fbpx
Importar XML de NFe e outros arquivos [Como automatizar o processo]

Importar XML de NFe e outros arquivos [Como automatizar o processo]

Compartilhe:

Facebook
WhatsApp
Twitter
LinkedIn
Email

Importar XML de uma nota fiscal eletrônica, e também outros arquivos, faz parte da rotina contábil de um negócio, independentemente do seu nicho de mercado.

Toda transação de compra e venda tem uma comprovação em forma de documento que, no meio digital, é a NFe, que atesta para o cliente a descrição completa dos produtos que estão sendo enviados, bem como a modalidade do pagamento.

Esse documento é importante para o empreendedor, também, uma vez que documenta o processo de venda e relaciona os impostos envolvidos nessa venda.

Porém, a maioria dos sistemas ERP gestores de contabilidade empresarial demandam o formato XML para as notas fiscais – que, depois que você aprende uma vez como converter e importar, facilita a sua vida e a rotina financeira do seu negócio.

É para ajudar você que a Sygma Sistemas preparou esse conteúdo!

Confira abaixo nosso guia completo de como importar XML da NFe e demais outros arquivos, e tire todas as suas dúvidas.

Pronto para aprender a importar XML?

Boa leitura!

O que é um arquivo XML?

O XML é o formato de documento que compreende a linguagem computacional usada para a codificação de arquivos no meio eletrônico.

Com esse formato de documento, é possível tornar o conteúdo legível tanto para pessoas, quanto para as máquinas, que automatizam diversos serviços e facilitam muito a rotina dos empresários.

O XML da nota fiscal eletrônica é o formato de arquivo transmitido para a Sefaz, a Secretaria de Fazenda, assim que ele é emitido, juntamente com o seu DANFE, em formato de PDF auxiliar.

Desde 1996 o formato XML está presente em nossas vidas, facilitando a rotina no meio digital.

Como utilizar um arquivo XML?

O arquivo XML é utilizado para tornar muito mais ágil todo o processo de conferência, auditoria e armazenamento de notas fiscais pelo setor contábil de uma empresa.

Ele é o formato digital que comprova, por meio da sua linguagem computacional, as informações das mercadorias vendidas ou serviços contratados.

Ainda, saber como importar XML e utilizá-lo é essencial para cuidar da contabilidade, evitar erros na área, e ainda agilizar o repasse de informações para os clientes.

Isso porque a Sefaz verifica as informações das transações realizadas por meio de arquivos XML.

Ainda, é por meio dos arquivos XML enviados por e-mail ou pelo e-commerce, que o cliente recebe as informações referentes à sua compra no meio digital.

Em suma, não tem como fugir dele: o arquivo XML está presente na vida de quem compra ou vende no meio digital, o que torna aprender como importar XML essencial!

De que maneiras importar XML pode facilitar a sua vida?

Alimentar o estoque, contabilizar o financeiro, além de entender sobre CFOP, CST, CSOSN: saber como importar XML vem para facilitar diversas demandas na contabilidade da sua empresa!

Essas costumam ser tarefas importantes, porém são repetitivas e que, além de dar muito trabalho, podem levar a erros muito sérios e complicações fiscais. 

As consequências do preenchimento incorreto de uma nota fiscal devido a erro de digitação são enormes.

Por isso, ter conhecimento do processo de importação de XML é essencial para garantir a veracidade das informações nos documentos, e evitar erros e problemas contábeis.

Ainda, contar com um sistema de importar XML de maneira automatizada facilita demais a sua vida e a rotina do seu negócio!

Nos sistemas Sygma criamos diversos recursos para aproveitar ao máximo a importação de dados dos arquivos eletrônicos dos documentos fiscais, como Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e), Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) e Manifesto de Documentos Eletrônicos (MDF-e).

Qual a diferença entre XML e NF-e?

Mão de uma pessoa de camisa social azul usando calculadora e segurando uma caneta. A calculadora está sobre uma mesa de escritório com vários documentos, simbolizando NFe

Foto: Shutterstock

Apesar de serem conceitos muito próximos e que se relacionam entre si com muita frequência na contabilidade empresarial, XML e NF-e não são sinônimos, e nós vamos explicar para você as diferenças entre eles.

A NF-e é a versão digital de uma nota fiscal, obrigatória na venda de qualquer produto que tenha a incidência de ICMS, o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços.

É a nota fiscal eletrônica que formaliza as vendas de produtos, sendo assegurada pela sua assinatura digital e reconhecida pela Sefaz.

Já o arquivo XML é a nota fiscal de fato.

O XML é o formato padrão das informações contidas em uma nota fiscal, padronizado em todo o território nacional, inclusive exigido pela legislação e solicitado pela Secretaria de Fazenda.

Como exportar o XML da nota fiscal?

Profissional segurando documento em prancheta e usando notebook para fazer importação de XML

Foto: Shutterstock

Exportar os dados de um XML serve para que a empresa envie os dados da nota para armazenamento ou para manter em seu banco de dados em casos de consulta.

No seu emissor de notas fiscais, verifique a possibilidade de exportação do XML dentro das configurações do sistema.

Essa exportação pode ser feita período ou por seleção das notas, a depender da demanda da empresa.

Em ambos os casos, surge a opção de download do arquivo gerado, de maneira simples e rápida – já que o objetivo do XML é, também, facilitar a contabilidade do negócio.

Emissor de Nota Fiscal da Sygma Teste Gratuito

Importar XML de NF-e para lançar compra de produtos

No lançamento de Compra de Produtos, você não precisa mais digitar todos os dados da nota fiscal de compra. 

Com o sistema Sygma, é possível que você importe essas informações através de três maneiras:

  • importar dados através da chave de acesso: basta digitar a chave de acesso da Nota Fiscal de Compra, e o próprio sistema busca pelos dados da nota no servidor da Secretaria da Fazenda de seu estado;
  • importar dados do XML da nota: se você recebeu o arquivo XML da Nota Fiscal de Compra através de email ou download do site da SEFAZ, poderá utilizá-lo para realizar a importação dos dados;
  • importar dados através da Manifestação do Destinatário: se você possui certificado digital A1 ou A3, poderá utilizar a opção de Manifestação do Destinatário, onde serão listadas todas as NF-e emitidas para sua empresa – assim você pode confirmar o recebimento da mercadoria e o sistema terá acesso ao arquivo XML da nota.

Através da importação do XML da Nota Fiscal de Compra de Produtos, os produtos são lançados no estoque sem que seja necessária nenhuma intervenção manual e o fornecedor é automaticamente cadastrado. 

Se os produtos ainda não estiverem cadastrados, o sistema permitirá o cadastro facilmente, e na próxima compra eles serão identificados automaticamente. Viu como é fácil?

Importar XML de NF-e para emitir CT-e

Em empresas de transporte que precisam emitir o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e), é possível emitir o CT-e através da importação do XML da NF-e que será carregada ou mesmo de outro CT-e.

Para isso, você pode informar a Chave de Acesso do documento ou arquivos XML que deverão ser importados.

Dessa forma, a maioria dos dados necessários para emitir o CT-e já serão automaticamente preenchidos, agilizando a liberação do veículo e agilizando as entregas.

Importar XML de NF-e e CT-e para emitir MDF-e

Outro recurso interessante dos sistemas Sygma é a facilidade de emissão de Manifesto Eletrônico de Documentos (MDF-e) através da importação dos dados da NF-e ou CT-e.

Informando os arquivos XML desses documentos, você terá que complementar no MDF-e apenas os dados do veículo e de seu condutor, concluindo rapidamente o preenchimento.

Se você ainda utiliza o Emissor Gratuito de MDF-e, saiba que a SEFAZ já anunciou o fim do emissor gratuito e pede a todos que adotem um novo emissor. 

Não perca tempo, conheça nossa solução para emitir MDF-e.

Parceria Contador Eficiente

Importar XML de nota de entrada

Aqui, estamos falando de um documento emitido pelo fornecedor com os itens que foram comprados pela sua empresa para abastecer o estoque com os produtos que você vende.

Em emissores de notas fiscais, como o Sygma, você importa os arquivos digitais dessas notas, em formatos XML e TXT, registrando toda essa manifestação de entradas de produtos para o seu negócio.

Esse processo é essencial para garantir o controle do estoque e auxiliar em atividades posteriores, como no balanço financeiro da empresa.

Alterar CFOP nas notas de entrada

Existe a opção de alterar o CFOP, que é o Código Fiscal de Operações e Prestações, nas notas de entrada.

Essa alteração pode ser feita:

  • manualmente, nos produtos;
  • a partir da natureza da operação.

No caso de alteração manual, basta acessar a nota fiscal de entrada e, no campo designado, alterar a CFOP.

Por meio da natureza da operação, o CFOP altera, de maneira automática, todos os campos fiscais da nota fiscal.

Importar XML de NF-e na Contabilidade

O escritório de contabilidade que atende clientes Sygma também é beneficiado pelas facilidades da importação de XML. 

Através do sistema Sygma BI, o contador tem acesso 24 horas por dia através da internet a todos os arquivos XML das NF-e e CT-e de Entrada e Saída, além de relatórios sobre a movimentação da empresa.

Assim, não há mais necessidade de aguardar a empresa enviar dados para a contabilidade!

Como cortesia, o contador recebe gratuitamente o aplicativo Sygma Nota Fácil, capaz de recuperar o XML das notas fiscais de entrada de qualquer CNPJ, através de seu certificado digital.

Dessa forma, o Contador consegue agilizar o registro até mesmo de empresas que não são clientes Sygma. Não é demais?

Todos os colaboradores Sygma seguem a política de atendimento “Amigo do Contador”, oferecendo total apoio ao escritório de contabilidade através da criação de recursos sob medida, apuração de informações solicitadas, auxílio na aplicação de novas exigências fiscais, e muito mais! 

Se você é contador, entre em contato conosco para que possamos lhe apresentar todas as vantagens que oferecemos.

Como abrir um arquivo de dados XML para importar os dados dele?

Mulher usando notebook para abrir arquivo XML

Foto: Shutterstock

A abertura de um arquivo com dados XML para exportação é um processo bem simples!

Dentro do sistema emissor de notas fiscais, basta selecionar o arquivo em questão, em XML, e seguir o passo a passo abaixo:

  • clique com o botão direito no arquivo desejado;
  • selecione abrir com – bloco de notas;

Salvando o arquivo no formato TXT, você garante a base do documento para importar o XML para o seu sistema emissor de notas fiscais.

Dentro do sistema emissor, verifique a opção de importar XML para armazenar a nota no seu banco de dados.

No geral, para consulta, o formato DANFE é bem mais simplificado e fácil de ler, o que agiliza a verificação das informações contidas ali.

Que programa usar para abrir arquivos XML?

Sabendo da necessidade de abrir arquivos XML para seguir as exigências da Secretaria de Fazenda, a própria Sefaz disponibiliza programas para que seja possível verificar a NF-e no seu computador.

Esses programas são classificados de acordo com o sistema operacional do seu computador:

Ainda, é possível usar editores de texto gratuitos para abrir XML, como: 

Agora você já sabe como abrir documento XML e até como abrir arquivo XML no celular, uma vez que editores de texto podem ser usados em versões mobile.

Como importar vários arquivos de dados XML com dados externos?

Por meio das planilhas Excel ou até mesmo Google Sheets, é possível importar os arquivos de vários dados XML com dados externos.

O próprio programa cria um mapa XML para cada arquivo de dados XML que são importados.

Basta selecionar a opção importação de dados XML, que solicita o arquivo XML relacionado.

Na opção de importar dados, é preciso escolher entre as opções:

  • nova planilha;
  • planilha existente;
  • tabela XML em planilha existente.

Basta selecionar o que mais se adequa às necessidades de organização de arquivos da sua empresa e seguir os demais passos solicitados.

Emissor de nota fiscal para Produtor Rural da Sygma

O que é automatização fiscal? Como automatizar a recepção da XML da NF?

Todo o processo de importar XML gira em torno de uma simples necessidade das empresas: tornar seus processos mais ágeis, otimizados e livres de erros.

Por isso é importante que as empresas entendam os conceitos de automatização fiscal e a sua importância para a contabilidade do negócio.

A automatização fiscal é a adoção de sistemas, plataformas e softwares que facilitam a aplicação de processos nas empresas, otimizando a rotina.

Ainda nesse âmbito, a automatização da recepção do arquivo XML da nota fiscal é essencial para tornar o arquivamento mais rápido, bem como o compartilhamento das notas, e, ainda, evitar erros nos dados.

Para isso, basta garantir um sistema emissor de notas fiscais para contribuir com a sua contabilidade, como o Sistema Sygma.

Por que utilizar um software de gestão fiscal automatizado?

Profissional sorrindo falando ao telefone e usando notebook para importar XML

Foto: Shutterstock

Assim como diversas outras ferramentas que contribuem para a rotina de uma empresa, um software de gestão fiscal automatizado serve para trazer muito mais funcionalidade e praticidade para a rotina empresarial.

Ainda, as demandas contábeis de uma empresa exigem muita atenção, e uma gestão automatizada evita falhas humanas, que são normais.

Logo, uma gestão fiscal automatizada aprimora os processos e garante muito mais agilidade para a rotina empresarial – e mais uma série de benefícios, como vamos citar logo abaixo.

Benefícios de ter um sistema emissor fiscal compatível com XML

A gente lista para você o que a sua empresa ganha aderindo a um sistema emissor fiscal:

  • redução de custos;
  • maior produtividade;
  • foco e especialização no assunto;
  • melhor visualização e planejamento de estratégias fiscais.

Por último, ter arquivos em XML vai facilitar a gestão financeira diária da sua empresa, como ao fazer o livro caixa, relatórios e outros, especialmente quando se trata do Livro Caixa Digital do Produtor Rural (LCDPR).

Temos certeza que você já está pensando em procurar por um sistema emissor fiscal que contribua com a rotina da sua empresa!

Continue a leitura abaixo para conhecer um sistema completo e que vai mudar a gestão contábil do seu negócio.

Diferenciais da Sygma para te ajudar a administrar bem o seu negócio

Com a Sygma, emitir, armazenar, importar e gerir suas notas fiscais é muito mais fácil!

Você cadastra diversos emitentes no sistema e emite os mais variados documentos fiscais, tudo em um sistema intuitivo e fácil de usar.

Usando o emissor de nota fiscal eletrônica do Sistema Sygma, você pode emitir CTe, MDFe ou NFe rapidamente importando os dados do arquivo XML de outro documento: tudo de maneira ágil e evitando erros de digitação.

A Sygma confia tanto em nossas ferramentas para te ajudar a administrar bem o seu negócio que propõe um período de teste para você: experimente grátis por 15 dias e comprove toda a eficiência do nosso sistema!

Emissor NFCe Teste Gratuito

Conclusão

Uma das grandes vantagens da era dos documentos fiscais eletrônicos é a facilidade com que as informações podem ser reaproveitadas; chega de perder tempo digitando dados manualmente para importar XML e arquivando papel. 

Nós da Sygma estamos sempre atentos para criar novas facilidades nos sistemas, para que você tenha bastante tempo livre para fazer o que mais importa: administrar bem seu negócio!

Para mais dicas e informações, acesse o blog completo da Sygma.

EMITA SUAS NOTAS FISCAIS
COM TOTAL PRATICIDADE E CONFIABILIDADE.

O EMISSOR FISCAL SYGMA é fácil de usar e oferece funcionalidades como cálculo automático de impostos, integração com sistemas contábeis e muito mais. E você conta com o suporte técnico de nossos especialistas, 24 horas por dia, de domingo a domingo, sempre que precisar. Experimente o Emissor Fiscal Sygma e gere as notas fiscais com muito mais tranquilidade.
Se é SYGMA, você pode confiar.
Emissor de nota fiscal Sygma

Veja também:

MDFe dentro do estado obrigatório em Abril de 2020

MDFe intermunicipal será obrigatório em Abril de 2020

O Manifesto de Documento Fiscal Eletrônico (MDFe) tornou-se obrigatório em operações de transporte de cargas intermunicipal mesmo em operações dentro do estado. Saiba mais detalhes sobre esta mudança no MDFe intermunicipal.

Indique um amigo e ganhe uma mensalidade!

Indique um amigo e ganhe uma mensalidade!

A cada amigo indicado que contratar nosso sistema, você ganha desconto integral em uma mensalidade! Não perca tempo e aproveite essa oferta!

Comentários:

Deixe um comentário

Emissor de nota fiscal Sygma

Precisa de ajuda para emitir notas?

Experimente
Grátis!

Chega de sofrer sem suporte técnico!

Experimente nosso Emissor Fiscal por 15 dias e tenha suporte técnico 24 horas. Versões a partir de R$59/mês. Confira nossa qualidade!

Explore
Drag