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Livro caixa: o que é, para que serve e como fazer [Dicas]

Livro caixa: o que é, para que serve e como fazer [Dicas]

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Simbolizando livro caixa, pessoa segurando caneta e usando calculadora, que está sobre a mesa de um escritório que contém também: documentos, uma xícara e óculos de grau

Dentro dos conceitos mais usados na contabilidade empresarial, o livro caixa é uma das ferramentas mais importantes nas demandas contábeis.

Imprescindível para a organização financeira da empresa, independentemente do seu ramo de atividade, saber como preencher livro caixa faz parte das atribuições essenciais para o crescimento saudável do negócio, ajudando a manter o empreendimento na legalidade.

Com dados que devem ser facilmente identificáveis e de fácil análise, as informações presentes em um livro caixa devem ser anotadas de forma cronológica, e o formato dos registros podem ser da forma que melhor se encaixam nas operações do seu negócio.

No entanto, antes mesmo de saber o que deve estar presente nesse documento contábil, muitos empresários, principalmente os que estão começando, têm muitas dúvidas acerca dos conceitos principais e de como, de fato, compor um livro caixa.

Mais uma vez pensando em ajudar na organização contábil da sua empresa, Sygma Sistemas, especialista em emissão de notas fiscais, preparou um conteúdo especial que tira todas as suas dúvidas sobre esse tema!

Acompanhe o artigo abaixo para saber mais sobre como fazer livro caixa, para que serve esse item no cotidiano do seu negócio, e quem são os profissionais responsáveis pelo preenchimento e com qual frequência.

Desejamos uma boa leitura!

O que é o livro caixa? Como funciona?

Para auxiliar no registro das atividades contábeis de uma empresa, existe o livro caixa.

Compor esse documento exige um conhecimento dos dados que abrangem termos contábeis, como a escrituração do livro caixa: as informações que atestam as movimentações de capital do negócio.

Essas movimentações são de todas as naturezas financeiras, como dados bancários, fluxos de caixa, e demais outras demandas monetárias.

A categorização desses registros vai depender do porte da empresa e dos recursos que a empresa retém para o desenvolvimento do negócio, variando conforme o investimento aplicado, também.

O preenchimento pode ser com frequência diária, mensal ou anual, a depender da organização da empresa; quanto à sua estruturação, apesar de ser uma característica da empresa, possui alguns itens gerais, que vamos abordar melhor mais adiante neste artigo.

Para que serve o livro caixa? Entenda o objetivo do documento

Nota fiscal e calculadora

É por meio desse instrumento contábil que ficam registrados os números de entradas e saídas de recursos financeiros, que são a base para o desenvolvimento do negócio, e do pagamento de suas despesas.

Logo, esse livro trata de compilar dados como os pagamentos feitos em dinheiro pela equipe do financeiro, como contas de água e luz, telefone, materiais de escritório comprados, e diversas outras demandas.

Pode ser interessante incluir outros documentos obrigatórios no livro caixa, como notas fiscais e o Reinf.

Qual a diferença entre livro caixa e fluxo de caixa?

Sim, os termos são bem parecidos, mas existem distinções entre o livro e o fluxo de caixa.

Enquanto o livro é uma ferramenta para registro dos recebimentos e pagamentos feitos em dinheiro durante um período de tempo específico, o fluxo de caixa atua em uma outra vertente.

Nele, são declaradas as transações financeiras totais da empresa: atividades operacionais gerais, financiamentos, investimentos, e todos os outros tópicos de caráter gerencial do negócio.

Livro caixa: por que fazer?

Mulher de óculos de grau apontando para o monitor do computador, que contém uma tabela ou planilha. A mulher está preenchendo folhas de um fichário dividido por cores

Apesar da obrigatoriedade do livro acerca do caixa do negócio ser destinado apenas a alguns regimes tributários específicos, esse registro pode ser alimentado por todos os tipos de empresas — inclusive, essa prática é bem-vinda para todos os empreendimentos.

Isso porque, principalmente, essa ferramenta ajuda com a organização financeira de toda uma companhia, ajudando em um crescimento mais sustentável, correto e saudável do ponto de vista econômico.

Além disso, duas das obrigações fiscais da maioria das empresas é com a DRE, que é a Demonstração de Resultados de um negócio, e com o balanço patrimonial, e o livro caixa é um recurso que ajuda no preenchimento desses importantes documentos.

Também, o livro caixa ajuda as empresas a evitarem maiores problemas com a Receita Federal.

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Quando usar o livro caixa?

Sempre que for preciso consultar alguma operação financeira datada de um determinado período, o livro caixa é um item que facilita bastante essa auditoria.

Logo, ele acaba se tornando uma referência segura e confiável para a possível procura de informações e dados.

Ainda, para que seja feita uma administração correta de pagamentos feitos pela empresa, bem como suas atividades, é possível ter esse material como importante aliado.

Em demandas em que a empresa precise de suporte no controle da gestão financeira e na contabilidade, ainda, é um bom momento para usar o livro.

Empresas que devem fazer o documento

Como citado anteriormente, algumas empresas possuem o livro do caixa empresarial como uma obrigação fiscal, e são submetidas à entrega dos dados declarados nesse documento para a Receita Federal.

Empresas com uma receita bruta, no período anual, acima dos R$ 4,8 milhões devem apresentar o livro ao Fisco.

Além disso, as que se enquadram no regime de tributação do Simples Nacional também devem apresentar os valores declarados no fluxo do respectivo caixa. No livro, será importante manter uma relação das notas fiscais emitidas – tarefa que se tornará mais simples com o uso de um emissor de NF.

Livro Caixa Digital do Produtor Rural

Também no ramo da produção rural, o assunto do livro como ferramenta fiscal é importante, mesmo que receba uma sigla diferente: LCDPR.

O Livro Caixa Digital do Produtor Rural também funciona como um relevante instrumento de escrituração contábil para as empresas que atuam no ramo das operações rurais, com as mesmas funções do livro das empresas da outra categorização.

Isso porque o livro do produtor rural também funciona como uma apuração dos resultados obtidos pela empresa no campo, como receitas, despesas de custeio, investimentos, e demais outros dados.

Também é obrigação do produtor rural a entrega desse documento quando a soma bruta anual das atividades agrícolas sejam iguais ou superiores aos R$ 4,8 milhões – valores menores que esse podem ser de apresentação voluntária do livro caixa.

Nos casos de empresas que possuem mais de uma pessoa na área de exploração rural em questão, as receitas anuais devem ser divididas entre as partes atuantes.

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Como fazer um livro caixa?

Documento, simboliza o livro caixa, uma caneta e calculadora

Agora que você sabe o conceito principal deste item, é fundamental, também, saber como ter a sua própria versão do livro caixa.

Para fazer esse documento da forma correta, existem vários modelos e variações do livro, mas alguns dados básicos são considerados obrigatórios.

Confira abaixo quais informações são imprescindíveis para a declaração do livro da sua empresa:

Identificação

No início do livro, identifique a sua empresa pelo nome e com suas informações essenciais.

Logo, devem estar nessa página o número do CNPJ, o Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica, além do endereço completo e dados dessa natureza.

Datas

Outro ponto importante na escrituração do livro caixa são as datas.

O mais sugerido é que seja feito o registro diário das anotações de gastos, para que seja possível conferir as movimentações feitas no dia.

Ainda, a disposição das informações deve ser feita em ordem cronológica, o que facilita a consulta.

Histórico

Mais um tópico sobre como fazer um livro caixa: atente-se para a anotação correta de um histórico da empresa.

Ele serve para identificar qual o começo e o fim de uma transação, além do motivo pelo qual ela foi realizada.

Entradas

Sempre que a empresa tem recebimentos, eles devem ser registrados como as entradas.

Elas podem ser entradas feitas em dinheiro e também em débito na conta.

Saídas

Também uma parte da escrituração contábil de um livro caixa, as saídas devem ser registradas nesse importante documento.

Aqui, são registradas saídas monetárias que podem ter sido em dinheiro ou em crédito na conta.

Saldo final

Com o saldo final, é possível verificar a quantia exata da diferença entre as entradas e as saídas.

Assim, fica mais fácil saber quanto a empresa tem em caixa em um determinado período, ajudando a mensurar lucros e prejuízos possíveis.

Como preencher o livro de caixa de forma correta?

Uma pessoa segurando uma caneta sobre um documento enquanto usa um celular, e a outra pessoa usando uma calculadora e um notebook

Agora que você já sabe como deve apresentar os dados nessa ferramenta, deve estar pensando o que deve ser registrado no livro caixa, certo?

Existem alguns protocolos a serem seguidos para a padronização do preenchimento do livro, que seguem, fundamentalmente, os dados de estruturação que apresentamos logo acima.

Logo, o preenchimento em forma cronológica é a melhor opção, e que compreenda as informações solicitadas de entrada e de saída.

Ainda, devem ser consideradas as seguintes especificações:

  • a ordem de dados deve ser de forma crescente;
  • o livro não pode apresentar linhas em branco ou rasuras;
  • todas as páginas do livro caixa devem ser numeradas no rodapé;
  • também é obrigatória a apresentação de um termo de abertura e um de encerramento.

Também é importante que o profissional responsável pelo preenchimento do documento coloque cada operação em uma linha, identificando se é de entrada e saída.

Deixar em uma seção específica o registro de compras pagas com cheques de modalidade pré-datada, bem como a das vendas a prazo.

Dicas para uma boa gestão do livro caixa

O preenchimento do livro de caixa, bem como a sua estruturação organizada, padronizada, e assertiva, não é considerada difícil como a maioria das demandas fiscais e tributárias de uma empresa.

Considerando que é um trabalho de caráter minucioso, quando feito com atenção e veracidade nos dados registrados, a composição do livro de caixa se torna uma tarefa bem automática.

No entanto, existem algumas boas práticas que podem ajudar a empresa a performar uma boa gestão desse livro, contribuindo para o cumprimento de outras obrigações fiscais e, ainda, evitando problemas com a Receita Federal, o órgão fiscalizador.

Algumas dessas importantes dicas, direcionadas para qualquer tipo de empresa, são as que listamos logo abaixo:

  • mantenha sempre seus registros atualizados, com dados sempre em dia;
  • prepare uma organização que não gere confusão na densidade de dados;
  • para pagamentos de clientes ou juros pagos em contas de banco, além de outros recebimentos em dinheiro, devem ser registrados como débitos;
  • se a sua empresa é pequena, opte por um relatório que seja realizado por meio de uma planilha organizada e que garanta uma boa visibilidade geral do status do negócio;
  • sempre que possível, busque automatizar processos financeiros como o preenchimento do livro caixa, evitando erros que são parte da execução por meio da atuação humana.

Conte com a tecnologia do sistema Sygma

Para uma automatização de processos feita de forma prática e assertiva, Sygma Sistemas pode ajudar!

Com um software de gestão financeira operando na contabilidade do seu negócio, fica muito mais fácil o preenchimento dos dados desse documento.

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Conclusão

E então, ficou tudo certo com o assunto do livro caixa, para empresas e para produtores rurais?

Esse documento é uma importante ferramenta para que o desenvolvimento do seu negócio seja assertivo e saudável, considerando os investimentos, gastos e lançamentos gerais, que são imprescindíveis para acompanhar a situação financeira da empresa.

Além disso, a obrigatoriedade do livro de caixa recai sobre algumas empresas específicas, e é importante que o empresário esteja ciente dos critérios, atentando-se para seu regime tributário, o valor obtido pela sua renda bruta mensal, e fatores dessa natureza.

Por fim, com o livro caixa preenchido de forma regular e correta, fica mais simples manter a empresa sempre em dia com as solicitações e demandas do Fisco, evitando a irregularidade tributária.

Esperamos que esse artigo tenha ajudado você! Não deixe de compartilhar com outras pessoas que possam se interessar!

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