A recusa de nota fiscal é recomendada quando uma mercadoria comprada não chega ou até mesmo não está de acordo com o que foi pedido.
Esse tipo de situação pode ser muito desconfortável tanto para o cliente, quanto para a empresa responsável pela emissão da nota e pela entrega do produto.
Além disso, é possível solicitar a recusa de nota fiscal quando o conteúdo descrito nela parece incorreto, ou pode gerar problemas para a empresa que a recebe.
Para evitar dores de cabeça e até divergências com a Receita Federal, o processo de recusa de nota fiscal é altamente recomendado.
Porém, por se tratar de uma situação que não é muito comum, muita gente tem dúvidas sobre o assunto, não sabendo como fazer a recusa de nota fiscal.
Para ajudar você com esse processo, a Sygma Sistemas preparou esse conteúdo especial!
Confira abaixo tudo sobre o tema, bem como os tipos de recusa de nota fiscal, prazos, regras e mais: um verdadeiro guia completo.
Boa leitura!
O que é recusa de nota fiscal? Qual a diferença entre recusa e devolução?
A recusa de nota fiscal consiste na contestação do conteúdo de uma nota, que atesta a compra de um produto ou a prestação de um serviço, quando este é considerado incorreto ou incompatível com as informações esperadas.
Realizar a recusa de nota fiscal é informar ao Fisco que uma das partes está ciente de que não pode comprovar a veracidade dos dados descritos ali, evitando problemas para a empresa ou para o cliente.
O conceito da recusa de nota fiscal se parece muito com o da devolução da nota fiscal.
Porém, nesse segundo caso, a devolução da nota fiscal ao seu fornecedor de origem deve vir acompanhada da mercadoria relacionada.
Quando isso acontece, o destinatário recebe a mercadoria, fazendo a contabilidade em seu estoque e cancelando a cobrança de impostos.
A devolução da nota fiscal não está relacionada a nenhum tipo de dado divergente na nota
– que é o que caracteriza a recusa de nota fiscal.
É importante ressaltar, também, que nos casos de recusa de nota fiscal, o destinatário não aceita a devolução da mercadoria em questão, nem da nota fiscal de devolução relacionada a ela.
Logo, o pedido de compra segue em aberto, e a cobrança de impostos da operação de compra e venda também segue normalmente.
Se a nota fiscal for recusada você também não deverá registrar no livro caixa, somente manter a nota fiscal aceita pelo cliente.
Confira também: O que é LCDPR e tudo sobre o Livro Caixa Digital do Produtor Rural.
Veja também como manter o EFD-Reinf registrado com as informações corretas.
Quem pode fazer a recusa de uma nota fiscal?
Foto: Pexels
O contribuinte da Receita Federal é o responsável por fazer a recusa de nota fiscal.
Esse processo deve ser adotado quando a mercadoria a ser entregue retorna para a empresa, atestando por algum motivo que o produto não pode ser recebido pelo seu destinatário em questão.
Apesar de ser um processo pouco realizado entre as empresas, a recusa de nota fiscal não precisa ser uma tarefa difícil.
Contando com um sistema emissor de notas fiscais, toda essa solicitação pode ser mais simples e sem gerar problemas para a organização contábil do seu agronegócio ou empresa.
Embasamento legal para recusa de NF: quando posso recusar uma nota fiscal?
Todo o procedimento que fundamenta a recusa de nota fiscal é fundamentado pelo artigo 453 do RICMS-SP, que é aprovado pelo decreto de número 45.490/00.
Ele se encontra disponível e amparado pelo artigo 54, inciso 3, pertencente ao Convênio SINIEF s/n°, datado em 15/12/1970.
Isso explica porque o embasamento legal para a recusa de uma NF compreende as solicitações feitas em São Paulo e em nível interestadual, também.
Vale a pena conferir a diferença entre NFe e a NFCe antes de preencher o documento de recusa da nota fiscal para evitar confusões no recebimento de mercadorias.
Tipos de Manifestação do Destinatário e a recusa da Nota Fiscal Eletrônica
A Manifestação do Destinatário é a forma como se dá todo o processo de recusa da NF, como previsto no Manual do Contribuinte.
Divididos em quatro tipos, as chamadas MDs são as formas usadas pelo destinatário para garantir à SEFAZ, a Secretaria de Fazenda, que possui conhecimento acerca da nota fiscal em questão, bem como o status dela.
Logo abaixo, vamos citar os eventos da Manifestação e como se caracterizam cada um deles; confira:
1. Ciência da operação
Nesse primeiro tipo de Manifestação do Destinatário, é emitida uma declaração em que ele atesta que está ciente de toda a operação presente na nota fiscal.
Essa manifestação é de caráter completamente opcional.
Geralmente, a Manifestação do Destinatário de ciência da operação é feita para que a empresa destinatária em questão possa fazer o download da nota em XML.
2. Confirmação da Operação
Aqui, o destinatário em questão atesta a veracidade do documento recebido, relacionado à mercadoria comercializada, bem como o recebimento do produto.
No caso de prestação de serviços, a Manifestação do Destinatário por meio da Confirmação da Operação garante que tudo o que está descrito no documento aconteceu de fato.
Depois que é solicitada a Confirmação da Operação, essa Manifestação do Destinatário não pode mais ser cancelada, e os devidos créditos tributários são conferidos ao solicitante.
3. Desconhecimento da Operação
Quando a Manifestação do Destinatário se refere a uma operação descrita na nota fiscal que não é solicitada pelo seu destinatário, realiza-se o Desconhecimento da Operação.
Quando essa recusa é realizada, o destinatário fica isento de qualquer tipo de tributação ou problema que esteja relacionado a essa nota fiscal.
Esse tipo de Manifestação do Destinatário ajuda a proteger contra fraudes que envolvem o envio de produtos.
4. Operação não realizada
Por fim, nesse tipo de operação, o destinatário confirma que determinada entrega, atestada na nota fiscal, não aconteceu.
A empresa demonstra ciência da operação de compra e venda, mas que ela não foi realizada com sucesso por algum motivo.
Para evitar esas situações é importante anexar a nota fiscal da empresa que realiza o transporte, se for terceirizada. Nesta nota fiscal é importante emitir o CTe corretamente, diminuindo assim as chances de uma recusa da nota fiscal.
Como fazer recusa de nota fiscal eletrônica
Foto: Pexels
Para que se evite problemas com o Fisco, é essencial saber como realizar a recusa de nota fiscal.
É importante destacar que essa operação pode ser feita de duas formas: de maneira manual ou eletrônica.
Confira abaixo de que forma ambas as modalidades se diferem, bem como onde fazer a recusa de nota fiscal:
Manifestação do Destinatário manual
Geralmente, quando o contribuinte não possui um certificado digital, ela opta por fazer a recusa manualmente.
Isso pode ser feito por meio do Portal da Secretaria de Fazenda, a SEFAZ, correspondente ao seu estado.
É importante se atentar a isso, principalmente porque cada estado conta com as suas especificações sobre o procedimento de Manifestação do Destinatário.
É no Portal que se encontram todas as informações acerca do processo, bem como as exigências solicitadas.
Manifestação do Destinatário eletrônica
Para aqueles que contam com um certificado digital, a Manifestação do Destinatário eletrônica é a maneira mais rápida e prática de solicitar a recusa de uma NF. Ela pode ser feita através de um software emissor de nota fiscal eletrônica, ou também pelo Portal da NFe.
Para fazer isso, basta acessar o Portal NFe, o Portal da Nota Fiscal Eletrônica, e clicar no menu de Serviços.
Depois disso, o interessado deve selecionar a opção Manifestação Destinatário.
Para continuar a operação, o destinatário deve ter em mãos a chave de acesso da nota fiscal eletrônica, ou o NSU, que é o Número Sequencial Único da nota fiscal.
Por fim, basta preencher os dados de acordo com as indicações dos campos, e enviar a Manifestação.
Como recusar uma nota fiscal eletrônica no Sefaz?
Em poucos passos, de maneira simples e digital, é possível recusar uma nota fiscal eletrônica no Sefaz do seu estado.
Existe um passo a passo a ser seguido para esse processo, que vamos descrever logo abaixo; confira:
- conheça o sistema de Manifestação do Destinatário, bem como os eventos que levaram a determinada manifestação, que explicamos acima;
- acesse o aplicativo ou sistema e clique no símbolo da nota fiscal eletrônica;
- execute a atualização que aparece na tela;
- escolha entre um dos destinatários que irão ser apresentados, ou cadastre um novo;
- pesquise a NF-e no campo de Gerenciamento de Manifestação;
- use a chave de acesso da nota fiscal ou faça a importação do arquivo XML;
- escolha qual das NF-e irão receber a Manifestação do Destinatário;
- assine e transmita a Manifestação digitalmente;
- finalize o processo e pronto!
E como recusar uma nota fiscal de serviço?
Para o caso de declaração de recusa de notas fiscais de prestação de serviços, o procedimento é feito online no site disponibilizado pela Secretaria de Fazenda de cada município.
Basta acessar o sistema da prefeitura da cidade onde a nota foi emitida, buscando a funcionalidade destinada à essa solicitação, e fazer a recusa de nota fiscal em questão.
Qual o prazo para fazer a recusa de uma nota fiscal?
Foto: Pexels
Tanto para a confirmação da operação realizada e atestada por uma nota fiscal, quanto para a recusa da mesma, devem ser feitos em até 180 dias.
Esse prazo é contado a partir do primeiro dia em que a nota fiscal foi autorizada.
São situações excepcionais a esse prazo as que estão descritas no Anexo II do Ajuste SINIEF n°7/2005, que pode ser conferido clicando aqui neste link.
Como saber se a nota fiscal foi recusada?
É necessário ter em mãos a chave de acesso do documento eletrônico, para que você possa consultá-lo no Portal da Nota Fiscal Eletrônica da Receita Federal. Assim, você saberá se esse documento foi recusado por algum motivo.
Lembrando que esse número possui 44 dígitos, e pode ser encontrado no DANFE, que é o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica.
Ao consultar a nota fiscal no portal, será possível visualizar as principais informações do documento, como emitente, destinatário e produtos comercializados.
No fim desta tela será exibida a data e hora do evento de autorização, e também de recusa, se for o caso.
No caso da emissão de NFCe, que é a nota fiscal obrigatória para o consumidor final, a recusa pode ocorrer por parte do cliente. Entretanto, mesmo assim, precisará ser emitida.
Qual a melhor maneira de gerenciar notas fiscais?
Foto: Pexels
Independentemente de uma nota fiscal ter sido recusada ou não, contar com um sistema emissor de notas fiscais é essencial para garantir a regularidade, organização e prestação de contas de uma empresa.
É por meio das facilidades e automação de sistemas como esse que a contabilidade empresarial pode realizar demandas como o processo de recusa a nota fiscal de maneira mais simples e prática, além de garantir que a empresa ou produtor rural atenda às exigências do Fisco.
Para isso, conte com um sistema de emissão de notas fiscais completo, como o Sistema Sygma!
Contando com um software especializado, você garante, além de uma emissão eficaz de notas, o cálculo automático dos impostos relacionados, bem como o envio automático de uma nota fiscal eletrônica pelo e-mail da pessoa ou empresa envolvida bem como contra-nota para produtores rurais.
Além disso, é possível importar os dados de uma CTe ou de outra nota fiscal eletrônica – tudo isso sem um limite de emissão de notas fiscais por mês!
A Sygma Sistemas conta com mais de 12.000 usuários satisfeitos pelo Brasil, que usaram e confirmaram a competência do nosso software emissor de nota fiscal, bem como a facilidade de uso do sistema, que ainda conta com suporte técnico integral.
Experimente grátis por 15 dias para comprovar a qualidade Sygma na emissão de notas fiscais eletrônicas!
Conclusão
E então, ainda há alguma dúvida sobre a recusa de nota fiscal eletrônica?
Apesar de ser um processo confuso para muita gente, é apenas uma primeira impressão da realização de uma etapa da contabilidade empresarial que não é de conhecimento geral.
Por isso, sempre que for preciso fazer a recusa de uma nota fiscal, atente-se a todos os detalhes a serem seguidos, prezando sempre pela regularidade da empresa.
Tenha em mente sempre quais os tipos de Manifestação do Destinatário, para saber em qual categoria a sua nota fiscal se encontra, além de decidir qual a modalidade usada para fazer esse processo de recusa.
Lembrando que a Manifestação do Destinatário eletrônica só pode ser feita por empresas ou produtores rurais que possuem uma certificação digital válida!
Conte com a Sygma Sistemas na hora de escolher o emissor de notas fiscais ideal para os seus negócios, seja você dono de empresa, ou empreendedor rural!
Se esse artigo ajudou você, não esqueça de compartilhar com os amigos e mais outras pessoas que possam se interessar pelo tema.
Para mais assuntos, informações e dicas importantes para a contabilidade do seu negócio, acesse o blog completo da Sygma Sistemas, clicando aqui.
O tópico “Como saber se a nota fiscal foi recusada?” não informa como saber se uma nota foi recusa. Não entendi…
Olá João Elias! Agradecemos seu feedback e já corrigimos esse trecho do artigo, que não estava muito claro. Obrigado pela sua contribuição!