A recusa de nota fiscal é recomendada quando uma mercadoria comprada não chega ou até mesmo não está de acordo com o que foi pedido.
Esse tipo de situação pode ser muito desconfortável tanto para o cliente, quanto para a empresa responsável pela emissão da nota e pela entrega do produto.
Além disso, é possível solicitar a recusa de nota fiscal quando o conteúdo descrito nela parece incorreto, ou pode gerar problemas para a empresa que a recebe.
Para evitar dores de cabeça e até divergências com a Receita Federal, o processo de recusa de nota fiscal é altamente recomendado.
Porém, por se tratar de uma situação que não é muito comum, muita gente tem dúvidas sobre o assunto, não sabendo como fazer a recusa de nota fiscal.
Para ajudar você com esse processo, a Sygma Sistemas preparou esse conteúdo especial!
Confira abaixo tudo sobre o tema, bem como os tipos de recusa de nota fiscal, prazos, regras e mais: um verdadeiro guia completo. Continue lendo!
O que é recusa de nota fiscal?
A recusa de nota fiscal ocorre quando o destinatário de uma mercadoria ou serviço identifica que há inconsistências no documento fiscal ou na entrega.
Ela pode envolver a entrega de um produto incorreto, danificado ou que não atende às condições previamente acordadas.
A recusa é uma forma de registrar oficialmente que o destinatário não reconhece ou não aceita a operação fiscal descrita na nota.
Esse processo ajuda a evitar problemas fiscais, especialmente relacionados ao lançamento indevido de impostos sobre operações que, de fato, não ocorreram ou não foram finalizadas da maneira esperada.
Como funciona a recusa de uma nota fiscal?
A recusa de uma nota fiscal é formalizada através de um evento chamado Manifestação do Destinatário, em que o destinatário pode comunicar à Secretaria da Fazenda (SEFAZ) que não reconhece a operação.
O processo pode ser feito manualmente, diretamente no portal da SEFAZ, ou eletronicamente, por meio de um software emissor de notas fiscais.
Quando uma nota é recusada, ela não gera obrigações fiscais para o destinatário, como o pagamento de tributos sobre a operação.
É importante que a recusa seja realizada dentro dos prazos estipulados pela legislação para evitar complicações fiscais.
Qual a diferença entre recusa e devolução?
Embora a recusa e a devolução envolvam uma operação que não foi finalizada conforme o esperado, há uma diferença fundamental entre os dois processos.
- Recusa: Ocorre quando o destinatário se nega a receber a mercadoria ou serviço. Nesse caso, a transação não é considerada concluída, e o destinatário registra que não houve aceitação da operação.
- Devolução: A devolução, por outro lado, ocorre quando a mercadoria é aceita inicialmente, mas posteriormente é enviada de volta ao fornecedor por motivos diversos, como defeitos ou insatisfação. Nesse caso, a transação é desfeita após a aceitação inicial, e são gerados documentos fiscais que formalizam a devolução da mercadoria e os ajustes necessários no estoque e nas obrigações fiscais.
Essas distinções são importantes para garantir que as obrigações fiscais sejam corretamente registradas e que não haja implicações tributárias incorretas para ambas as partes.
Quem pode fazer a recusa de uma nota fiscal?
O contribuinte da Receita Federal é o responsável por fazer a recusa de nota fiscal.
Esse processo deve ser adotado quando a mercadoria a ser entregue retorna para a empresa, atestando por algum motivo que o produto não pode ser recebido pelo seu destinatário em questão.
Apesar de ser um processo pouco realizado entre as empresas, a recusa de nota fiscal não precisa ser uma tarefa difícil.
Contando com um sistema emissor de notas fiscais, toda essa solicitação pode ser mais simples e sem gerar problemas para a organização contábil do seu agronegócio ou empresa.
Quando recusar uma nota fiscal?
A recusa de uma nota fiscal é necessária em situações onde há irregularidades na entrega ou no próprio documento fiscal. Isso pode ocorrer quando o produto entregue está danificado, incorreto ou não corresponde ao que foi acordado na compra.
Também pode ser necessário recusar uma nota fiscal se houver erros nas informações fiscais, como valores divergentes, erro no CNPJ ou dados fiscais incorretos.
É importante que a recusa seja feita de maneira rápida e correta, pois evita transtornos futuros, como a cobrança de tributos indevidos ou problemas com a Receita Federal.
Utilizar um sistema eficiente de emissão e gestão de notas fiscais, como o Emissor da Sygma Sistemas, pode ajudar a identificar rapidamente essas inconsistências, permitindo uma recusa ágil e precisa.
Tipos de Manifestação do Destinatário e a recusa da Nota Fiscal Eletrônica
A Manifestação do Destinatário é a forma como se dá todo o processo de recusa da NF, como previsto no Manual do Contribuinte.
Divididos em quatro tipos, as chamadas MDs são as formas usadas pelo destinatário para garantir à SEFAZ, a Secretaria de Fazenda, que possui conhecimento acerca da nota fiscal em questão, bem como o status dela.
Logo abaixo, vamos citar os eventos da Manifestação e como se caracterizam cada um deles; confira:
1. Ciência da operação
Nesse primeiro tipo de Manifestação do Destinatário, é emitida uma declaração em que ele atesta que está ciente de toda a operação presente na nota fiscal.
Essa manifestação é de caráter completamente opcional.
Geralmente, a Manifestação do Destinatário de ciência da operação é feita para que a empresa destinatária em questão possa fazer o download da nota em XML.
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2. Confirmação da Operação
Aqui, o destinatário em questão atesta a veracidade do documento recebido, relacionado à mercadoria comercializada, bem como o recebimento do produto.
No caso de prestação de serviços, a Manifestação do Destinatário por meio da Confirmação da Operação garante que tudo o que está descrito no documento aconteceu de fato.
Depois que é solicitada a Confirmação da Operação, essa Manifestação do Destinatário não pode mais ser cancelada, e os devidos créditos tributários são conferidos ao solicitante.
3. Desconhecimento da Operação
Quando a Manifestação do Destinatário se refere a uma operação descrita na nota fiscal que não é solicitada pelo seu destinatário, realiza-se o Desconhecimento da Operação.
Quando essa recusa é realizada, o destinatário fica isento de qualquer tipo de tributação ou problema que esteja relacionado a essa nota fiscal.
Esse tipo de Manifestação do Destinatário ajuda a proteger contra fraudes que envolvem o envio de produtos.
4. Operação não realizada
Por fim, nesse tipo de operação, o destinatário confirma que determinada entrega, atestada na nota fiscal, não aconteceu.
A empresa demonstra ciência da operação de compra e venda, mas que ela não foi realizada com sucesso por algum motivo.
Para evitar essas situações é importante anexar a nota fiscal da empresa que realiza o transporte, se for terceirizada. Nesta nota fiscal é importante emitir o CTe corretamente, diminuindo assim as chances de uma recusa da nota fiscal.
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Como fazer recusa de nota fiscal eletrônica
Para que se evite problemas com o Fisco, é essencial saber como realizar a recusa de nota fiscal.
É importante destacar que essa operação pode ser feita de duas formas: de maneira manual ou eletrônica.
Confira abaixo de que forma ambas as modalidades se diferem, bem como onde fazer a recusa de nota fiscal:
Manifestação do Destinatário manual
Geralmente, quando o contribuinte não possui um certificado digital, ela opta por fazer a recusa manualmente.
Isso pode ser feito por meio do Portal da Secretaria de Fazenda, a SEFAZ, correspondente ao seu estado.
É importante se atentar a isso, principalmente porque cada estado conta com as suas especificações sobre o procedimento de Manifestação do Destinatário.
É no Portal que se encontram todas as informações acerca do processo, bem como as exigências solicitadas.
Manifestação do Destinatário eletrônica
Para aqueles que contam com um certificado digital, a Manifestação do Destinatário eletrônica é a maneira mais rápida e prática de solicitar a recusa de uma NF. Ela pode ser feita através de um software emissor de nota fiscal eletrônica, ou também pelo Portal da NFe.
Para fazer isso, basta acessar o Portal NFe, o Portal da Nota Fiscal Eletrônica, e clicar no menu de Serviços.
Depois disso, o interessado deve selecionar a opção Manifestação Destinatário.
Para continuar a operação, o destinatário deve ter em mãos a chave de acesso da nota fiscal eletrônica, ou o NSU, que é o Número Sequencial Único da nota fiscal.
Por fim, basta preencher os dados de acordo com as indicações dos campos, e enviar a Manifestação.
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Como recusar uma nota fiscal eletrônica no Sefaz?
Em poucos passos, de maneira simples e digital, é possível recusar uma nota fiscal eletrônica no Sefaz do seu estado.
Existe um passo a passo a ser seguido para esse processo, que vamos descrever logo abaixo; confira:
- conheça o sistema de Manifestação do Destinatário, bem como os eventos que levaram a determinada manifestação, que explicamos acima;
- acesse o aplicativo ou sistema e clique no símbolo da nota fiscal eletrônica;
- execute a atualização que aparece na tela;
- escolha entre um dos destinatários que irão ser apresentados, ou cadastre um novo;
- pesquise a NF-e no campo de Gerenciamento de Manifestação;
- use a chave de acesso da nota fiscal ou faça a importação do arquivo XML;
- escolha qual das NF-e irão receber a Manifestação do Destinatário;
- assine e transmita a Manifestação digitalmente;
- finalize o processo e pronto!
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Conclusão
A recusa de notas fiscais é um processo fundamental para garantir a conformidade fiscal e evitar problemas legais.
Embora possa parecer complicado à primeira vista, contar com a ferramenta certa pode tornar essa tarefa muito mais simples.
Com a Sygma Sistemas, você tem à disposição soluções de emissão de notas fiscais que facilitam não só o processo de recusa, mas toda a gestão fiscal da sua empresa ou propriedade rural.
Automatize, ganhe tempo e fique tranquilo sabendo que seus documentos fiscais estão sempre em conformidade com a lei.
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Fiz uma compra e na caixa que veio meu produto tinha um papel dissendo ser pilha, e tbm não recebi a nota fiscal, fia cobrar ao meu fornecedor e ele disse que não emite nota fiscal, e que só podia fazer uma nota baixa com 1/3 do valor, oq fazer??
Olá Angela! A Nota Fiscal é um direito seu. Informe ao fornecedor que você precisa da nota fiscal integral, e avalie a necessidade de recorrer a órgãos de defesa do consumidor. A falta de emissão de nota fiscal pode indicar práticas comerciais não adequadas.
O tópico “Como saber se a nota fiscal foi recusada?” não informa como saber se uma nota foi recusa. Não entendi…
Olá João Elias! Agradecemos seu feedback e já corrigimos esse trecho do artigo, que não estava muito claro. Obrigado pela sua contribuição!