A nota fiscal eletrônica é um dos documentos mais utilizados pelos brasileiros, e seu formato digital contribui com a agilidade nos processos das empresas, bem como facilita a gestão contábil e reduz os custos. Dentro dos diversos elementos que compõem a NF-e, a chave de acesso da nota fiscal é uma informação essencial.
É ela quem dá acesso à nota fiscal, sendo única em cada documento, e é usada para consulta da NF-e.
Com ela, é mais fácil conferir o documento e mantê-lo armazenado pelo período de 5 anos previsto em Lei.
Por se tratar de uma condição relativamente nova, muitos empresários ainda ficam confusos com a chave de acesso, não sabendo bem onde encontrá-la e tendo problemas com a organização tributária.
Para esclarecer esse assunto, que tal conhecer tudo sobre a chave de acesso da nota fiscal?
A Sygma Sistemas, sua solução para emissão de documentos fiscais e gestão de negócios, preparou um guia completo para te informar sobre esse tema.
Acompanhe até o final e boa leitura!
O que é a chave de acesso da nota fiscal?
Uma sequência numérica composta por 44 dígitos, a chave de acesso da nota fiscal é única e, além de presente na NF-e, pode ser encontrada no arquivo XML da nota e no DANFE, que é o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica.
Concedendo mais segurança para os documentos emitidos justamente por não existir duas chaves de acesso iguais, fica fácil distinguir uma nota da outra, trazendo menos confusão para a contabilidade da sua empresa.
Em resumo, a chave de acesso da nota fiscal é um código que permite o acesso do documento de nota fiscal, bem como o seu download para armazenamento e consulta.
É importante também, nesse tópico, ter ciência da Portaria RFB 849/2020, que revogou desde 1° de julho de 2020 o acesso aos dados e informações relativos à NF-e por terceiros.
O que isso quer dizer?
Significa que não é mais permitido consultar os dados completos da NF-e e baixar o seu respectivo XML sem um certificado digital, atualizado e funcional.
Isso trouxe mais segurança para os documentos eletrônicos, bem como para a contabilidade das empresas.
Leia também: Como preencher nota fiscal eletrônica: passo a passo e dúvidas frequentes.
Para que serve a chave de acesso da nota fiscal?
Com a chave de acesso, as operações comerciais e os registros contam com maior rapidez na sua execução e consulta.
Isso porque não é preciso passar por várias etapas de verificação para consultar a nota fiscal eletrônica completa.
Além disso, ela identifica cada nota, funcionando como uma espécie de RG do documento, trazendo caráter exclusivo para cada emissão.
É também a chave de acesso que permite a consulta ao arquivo XML, que é a versão digital da nota fiscal.
Em suma, a chave de acesso da nota fiscal eletrônica é muito importante para que as empresas mantenham sua contabilidade organizada, tendo uma gestão financeira eficiente e evitando problemas com o Fisco.
Esta informação também consta em outros arquivos, como ao emitir a contra-nota para produtor rural.
Como é formada a chave de acesso de uma NF-e?
Os 44 dígitos da chave de acesso da nota fiscal não é uma formação automática de números aleatórios.
Cada parte desses números corresponde a dados que são importantes sobre a nota fiscal em questão, e também sobre a empresa.
Que tal explorarmos um pouco sobre o significado de cada um desses dígitos?
Em ordem de aparição, confira o que quer dizer cada um dos números:
- 2 primeiros dígitos: cUF, que é o Código da Unidade Federativa em que a empresa que está emitindo a NF-e está localizada;
- 4 dígitos: AAMM, sendo o ano e o mês em que a nota foi emitida;
- 14 dígitos: o número do Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica, ou seja, o CNPJ da empresa;
- 2 dígitos: o mod, ou modelo da NF-e;
- 3 dígitos: a série da nota fiscal eletrônica;
- 9 dígitos: nNF, o número da nota fiscal eletrônica;
- 1 dígito: tpEmis, configurando o tipo de emissão do documento;
- 8 dígitos: cNF, que é o código numérico da chave de acesso;
- 1 dígito: cDV, que é o dígito verificador da chave de acesso da NF-e.
Para ajudar na hora de consultar a sua chave de acesso, confira abaixo quais os códigos da Unidade Federativa destinados para cada Estado e o Distrito Federal:
- 11: Rondônia – RO;
- 12: Acre – AC;
- 13: Amazonas – AM;
- 14: Roraima – RR;
- 15: Pará – PA;
- 16: Amapá – AP;
- 17: Tocantins – TO;
- 21: Maranhão – MA;
- 22: Piauí – PI;
- 23: Ceará – CE;
- 24: Rio Grande do Norte – RN;
- 25: Paraíba – PB;
- 26: Pernambuco – PE;
- 27: Alagoas – AL;
- 28: Sergipe – SE;
- 29: Bahia – BA;
- 31: Minas Gerais – MG;
- 32: Espírito Santo – ES;
- 33: Rio de Janeiro – RJ;
- 35: São Paulo – SP;
- 41: Paraná – PR;
- 42: Santa Catarina – SC;
- 43: Rio Grande do Sul – RS;
- 50: Mato Grosso do Sul – MS;
- 51: Mato Grosso – MT;
- 52: Goiás – GO;
- 53: Distrito Federal – DF.
Analisando cada um dos propósitos dos dígitos, fica mais fácil identificar o padrão presente nas chaves de acesso das notas fiscais emitidas pela sua empresa, certo?
Ainda explorando os dígitos que compõem a chave de acesso da nota fiscal eletrônica, vamos saber mais sobre o dígito verificador presente na sequência.
Cálculo do Dígito Verificador
Para saber qual deve ser o dígito verificador da sua nota, é feito um cálculo com todos os 43 números restantes da chave.
Assim, teremos nesse cálculo:
Código da UF + Data da emissão + CNPJ da empresa emitente + Modelo + Série + Número da NF-e + Código numérico
De acordo com o Manual de Orientações do Contribuinte, que você pode consultar no site da Fazenda, o cálculo de dígito verificador é feito pelo módulo 11 dos 43 primeiros algarismos.
Aqui, deve ser multiplicado cada algarismo, sempre da direita para a esquerda, pelos multiplicadores 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9.
Depois disso, deve ser feita a soma de todos os resultados, e dividir esse total por 11.
O número do dígito verificador será o resultado da diferença entre 11 e o resultado da divisão.
Como encontrar a chave de acesso da nota fiscal eletrônica?
Agora que temos maior conhecimento sobre a chave de acesso da nota fiscal e o significado de cada um desses dígitos, fica claro que é impossível prever como será a formação dos 44 números que compõem a chave.
Quando o recebimento da nota não acompanha a DANFE, fica mais complicado acessar a chave e conseguir checar a nota.
Nesse tipo de caso, e em outras possíveis problemáticas, existem outras formas de encontrar a chave de acesso da nota fiscal. Lembre-se que no caso da recusa da nota fiscal a chave de acesso torna-se inválida.
Confira abaixo essas soluções:
No portal da SEFAZ
É possível verificar o número da chave de acesso por meio do portal da Secretaria de Fazenda, acessando o site.
Para realizar essa consulta, é importante ter em mente que é necessário o uso do Certificado Digital, atualizado.
Esse é um método que talvez não seja o mais prático, considerando que as consultas são feitas uma a uma, o que pode atrasar o acesso quando são vários documentos.
Solicitar ao fornecedor
No caso de uma compra realizada ou um serviço prestado que não foi acompanhado pela nota fiscal eletrônica, é possível entrar em contato com o fornecedor em questão e solicitar a DANFE.
Como sabemos que o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica conta com a chave de acesso em suas informações, você consegue ter o número em mãos com esse arquivo.
Enviar a nota fiscal, seja por e-mail ou por outro método de envio, é dever do fornecedor, e direito do solicitante ter essa documentação.
Arquivo SPED fiscal
O SPED fiscal é um programa de aceleração de crescimento, criado pelo Governo Federal, que tem como objetivo comprovar as entregas das obrigações de uma empresa.
Ele compreende:
- inventário;
- registros de clientes;
- dados sobre o estoque da empresa;
- informações sobre compras de insumos;
- apuração das operações no setor de produção;
- entre outras informações.
Se a sua empresa já aderiu ao SPED, você pode usá-lo para consultar as chaves de acesso das suas notas fiscais.
Nesse programa, ficam registradas todas as notas fiscais emitidas, bem como seus arquivos XML e, claro, as respectivas chaves de acesso.
Sistema de gestão de documento eletrônico
Ter uma solução de emissão de notas fiscais eletrônicas, mais do que prestar suporte na consulta às chaves de acesso, é essencial para uma eficiente gestão contábil da sua empresa.
Leia também: como funciona a contabilidade de um agronegócio.
A Sygma Sistemas está há mais de 29 anos no mercado, ajudando na organização fiscal e desenvolvimento de diversas empresas pelo Brasil.
São mais de 12.000 usuários satisfeitos!
Com o sistema Sygma, você:
- emite notas fiscais eletrônicas (NFe);
- emite também Manifesto Eletrônico para Empresas e Produtor Rural (MDFe);
- emite conhecimento de transporte (CTe)
- conta com suporte técnico 24 horas;
- garante cadastro ilimitado de empresas.
Leia também: Manifesto eletrônico: qual a importância e como emitir?
Com planos de baixo custo, você escolhe o que melhor se adequa ao seu negócio e garante muito mais agilidade e organização para a contabilidade da sua empresa.
Para os produtores rurais, o sistema Sygma ainda conta com Livro Caixa para Produtor Rural com rateio e importação automática.
Leia também: LCDPR: tudo sobre o livro caixa do Produtor Rural.
Tudo isso em uma plataforma simples de usar!
Imagine ter em sua empresa um sistema completo, que ainda envia automaticamente suas notas fiscais aos clientes, e ainda conta cálculo automático de impostos e com a possibilidade de imprimir chave de acesso da nota fiscal, trazendo diversos benefícios para a sua contabilidade?
Conclusão
Conhecer as exigências e particularidades das notas fiscais eletrônicas não deve ser apenas tarefa do seu contador.
O empresário deve ter em mente como funcionam esses processos, a fim de estar atualizado sobre o que acontece na gestão contábil da empresa.
Logo, ter esse conhecimento básico sobre a chave de acesso da nota fiscal eletrônica é essencial para não ficar perdido na hora de consultar a NF-e.
Poder contar com soluções tecnológicas facilita esse processo e agiliza as demandas financeiras do seu negócio!
Ter uma solução automatizada para consulta e download das notas fiscais eletrônicas, como o Sygma Sistemas, é ajudar no desenvolvimento da sua empresa.
Conte com benefícios como:
- redução de custos;
- gerenciamento de documentos fiscais;
- agilidade na consulta da nota fiscal eletrônica;
- segurança na proteção e armazenamento dos seus documentos;
- entre outros.
Especializado nas demandas do produtor rural, o sistema Sygma oferece ainda diversas soluções para que o seu negócio tenha uma contabilidade completa e sem problemas!
Uma automação para a sua emissão de notas fiscais ainda respalda a sua empresa em casos de perdas e notas frias emitidas contra o CNPJ.
Conte com o auxílio da Sygma para ajudar a cuidar da administração rural e da contabilidade do seu negócio. Fique em dia com o Fisco e evite problemas contábeis para a sua empresa!
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