A Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica faz parte da rotina de milhares de negócios por todo o Brasil, e é um requisito básico dentro da contabilidade empresarial — não somente a sua emissão, mas também saber como baixar XML de NFCe.
Isso porque o arquivo em formato XML é a mais eficiente otimização para leitura de documentos dessa natureza, padronizando o envio e o armazenamento das notas fiscais, com uma formatação única e igual para todos os ramos de negócios.
Ainda, com um arquivo XML, fica muito mais fácil consultar e compartilhar as notas fiscais com clientes e fornecedores, além de ser o formato padrão para reconhecimento do documento em sistemas emissores de notas eletrônicas.
Logo, baixar o XML da nota fiscal é um assunto de grande interesse na contabilidade das empresas, e estar por dentro das principais considerações acerca deste tema ajuda a manter o seu negócio em conformidade com a legislação tributária.
Mas como fazer o download da nota nesse formato? Apenas a versão em PDF não é suficiente? Qual a importância desse tipo de arquivo e por que ele se aplica em notas fiscais eletrônicas?
Essas e outras dúvidas são comuns para quem está iniciando no assunto — e Sygma Sistemas está aqui para ajudar você com essa demanda!
Somos especialistas em emissão de notas fiscais para empresas e produtores rurais, e nossa expertise permite reunir, aqui neste artigo, todas as informações que você deve saber sobre esse tema.
Acompanhe abaixo para saber como baixar XML de NFCe, como usar a chave de acesso para consulta, e demais questões que possam surgir.
Boa leitura!
Por que baixar XML da NFCe?
O formato em XML, sigla para Extensible Markup Language, garante que a nota fiscal eletrônica esteja padronizada para uma consulta mais simples, e efetiva, de documentos de valor fiscal, sempre em conformidade com a legislação vigente.
Por meio do XML, uma NFCe, e outros tipos de notas fiscais, ficam padronizados de acordo com a solicitação do Fisco, com tags e códigos que descrevem a transação comercial envolvida, e garante a sua veracidade.
Logo, baixar arquivos XML é estar em conformidade com o formato que mais faz sentido para as suas demandas fiscais, agilizando processos e, principalmente, evitando ter que digitar dados das notas para entrada no sistema contábil que a sua empresa utiliza.
Ainda, são outras vantagens que esse formato de nota fiscal proporciona:
- mais segurança;
- maior precisão nos dados coletados;
- auxílio na conferência dos documentos para auditorias;
- contribui para uma melhor organização de impostos pagos e vendas;
- traz maior facilidade para a utilização de ferramentas de controle e de gestão contábil.
Como saber se o CNPJ/CPF é participante da NFC-e (Nota do consumidor)
Apesar de uma característica comum à maioria das empresas, nem toda pessoa jurídica é participante do programa de Nota do Consumidor.
Quando estas empresas não fazem parte dessa exigência tributária, saber como baixar arquivos XML deve somente fazer parte dos conhecimentos fundamentais da contabilidade empresarial, mas sem a responsabilidade da emissão nesse formato.
No portal da Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do seu estado, é possível, além de fazer o download da nota fiscal em seu formato XML, verificar se o Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica da nota em questão é parte do programa de nota do consumidor.
Esse participante pode ser tanto o CNPJ do emitente ou do destinatário, bem como para empresas que trabalham com transporte de cargas.
Como baixar XML de NFCe?
Saber como baixar XML de NFCe não é uma tarefa muito complexa — na verdade, o pré-requisito básico envolve, primeiramente, a emissão da nota fiscal eletrônica.
Para isso, é imprescindível contar com um sistema emissor de notas fiscais que seja eficiente, automatizado, e que proporcione a geração de uma nota verídica e de completa validade fiscal.
Além de um emissor de notas, o contribuinte também precisa de um CNPJ que esteja ativo e que seja aprovado pela SEFAZ do estado.
Também, a empresa deve possuir um certificado digital para a assinatura da nota fiscal eletrônica, podendo ser do tipo A1 ou A3.
Não conhece as diferenças entre esses dois tipos de certificados? Apresentamos aqui as principais características entre cada uma das categorias; faça uma análise para escolher a melhor alternativa para o seu negócio:
| Certificado A1 | Este é um arquivo de computador, que fica armazenado no dispositivo onde foi instalado no momento da aquisição do item. Pode ser copiado para mais de um local, mas não pode ser utilizado em dispositivos móveis, como celulares. |
| Certificado A3 | Já este outro tipo de certificado é em formato de mídia, como um token, um pen drive ou um cartão, e o dispositivo que o receber deve estar preparado para a leitura do mesmo, por meio de softwares de certificação digital específicos. |
Destacamos que todos os empreendedores devem possuir um certificado digital emitido por uma Autoridade Certificadora credenciada, conforme determina a legislação tributária de cada estado.
Como exceção ao uso da certificação, temos somente os MEIs, Microempreendedores Individuais.
Logo abaixo, separamos um passo a passo resumido de como baixar XML de NFCe; confira:
1. Identifique a chave de acesso da nota fiscal do consumidor (NFC-e)
Para que seja possível baixar o XML da nota fiscal, um dos pré-requisitos necessários é a Chave de Acesso do documento.
Essa é uma composição numérica em forma de sequência, compreendendo 44 dígitos que ficam localizados em espaço bem visível na nota fiscal, logo no rodapé do documento.
Você pode encontrar a chave de acesso junto ao número e série da sua nota.
Essa sequência de números é exclusiva de cada nota, variando a combinação dos números apenas quando uma outra nota é emitida.
Entenda mais sobre o DANFCE
Não tem como falar da chave de acesso da nota fiscal sem falar do seu DANFCE correspondente, que é o Documento Auxiliar da Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica.
Esse documento é a versão impressa e simplificada de uma nota fiscal, apresentando um formato visual e objetivo das principais informações que atestam uma operação de compra ou a prestação de um serviço.
Ainda, o DANFCE é um documento que deve acompanhar a mercadoria durante todo o processo de entrega, chegando até o destinatário final.
2. Obtenha o certificado digital do CNPJ/CPF da pessoa participante da NFC-e
Outro pré-requisito para saber como baixar XML de NFCe é a identificação do certificado digital do CNPJ ou CPF envolvido na transação em questão.
Quando falamos da categoria de “pessoa participante”, pode ser, como citamos acima, o destinatário ou o seu emitente.
Se o certificado digital não for fornecido no momento em que o contribuinte deseja consultar a nota, o documento fica visível, mas sem a possibilidade de emissão dele em arquivo XML.
O certificado digital é a identificação eletrônica de uma pessoa ou empresa, funcionando como uma espécie de carteira de identidade virtual e que permite a assinatura de documentos no meio digital com a mesma veracidade da assinatura física.
3. Acesse o Portal da Nota Fiscal Eletrônica da Sefaz estadual
Há um portal disponibilizado pela Secretaria de Fazenda de cada estado, e é por ele que você faz a consulta de notas fiscais e pode baixá-las.
Aqui, é importante destacar que só é possível fazer download de uma nota acessando o portal da Sefaz de onde a nota foi emitida originalmente.
Com a chave de acesso da nota fiscal em mãos, o contribuinte deve acessar o site da Sefaz de interesse (como este, do estado de Mato Grosso) e preencher o campo com a sequência numérica, e confirmar que não é um robô por meio do CAPTCHA.
Com essa etapa concluída com sucesso, pode-se avançar para o próximo passo.
4. Para baixar a nota, instale o certificado digital (e-CNPJ) no navegador
Com o acesso efetuado, o contribuinte já consegue verificar todos os dados sobre a NFC-e descritos no documento.
Se é de interesse do contribuinte fazer download desta nota, no entanto, é preciso ter instalado no seu computador o seu certificado digital na modalidade e-CNPJ, que é a identificação para pessoas jurídicas.
É esse certificado que confirma a identidade de uma empresa, bem como a autenticidade dos dados dela ali descritos.
A emissão de um certificado digital e-CNPJ deve ser feito por uma entidade certificadora credenciada ao ICP-Brasil, e autorizada pelo Governo Federal.
Já tem o certificado digital instalado no seu computador?
Se você já possui o e-CNPJ habilitado para uso no seu dispositivo, após acessar a nota, basta clicar na aba de download do documento, e baixar a sua NFC-e em formato XML.
Como fazer download do XML da NFC-e por e-mail?
Ainda, além de saber como baixar XML de NFCe, o contribuinte também deve ter conhecimento do procedimento aplicado para que a nota possa ser compartilhada por correio eletrônico.
Isso porque é previsto em lei que o documento em formato XML da nota fiscal eletrônica deve ser enviado ao cliente relacionado após a emissão por e-mail.
O processo de emissão é o mesmo: usando o seu sistema emissor de notas fiscais, gere o documento no formato XML e o envie pelo correio eletrônico, com o endereço de e-mail do cliente.
Para baixar a nota na plataforma de e-mail, basta solicitar o download do arquivo no final do corpo do e-mail, na seção de anexos.
Leia mais: Recusa da nota fiscal: tipos, regras, prazo, como fazer e consultar.
Como baixar XML NFC-e em lote?
Quando a empresa opera com a emissão de muitas notas fiscais, ter a opção de fazer esse download em lote facilita muito as demandas financeiras do negócio, tornando o processo mais ágil e otimizado.
No caso de download da nota, em formato XML, em grandes quantidades, o site da SEFAZ não oferece uma funcionalidade específica para tal; logo, essa demanda não é realizada de forma gratuita com suporte do Governo.
Por isso, é fundamental verificar se o seu sistema emissor de notas fiscais oferece o recurso de baixar XML NFCe em lote — se essa opção é afirmativa, dentro do seu software de notas, basta selecionar o período das notas de interesse, e fazer o download em lote.
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Durante a leitura desse artigo, você pôde perceber que não somente é importante saber como baixar XML de NFCe, mas poder contar com um sistema eficiente de emissão de notas nesse formato de arquivo.
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Conclusão
Saber como baixar XML de NFCe é um requisito essencial para ajudar com o controle financeiro da sua empresa.
Esse tipo de demanda destaca a importância de acompanhar a emissão e envio das notas, bem como o preenchimento correto dos dados e o compartilhamento do documento com o seu cliente ou fornecedor.
Ainda, a conversão da nota fiscal eletrônica em formato XML é o que garante a padronização dos dados na estrutura ali apresentada, bem como o armazenamento correto das notas para possíveis consultas futuras.
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