Para acompanhar uma transação de compra e venda, a nota fiscal é imprescindível, estando junto com o produto em questão e atestando a veracidade daquela operação.
Junto da nota fiscal, anexado à encomenda que chega para o consumidor em casa, vem um documento que se assemelha muito à nota e que, muitas vezes, confunde muita gente: o DANFE.
Com a função de facilitar a comprovação de recebimento do produto, o DANFE é uma simplificação impressa da nota fiscal, com sua emissão obrigatória para todo tipo de compra online.
Apesar de ter suas funções muito bem definidas, e a sua importância destacada, é normal que as pessoas que não saibam o que significa DANFE acham que se trata da mesma coisa do documento de nota fiscal.
É para acabar de vez com essas dúvidas que a equipe da Sygma Sistemas preparou esse conteúdo especial!
Abaixo, você encontra um guia completo sobre o DANFE, suas diferenças com relação à nota fiscal, e o que precisa ser descrito nesse importante documento.
Acompanhe até o final e boa leitura!
O que é DANFE e para que serve?
Sigla para Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, o DANFE já carrega em sua denominação sua função principal: a de prestar auxílio na consulta da nota fiscal de determinado produto, emitida em formato digital.
Logo, se pudermos resumir esse documento, ele seria uma versão simplificada e gráfica da NF-e.
Aqui, é importante lembrar que o DANFE não substitui a nota fiscal eletrônica, e ela continua sendo indispensável para comprovar a venda de determinado produto, como é previsto em lei.
O DANFE apenas facilita o acesso aos dados presentes na nota fiscal, seja para uma consulta posterior, para a verificação da carga em seu transporte, ou para armazenamento, tanto para o consumidor quanto para a empresa que vendeu a mercadoria.
DANFE: o que é?
Em formato físico, o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica é a versão resumida da NF-e, e em seu conteúdo é possível consultar a chave de acesso para a visualização da nota fiscal completa, inclusive em formato XML.
Por isso é importante destacar o caráter simplificado do DANFE: ele não contém todos os dados previstos na NF-e.
Logo, se a pessoa interessada deseja verificar informações tributárias completas e impostos detalhados, é preciso checar a nota fiscal eletrônica – e isso é feito por meio do DANFE. É justamente por isso que emitir nota fiscal para produtores rurais, por exemplo, se torna mais fácil quando feito por meio de softwares especializados, como o emissor de NFe de produtores rurais da Sygma.
E o que não é DANFE?
Apesar de ainda causar confusão, principalmente para quem não lida diretamente com a contabilidade e a emissão de notas, o DANFE não é a nota fiscal eletrônica que comprova a venda de uma mercadoria.
Ter ciência disso acaba trazendo mais características essenciais a se saber sobre o DANFE.
Por exemplo: o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica não substitui a nota e nem possui valor fiscal.
Isso quer dizer que o DANFE não precisa ser arquivado por 5 anos, que é o tempo mínimo estipulado para que uma nota fiscal fique armazenada.
Na hora de prestar algum tipo de conta à Receita Federal, por exemplo, o valor fiscal de determinada venda será constatado pela nota fiscal eletrônica, e não pelo DANFE.
Qual a função do DANFE?
A principal função do DANFE é comprovar que existe uma nota fiscal verídica atestando a compra da mercadoria em questão; um não existe sem o outro.
Mesmo com a digitalização das notas fiscais, o DANFE se faz essencial para esse suporte físico, sendo a primeira consulta antes do interessado usar a chave de acesso presente nesse documento para a leitura completa da nota fiscal em um dispositivo eletrônico.
Também, para evitar qualquer tipo de problema com a comprovação de qualquer compra e venda, é importante ter a declaração dessa operação de forma impressa (com o DANFE) além do seu formato virtual (com a NF-e).
Entre outras funções do DANFE, também podemos destacar sua atuação no recolhimento da assinatura do destinatário na hora da entrega da mercadoria, sendo o principal comprovante dessa operação.
O que é DANFE simplificado?
O DANFE simplificado se diferencia do DANFE que compreendemos melhor logo acima justamente pelo seu formato de apresentação.
Na forma de uma etiqueta, esse DANFE fica afixado no pacote da mercadoria entregue, com algumas informações resumidas do Documento Auxiliar da Nota Fiscal impresso.
É preciso se atentar para algumas especificidades do DANFE simplificado, que segue algumas regras para que ele acompanhe a mercadoria em seu processo de entrega:
- a largura mínima do papel para impressão deve ser de 55 milímetros;
- a fonte do texto na etiqueta não deve ser menor do que o tamanho 6;
- os títulos impressos na etiqueta devem estar em letra maiúscula e em negrito;
- o código de barras do DANFE simplificado deve estar completamente legível para leitura;
- a chave de acesso da NF-e deve estar presente no DANFE simplificado, no canto superior direito do papel.
Qual a diferença de DANFE e nota fiscal?
Talvez a pergunta que mais gere dúvidas, principalmente depois de saber mais sobre as funções do Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica: no que o DANFE se difere da tradicional nota fiscal?
Como sabemos que o DANFE é o formato resumido da comprovação fiscal de uma operação de compra e venda, sua principal diferença com relação à NF-e é seu grau de importância tributária.
A nota fiscal eletrônica é o documento que, de fato, representa uma transação comercial, tendo valor de consulta e confirmação para a Receita Federal, devendo constar nos registros contábeis de uma empresa.
Logo, é a NF-e que tem maior valor, inclusive com a sua legalidade atestada por meio da assinatura de uma certificação digital.
E qual a diferença entre DANFE e DACTE?
Antes de sabermos a diferença entre esses dois importantes documentos, é essencial saber o que é o DACTE.
Assim como o DANFE, o DACTE também é um documento auxiliar: ele é o Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico, e serve para:
- acompanhar a mercadoria em todo o seu percurso de transporte;
- prestar auxílio na escrituração das operações que são documentadas por CTes;
- conter em sua descrição a chave de acesso do Conhecimento de Transporte Eletrônico;
- colher a assinatura do destinatário do produto ou do tomador da entrega, no caso de recebimento por terceiros.
Já deu para ter uma noção de que os dois documentos, apesar de sua função auxiliar, são bem diferentes entre si, certo?
O DANFE é responsável por representar a simplificação da nota fiscal eletrônica, acompanhando fisicamente a mercadoria a ser entregue.
O DACTE cumpre o mesmo papel, mas para representar o Conhecimento de Transporte Eletrônico, imprescindível para a entrega de produtos em estados distintos do de origem da compra.
Onde fica o DANFE na nota fiscal?
Como se tratam de documentos distintos, o DANFE não fica presente na nota fiscal.
O Documento Auxiliar é uma versão simplificada da nota fiscal, apresentando alguns dos dados que estarão descritos de forma detalhada na NF-e.
Para acessar a nota fiscal eletrônica por meio do DANFE, basta verificar a chave de acesso presente no documento.
Essa sim tem uma localização: logo no topo do DANFE, ao lado do código de barras. Quem usa um software para emitir NFe para produtor rural pode conseguir esses dados de forma muito mais facilitada por meio de buscas simples. Conheça a solução da Sygma.
Quais são os tipos de DANFE?
Dividido em alguns formatos diferentes, existem mais de um tipo de DANFE; confira abaixo:
- Normal, seguindo as diretrizes de envio do DANFE;
- Impressos em contingência, impresso quando a empresa não consegue, por algum motivo, se conectar com o servidor da Secretaria de Fazenda;
- Simplificado, que, como explicamos acima, é a versão em etiqueta do DANFE;
- DANFE NFC-e, que é um tipo de DANFE com QR code, facilitando a consulta por meio de dispositivos de leitura de imagem, como smartphones e tablets;
- Mensagem eletrônica, que é o DANFE enviado por e-mail.
Leia mais: Recusa da nota fiscal: tipos, regras, prazo, como fazer e consultar.
O que deve constar no DANFE: itens obrigatórios de um DANFE
Para auxiliar de forma correta na consulta à nota fiscal eletrônica, um DANFE precisa, obrigatoriamente, contar com os elementos abaixo:
- valores;
- código de barras;
- chave de acesso;
- dados do emissor;
- número de folhas;
- dados do destinatário;
- dados da transportadora;
- códigos como CST e NCM;
- data e horário de saída da mercadoria;
- o nome DANFE bem visível e de fácil identificação.
Acessando o Manual de Orientação do Contribuinte, é possível verificar todas as exigências e restrições legais com relação à composição do DANFE, e conferir mais informações sobre esse importante documento.
Cuidados com o Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE)
Confira abaixo algumas orientações com relação ao DANFE, desde a sua emissão até o que deve ser feito após a entrega da mercadoria:
Só pode existir um DANFE para cada NF-e
Assim como só existe uma nota fiscal por entrega de pacote de mercadorias, também só pode existir um Documento Auxiliar para cada NF-e.
Isso porque a chave de acesso presente no documento é única, identificando apenas uma nota.
Por quanto tempo guardar o DANFE?
De acordo com o que recomenda a Receita Federal, documentos de valor fiscal devem ser guardados por, no mínimo, 5 anos, para casos de consultas, auditorias fiscais, e demais situações.
Porém, como o DANFE não possui validade fiscal, ele não precisa ser guardado por tanto tempo, podendo ser descartado se a nota fiscal eletrônica já estiver arquivada.
E o canhoto do DANFE assinado pelo cliente?
A opção mais indicada é guardar essa assinatura para o caso de alguma solicitação do Fisco, atestando a entrega e a veracidade da operação.
Quem precisa emitir o DANFE?
A empresa emissora da nota fiscal é a responsável por gerar, também, o DANFE, prestando contas à Secretaria de Fazenda e disponibilizando o documento para o cliente que irá receber a mercadoria.
A emissão da DANFE e, também, da nota fiscal eletrônica, pode ser feita por meio de um sistema emissor de notas fiscais, que auxilia na contabilidade da empresa e garante que essa demanda seja executada de maneira correta.
Como consultar DANFE online?
Acessando o Portal da Fazenda é possível consultar o DANFE em caso de perda do documento, extravio, ou qualquer outro motivo que impeça a nova impressão do documento auxiliar.
Nesse site, basta digitar a chave de acesso e verificar o arquivo.
XML, NF-e, DANFE e PDF
Termos muito presentes em toda a definição e funções do DANFE, é importante saber o que significam cada um desses formatos.
XML significa eXtensible Markup Language, sigla em inglês para designar um formato de arquivo que organiza e hierarquiza os dados.
As notas fiscais eletrônicas são emitidas nesse formato.
Já os PDFs são documentos em formato digital e portátil; o DANFE é impresso nesse tipo de arquivo.
Possíveis problemas com DANFE: o que fazer?
Quando o documento sofre com algum tipo de problema, é comum que o responsável pela sua impressão ou transporte tenha dúvidas sobre o que fazer.
Listamos abaixo alguns dos problemas comuns relacionados ao DANFE, para você tirar suas dúvidas:
DANFE extraviado durante o transporte do produto ou mercadoria
A prioridade, em casos assim, é a reimpressão do arquivo DANFE no momento em que for identificado o extravio.
Nenhuma mercadoria deve circular sem esse documento, por isso é importante se atentar para a presença do DANFE em todos os pacotes.
Emissor impedido de gerar o DANFE
Situações como essa, onde a empresa ou o emissor responsável está impedido de emitir o Documento Auxiliar, nós chamamos de contingência.
Para garantir que a mercadoria circule mesmo em casos assim, a empresa deve utilizar um Formulário de Segurança para Impressão do Documento Auxiliar, com o propósito de gerar o DANFE.
Como emitir DANFE? CNPJ ou MEI
Na hora de emitir o DANFE, o processo é o mesmo para CNPJ ou MEI, com distinção apenas no produto e na descrição dele.
Confira abaixo o passo a passo para a emissão desse documento:
- use o mesmo emissor de notas fiscais que você usa para emitir NF-e;
- preencha o documento com as informações que forem solicitadas;
- selecione a NF-e que será correspondente a esse DANFE;
- imprima ou encaminhe seu DANFE online.
Viu só? É simples obter o DANFE, principalmente se você conta com um emissor de notas fiscais eficiente e integrado com a contabilidade do seu negócio!
Conclusão
Agora você tem um guia completo de o que é DANFE e tudo o que você precisa saber sobre esse documento!
Essencial para manter a contabilidade da sua empresa em dia, saber da importância desse documento evita que você envie mercadorias sem o acompanhamento do DANFE, e reduz as chances de problemas com o Fisco.
Na hora de escolher o sistema emissor de notas fiscais da sua empresa, conte com a eficiência da Sygma Sistemas!
Para mais informações e dicas contábeis, acesse o blog da Sygma Sistemas, clicando aqui.
