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Recusa da nota fiscal: tipos, regras, prazo, como fazer e consultar

Recusa da nota fiscal: tipos, regras, prazo, como fazer e consultar

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A recusa de nota fiscal é recomendada quando uma mercadoria comprada não chega ou até mesmo não está de acordo com o que foi pedido.

Esse tipo de situação pode ser muito desconfortável tanto para o cliente, quanto para a empresa responsável pela emissão da nota e pela entrega do produto.

Além disso, é possível solicitar a recusa de nota fiscal quando o conteúdo descrito nela parece incorreto, ou pode gerar problemas para a empresa que a recebe.

Para evitar dores de cabeça e até divergências com a Receita Federal, o processo de recusa de nota fiscal é altamente recomendado.

Porém, por se tratar de uma situação que não é muito comum, muita gente tem dúvidas sobre o assunto, não sabendo como fazer a recusa de nota fiscal.

Para ajudar você com esse processo, a Sygma Sistemas preparou esse conteúdo especial!

Confira abaixo tudo sobre o tema, bem como os tipos de recusa de nota fiscal, prazos, regras e mais: um verdadeiro guia completo.

Boa leitura!

O que é recusa de nota fiscal? Qual a diferença entre recusa e devolução?

A recusa de nota fiscal consiste na contestação do conteúdo de uma nota, que atesta a compra de um produto ou a prestação de um serviço, quando este é considerado incorreto ou incompatível com as informações esperadas.

Realizar a recusa de nota fiscal é informar ao Fisco que uma das partes está ciente de que não pode comprovar a veracidade dos dados descritos ali, evitando problemas para a empresa ou para o cliente.

O conceito da recusa de nota fiscal se parece muito com o da devolução da nota fiscal.

Porém, nesse segundo caso, a devolução da nota fiscal ao seu fornecedor de origem deve vir acompanhada da mercadoria relacionada.

Quando isso acontece, o destinatário recebe a mercadoria, fazendo a contabilidade em seu estoque e cancelando a cobrança de impostos.

A devolução da nota fiscal não está relacionada a nenhum tipo de dado divergente na nota 

 – que é o que caracteriza a recusa de nota fiscal.

É importante ressaltar, também, que nos casos de recusa de nota fiscal, o destinatário não aceita a devolução da mercadoria em questão, nem da nota fiscal de devolução relacionada a ela.

Logo, o pedido de compra segue em aberto, e a cobrança de impostos da operação de compra e venda também segue normalmente.

Se a nota fiscal for recusada você também não deverá registrar no livro caixa, somente manter a nota fiscal aceita pelo cliente.

Confira também: O que é LCDPR e tudo sobre o Livro Caixa Digital do Produtor Rural.

Veja também como manter o EFD-Reinf registrado com as informações corretas.

Quem pode fazer a recusa de uma nota fiscal?

Mulher atenta usando notebook, representando como contratar Contabilidade para fazer recusa de nota fiscal

Foto: Pexels

O contribuinte da Receita Federal é o responsável por fazer a recusa de nota fiscal.

Esse processo deve ser adotado quando a mercadoria a ser entregue retorna para a empresa, atestando por algum motivo que o produto não pode ser recebido pelo seu destinatário em questão.

Apesar de ser um processo pouco realizado entre as empresas, a recusa de nota fiscal não precisa ser uma tarefa difícil.

Contando com um sistema emissor de notas fiscais, toda essa solicitação pode ser mais simples e sem gerar problemas para a organização contábil do seu agronegócio ou empresa.

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Embasamento legal para recusa de NF: quando posso recusar uma nota fiscal?

Todo o procedimento que fundamenta a recusa de nota fiscal é fundamentado pelo artigo 453 do RICMS-SP, que é aprovado pelo decreto de número 45.490/00.

Ele se encontra disponível e amparado pelo artigo 54, inciso 3, pertencente ao Convênio SINIEF s/n°, datado em 15/12/1970.

Isso explica porque o embasamento legal para a recusa de uma NF compreende as solicitações feitas em São Paulo e em nível interestadual, também.

Vale a pena conferir a diferença entre NFe e a NFCe antes de preencher o documento de recusa da nota fiscal para evitar confusões no recebimento de mercadorias.

Tipos de Manifestação do Destinatário e a recusa da Nota Fiscal Eletrônica

A Manifestação do Destinatário é a forma como se dá todo o processo de recusa da NF, como previsto no Manual do Contribuinte.

Divididos em quatro tipos, as chamadas MDs são as formas usadas pelo destinatário para garantir à SEFAZ, a Secretaria de Fazenda, que possui conhecimento acerca da nota fiscal em questão, bem como o status dela.

Logo abaixo, vamos citar os eventos da Manifestação e como se caracterizam cada um deles; confira:

1. Ciência da operação

Nesse primeiro tipo de Manifestação do Destinatário, é emitida uma declaração em que ele atesta que está ciente de toda a operação presente na nota fiscal.

Essa manifestação é de caráter completamente opcional.

Geralmente, a Manifestação do Destinatário de ciência da operação é feita para que a empresa destinatária em questão possa fazer o download da nota em XML.

2. Confirmação da Operação

Aqui, o destinatário em questão atesta a veracidade do documento recebido, relacionado à mercadoria comercializada, bem como o recebimento do produto.

No caso de prestação de serviços, a Manifestação do Destinatário por meio da Confirmação da Operação garante que tudo o que está descrito no documento aconteceu de fato.

Depois que é solicitada a Confirmação da Operação, essa Manifestação do Destinatário não pode mais ser cancelada, e os devidos créditos tributários são conferidos ao solicitante.

3. Desconhecimento da Operação

Quando a Manifestação do Destinatário se refere a uma operação descrita na nota fiscal que não é solicitada pelo seu destinatário, realiza-se o Desconhecimento da Operação.

Quando essa recusa é realizada, o destinatário fica isento de qualquer tipo de tributação ou problema que esteja relacionado a essa nota fiscal.

Esse tipo de Manifestação do Destinatário ajuda a proteger contra fraudes que envolvem o envio de produtos.

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4. Operação não realizada

Por fim, nesse tipo de operação, o destinatário confirma que determinada entrega, atestada na nota fiscal, não aconteceu.

A empresa demonstra ciência da operação de compra e venda, mas que ela não foi realizada com sucesso por algum motivo.

Para evitar esas situações é importante anexar a nota fiscal da empresa que realiza o transporte, se for terceirizada. Nesta nota fiscal é importante emitir o CTe corretamente, diminuindo assim as chances de uma recusa da nota fiscal.

Como fazer recusa de nota fiscal eletrônica

Homem sentado em cadeira em ambiente interno, usando notebook, simbolizando como fazer recusa de nota fiscal

Foto: Pexels

Para que se evite problemas com o Fisco, é essencial saber como realizar a recusa de nota fiscal.

É importante destacar que essa operação pode ser feita de duas formas: de maneira manual ou eletrônica.

Confira abaixo de que forma ambas as modalidades se diferem, bem como onde fazer a recusa de nota fiscal:

Manifestação do Destinatário manual

Geralmente, quando o contribuinte não possui um certificado digital, ela opta por fazer a recusa manualmente.

Isso pode ser feito por meio do Portal da Secretaria de Fazenda, a SEFAZ, correspondente ao seu estado.

É importante se atentar a isso, principalmente porque cada estado conta com as suas especificações sobre o procedimento de Manifestação do Destinatário.

É no Portal que se encontram todas as informações acerca do processo, bem como as exigências solicitadas.

Manifestação do Destinatário eletrônica

Para aqueles que contam com um certificado digital, a Manifestação do Destinatário eletrônica é a maneira mais rápida e prática de solicitar a recusa de uma NF. Ela pode ser feita através de um software emissor de nota fiscal eletrônica, ou também pelo Portal da NFe.

Para fazer isso, basta acessar o Portal NFe, o Portal da Nota Fiscal Eletrônica, e clicar no menu de Serviços.

Depois disso, o interessado deve selecionar a opção Manifestação Destinatário.

Para continuar a operação, o destinatário deve ter em mãos a chave de acesso da nota fiscal eletrônica, ou o NSU, que é o Número Sequencial Único da nota fiscal.

Por fim, basta preencher os dados de acordo com as indicações dos campos, e enviar a Manifestação.

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Como recusar uma nota fiscal eletrônica no Sefaz?

Em poucos passos, de maneira simples e digital, é possível recusar uma nota fiscal eletrônica no Sefaz do seu estado.

Existe um passo a passo a ser seguido para esse processo, que vamos descrever logo abaixo; confira:

  1. conheça o sistema de Manifestação do Destinatário, bem como os eventos que levaram a determinada manifestação, que explicamos acima;
  2. acesse o aplicativo ou sistema e clique no símbolo da nota fiscal eletrônica;
  3. execute a atualização que aparece na tela;
  4. escolha entre um dos destinatários que irão ser apresentados, ou cadastre um novo;
  5. pesquise a NF-e no campo de Gerenciamento de Manifestação;
  6. use a chave de acesso da nota fiscal ou faça a importação do arquivo XML;
  7. escolha qual das NF-e irão receber a Manifestação do Destinatário;
  8. assine e transmita a Manifestação digitalmente;
  9. finalize o processo e pronto!

E como recusar uma nota fiscal de serviço?

Para o caso de declaração de recusa de notas fiscais de prestação de serviços, o procedimento é feito online no site disponibilizado pela Secretaria de Fazenda de cada município.

Basta acessar o sistema da prefeitura da cidade onde a nota foi emitida, buscando a funcionalidade destinada à essa solicitação, e fazer a recusa de nota fiscal em questão.

Qual o prazo para fazer a recusa de uma nota fiscal?

Mulher usando smartphone, simbolizando a pesquisa por recusa de nota fiscal e prazos

Foto: Pexels

Tanto para a confirmação da operação realizada e atestada por uma nota fiscal, quanto para a recusa da mesma, devem ser feitos em até 180 dias.

Esse prazo é contado a partir do primeiro dia em que a nota fiscal foi autorizada.

São situações excepcionais a esse prazo as que estão descritas no Anexo II do Ajuste SINIEF n°7/2005, que pode ser conferido clicando aqui neste link.

Como saber se a nota fiscal foi recusada?

É necessário ter em mãos a chave de acesso do documento eletrônico, para que você possa consultá-lo no Portal da Nota Fiscal Eletrônica da Receita Federal. Assim, você saberá se esse documento foi recusado por algum motivo.

Lembrando que esse número possui 44 dígitos, e pode ser encontrado no DANFE, que é o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica.

Ao consultar a nota fiscal no portal, será possível visualizar as principais informações do documento, como emitente, destinatário e produtos comercializados. 

No fim desta tela será exibida a data e hora do evento de autorização, e também de recusa, se for o caso.

No caso da emissão de NFCe, que é a nota fiscal obrigatória para o consumidor final, a recusa pode ocorrer por parte do cliente. Entretanto, mesmo assim, precisará ser emitida.

Qual a melhor maneira de gerenciar notas fiscais?

Mulher usando notebook para fazer gerenciamento de notas fiscais

Foto: Pexels

Independentemente de uma nota fiscal ter sido recusada ou não, contar com um sistema emissor de notas fiscais é essencial para garantir a regularidade, organização e prestação de contas de uma empresa.

É por meio das facilidades e automação de sistemas como esse que a contabilidade empresarial pode realizar demandas como o processo de recusa a nota fiscal de maneira mais simples e prática, além de garantir que a empresa ou produtor rural atenda às exigências do Fisco.

Para isso, conte com um sistema de emissão de notas fiscais completo, como o Sistema Sygma!

Contando com um software especializado, você garante, além de uma emissão eficaz de notas, o cálculo automático dos impostos relacionados, bem como o envio automático de uma nota fiscal eletrônica pelo e-mail da pessoa ou empresa envolvida bem como contra-nota para produtores rurais.

Além disso, é possível importar os dados de uma CTe ou de outra nota fiscal eletrônica – tudo isso sem um limite de emissão de notas fiscais por mês!

A Sygma Sistemas conta com mais de 12.000 usuários satisfeitos pelo Brasil, que usaram e confirmaram a competência do nosso software emissor de nota fiscal, bem como a facilidade de uso do sistema, que ainda conta com suporte técnico integral.

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Conclusão

E então, ainda há alguma dúvida sobre a recusa de nota fiscal eletrônica?

Apesar de ser um processo confuso para muita gente, é apenas uma primeira impressão da realização de uma etapa da contabilidade empresarial que não é de conhecimento geral.

Por isso, sempre que for preciso fazer a recusa de uma nota fiscal, atente-se a todos os detalhes a serem seguidos, prezando sempre pela regularidade da empresa.

Tenha em mente sempre quais os tipos de Manifestação do Destinatário, para saber em qual categoria a sua nota fiscal se encontra, além de decidir qual a modalidade usada para fazer esse processo de recusa.

Lembrando que a Manifestação do Destinatário eletrônica só pode ser feita por empresas ou produtores rurais que possuem uma certificação digital válida!

Conte com a Sygma Sistemas na hora de escolher o emissor de notas fiscais ideal para os seus negócios, seja você dono de empresa, ou empreendedor rural!

Se esse artigo ajudou você, não esqueça de compartilhar com os amigos e mais outras pessoas que possam se interessar pelo tema.

Para mais assuntos, informações e dicas importantes para a contabilidade do seu negócio, acesse o blog completo da Sygma Sistemas, clicando aqui.

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Comentários:

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  1. O tópico “Como saber se a nota fiscal foi recusada?” não informa como saber se uma nota foi recusa. Não entendi…

    1. Olá João Elias! Agradecemos seu feedback e já corrigimos esse trecho do artigo, que não estava muito claro. Obrigado pela sua contribuição!

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