
Quando o certificado está vencido, revogado ou configurado incorretamente, o sistema não consegue assinar e transmitir a NF-e.
Acompanhe o prazo de validade e providencie a renovação antes do vencimento.
Duplicidade na numeração
Cada NF-e deve ter uma combinação válida de número, série e CNPJ. Utilizar uma numeração já autorizada pode gerar rejeição.
Um sistema emissor ajuda a controlar a sequência e reduz o risco de duplicidade.
Falha de comunicação com a SEFAZ
Instabilidades na internet, indisponibilidade do serviço estadual ou problemas de configuração podem impedir a transmissão da nota.
Nesses casos, consulte o status do serviço e verifique se existe uma modalidade de contingência aplicável à operação.
Quando uma NF-e é rejeitada, ela não possui autorização de uso. O erro deve ser corrigido antes de uma nova transmissão.
Quando a nota já foi autorizada, a regularização pode exigir Carta de Correção Eletrônica (CC-e), cancelamento ou outro procedimento fiscal, conforme o tipo de erro.
Quais são os benefícios de usar um sistema emissor de NF-e?
Entenda nos tópicos a seguir algumas das principais vantagens de utilizar um sistema emissor de NF-e, como o da Sygma Sistemas:
1. Menos preenchimento manual
Um emissor que mantém os dados de clientes, produtos e tributos cadastrados reduz o preenchimento manual e facilita o trabalho das equipes fiscais e contábeis.
Com o sistema Sygma, você conta com a possibilidade de automatizar o preenchimento da nota fiscal eletrônica, facilitando a rotina contábil da sua empresa.
2. Rapidez no envio de notas
Nunca foi tão rápido enviar as notas para seus clientes!
Com o sistema Sygma, você realiza o envio dos documentos para seu cliente automaticamente ao final da emissão, cumprindo a exigência da legislação.
Com essa praticidade, você evita perder tempo com tarefas que a tecnologia pode fazer por você, e concentra seus esforços em outras áreas do seu negócio.
3. Facilidade na contabilidade
Um sistema emissor, como o da Sygma, facilita o compartilhamento de documentos com o contador e mantém XML, notas autorizadas, cancelamentos e cartas de correção organizadas.
Para escritórios contábeis, a centralização das informações também reduz solicitações repetidas aos clientes e agiliza a escrituração fiscal.
4. Agilidade na gestão de notas fiscais e arquivos
Consultar documentos, solicitar cancelamentos, emitir cartas de correção e localizar arquivos fiscais fica mais fácil com um sistema emissor.
Além disso, fica mais fácil, também, consultar e armazenar os documentos importantes para o seu negócio, evitando o tempo perdido na busca de arquivos e trazendo mais produtividade para a sua rotina contábil.
5. Mais controle sobre a rotina fiscal
Um sistema emissor ajuda a reduzir erros de preenchimento, controlar a numeração dos documentos e manter os arquivos disponíveis para conferência da empresa e do contador.
A configuração tributária, porém, deve seguir as orientações do profissional contábil responsável.
Como escolher um sistema emissor de NF-e?
Um bom sistema emissor deve facilitar a rotina fiscal sem comprometer a segurança e a conformidade das informações. Antes de contratar, avalie se a solução oferece:
- emissão dos documentos fiscais necessários para a sua atividade;
- transmissão da NF-e para a SEFAZ;
- atualização conforme as regras fiscais;
- cadastro de clientes, produtos e informações tributárias;
- armazenamento e consulta de XML e outros documentos;
- controle da numeração das notas;
- recursos para cancelamento e outros eventos fiscais;
- suporte técnico para dúvidas e problemas;
- acesso compatível com a rotina da empresa;
- interface compatível com a rotina da equipe responsável pela emissão.
Também é importante verificar se o sistema atende às particularidades do negócio. Uma indústria, uma distribuidora, uma empresa varejista e um escritório contábil, por exemplo, podem precisar de documentos, integrações e funcionalidades diferentes.
Evite escolher apenas pelo preço. Uma solução inadequada pode aumentar o retrabalho, provocar erros de preenchimento e dificultar o acesso às informações fiscais.
Perguntas frequentes sobre emissão de nota fiscal eletrônica
Ainda tem dúvidas sobre como emitir, corrigir ou cancelar uma nota fiscal eletrônica? Confira as respostas para algumas das perguntas mais comuns sobre o processo:
É possível emitir nota fiscal gratuitamente?
Sim. Existem emissores públicos disponibilizados por órgãos governamentais para determinados contribuintes e tipos de documentos fiscais.
No entanto, a disponibilidade, as funcionalidades e as regras de acesso variam conforme o estado, o município, a atividade e o modelo de nota.
MEI pode emitir NF-e?
Sim. O MEI pode emitir nota fiscal, mas o tipo de documento depende da atividade exercida.
Posso corrigir uma nota já emitida?
Depende do tipo de erro. Algumas informações podem ser ajustadas por meio da Carta de Correção Eletrônica, desde que a alteração não envolva:
- valores que modificam o cálculo dos tributos;
- dados cadastrais que alterem a identidade ou o endereço do remetente ou destinatário;
- data de emissão ou de saída da mercadoria;
- informações que mudem a natureza da operação.
Quando o erro não pode ser corrigido por CC-e, pode ser necessário cancelar a nota e emitir outra, desde que a operação ainda permita o cancelamento.
Antes de realizar qualquer procedimento, consulte o contador para identificar a forma correta de regularização.
O que acontece se eu emitir uma nota com erro?
Se o erro for identificado antes da autorização, a SEFAZ poderá rejeitar a NF-e. Nesse caso, o documento não possui validade fiscal, e as informações devem ser corrigidas antes de uma nova transmissão.
Não é recomendado ignorar uma nota autorizada com erro. A empresa deve avaliar o caso com o contador e regularizar o documento de acordo com as regras fiscais aplicáveis.
O que é o XML da NF-e?
O XML é o arquivo eletrônico que contém as informações fiscais da NF-e autorizada. Ele deve ser armazenado pela empresa e pode ser utilizado pela contabilidade para escrituração e conferência dos documentos fiscais.
Qual é a diferença entre NF-e e DANFE?
A NF-e é o documento fiscal eletrônico autorizado pela SEFAZ. O DANFE é uma representação auxiliar das informações da nota e não substitui o arquivo XML da NF-e.
Conclusão
Agora você sabe como emitir nota fiscal eletrônica sem ficar confuso com o processo!
A emissão correta das notas fiscais é essencial para manter a regularidade da empresa e fornecer informações confiáveis ao setor fiscal e ao escritório contábil.
Na hora de escolher um emissor de notas fiscais, avalie se a solução atende à rotina da empresa, facilita o trabalho do contador e mantém os documentos fiscais organizados.
Esperamos que esse artigo tenha tirado as suas dúvidas. Para mais dicas de gestão contábil, acesse aqui o blog da Sygma.
Equipe de redação Sygma Sistemas
