O transporte de cargas exige atenção a diferentes documentos fiscais, responsáveis por comprovar a regularidade da operação e facilitar a fiscalização durante o trajeto.
Entre eles está o DACTE, documento que acompanha a mercadoria e reúne as principais informações do Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e).
Apesar de fazer parte da rotina de transportadoras, embarcadores e profissionais da área fiscal, ainda existem dúvidas sobre sua função, obrigatoriedade e forma correta de emissão.
Neste conteúdo, você vai entender o que é o DACTE, quem deve emiti-lo, quais informações constam no documento e quais cuidados são necessários para evitar erros, multas e atrasos no transporte. Vamos lá?
O que é o DACTE?
Sigla para Documento Auxiliar do Conhecimento do Transporte Eletrônico, o DACTE é uma representação física do CTe, como mencionamos acima.
Graças a emissão do DACTE, a consulta ao documento digital de Conhecimento de Transporte Eletrônico fica muito mais simples: com a versão impressa dele, é possível verificar a chave de acesso que vem no código de barras.
Todo veículo em circulação com cargas deve conter o DACTE das mercadorias transportadas.
Os postos de fiscalização costumam solicitar o documento ao motorista, como comprovação da licença de transporte e a veracidade das mercadorias ali presentes.
Quais as principais características desse documento?
Para manter o seu empreendimento bem longe das multas, e a sua contabilidade em situação regular, é importante conhecer características presentes no DACTE, como:
- pode ser reimpresso e reproduzido;
- as informações contidas devem estar legíveis;
- só pode ser emitido depois que o CTe for autorizado pela SEFAZ;
- o formato deve ser, no mínimo, o de uma folha A5 e, no máximo, de uma folha A4, não podendo ser impresso em papel do tipo jornal;
- quando emitido em um formato menor do que o da folha, deve vir delimitado por margens;
- pode conter informações gráficas, desde que não interfiram na leitura do código de barras.
Atente-se para esses detalhes na hora de anexar o documento à carga que a sua empresa está transportando.
Qual a função do DACTE?
Apesar de não substituir o CTe, o DACTE é um documento essencial e tem três funções principais.
A primeira, e mais conhecida delas, é acompanhar as mercadorias no transporte, listando informações essenciais sobre elas:
- valor;
- quantidade;
- dados do emitente;
- dados do destinatário;
- e outras informações pertinentes.
A segunda função do DACTE é apresentar a chave de consulta do CTe, que é o documento que apresenta informações completas e mais detalhadas acerca da mercadoria que está sendo transportada.
Assim como o DANFE é para a nota fiscal dos produtos no comércio, o DACTE é um auxiliar do CTe.
A terceira e última função do DACTE é tornar mais fácil o controle de empresas que são isentas da emissão de notas fiscais.
Para isso, é altamente recomendável que documentos como o DACTE e o CTe sejam arquivados por um prazo mínimo de 5 anos, para casos de consulta ou solicitação fiscal.
Quem precisa emitir o DACTE?
No geral, são as empresas que emitem o CTe que devem, também, emitir o DACTE; o que faz sentido, uma vez que ele é a representação física do Conhecimento de Transporte Eletrônico.
Ou seja, as transportadoras são responsáveis por emitir o DACTE.
Apesar disso, outros profissionais também podem emitir o documento auxiliar, como:
- escritórios de contabilidade;
- cooperativas de transporte de cargas;
- transportador autônomo de carga ou equiparado;
- embarcador de carga (o contratante do serviço de transporte.
A emissão do documento, ainda, deve acontecer antes do início da prestação do serviço, para que o DACTE acompanhe a carga em seu deslocamento.
Quando emitir o DACTE?
Um DACTE deve ser gerado sempre antes de um processo de entrega começar pois, como mencionamos, esse documento deve acompanhar a mercadoria em toda a sua viagem, independentemente da distância.
É importante destacar isso porque o DACTE é um documento obrigatório para transportadoras, em viagens intermunicipais ou interestaduais.
Então, lembre-se: sempre que houver a contratação de um serviço que envolva o transporte de cargas, o DACTE deve ser emitido antes do início da viagem.
Porém, quando empresas transportam a própria carga, fazendo uso dos seus próprios recursos, elas ficam dispensadas de emitir esse documento.
Quais informações constam no DACTE?
O DACTE reúne, de forma resumida, as principais informações do Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e), permitindo a identificação da operação durante o transporte da carga. Entre os principais dados presentes no documento, estão:
- chave de acesso do CT-e;
- número, série e data de emissão;
- dados do emitente, remetente, destinatário e tomador do serviço;
- informações do transportador;
- descrição da carga transportada;
- peso, quantidade de volumes e valor da mercadoria;
- placa do veículo, quando aplicável;
- valor do frete e demais informações da prestação do serviço;
- código de barras e QR Code para consulta da autenticidade.
Essas informações facilitam a fiscalização, a conferência da carga e a consulta ao CT-e nos sistemas da Secretaria da Fazenda.
O que acontece se não emitir o DACTE?
O DACTE é obrigatório no transporte de cargas e, se esse serviço for realizado sem ele, a transportadora pode ser multada.
A penalidade estimada é de R$ 550, podendo ter seu valor variado de acordo com a situação.
E se o DACTE foi extraviado?
Pode acontecer, durante o transporte da mercadoria, o extravio desse documento – ele pode rasgar, ou se perder, por exemplo.
Em casos assim, basta apenas emitir uma nova via do DACTE, e anexá-lo novamente à carga para que ela siga viagem de maneira regular e de acordo com as exigências previstas em lei.
Por quanto tempo devo guardar o documento DACTE?
Quando falamos de documentos fiscais no geral, o prazo mínimo previsto em lei para armazenamento desses arquivos é de 5 anos.
O mesmo vale para o Documento Auxiliar do Conhecimento do Transporte Eletrônico, bem como o do próprio CTe.
É importante manter o DACTE bem arquivado para casos de solicitação da administração tributária, bem como em momentos de auditoria fiscal.
Isso costuma ocorrer para verificar a autenticidade do CTe e, também, a autorização do uso do mesmo.
Documentos necessários para emissão do DACTE
Listamos aqui quais os dados exigidos para preenchimento do Conhecimento de Transporte Eletrônico e, consequentemente, necessários para a emissão do DACTE:
- informações do remetente;
- informações do destinatário, incluindo CPF ou CNPJ;
- informações da nota fiscal:
- chave de acesso da NFe;
- número de série da NFe;
- data de emissão da NFe;
- modelo do documento;
- carga transportada;
- peso, volume e cubagem;
- Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP);
- valor total da nota.
- dados do motorista e do veículo;
- valor da prestação do serviço completo.
Com todos esses dados em mãos, é só emitir o CTe e gerar o DACTE para que a sua carga seja transportada de acordo com a Lei.
Principais erros relacionados ao DACTE
Embora a emissão do DACTE seja um processo simples quando realizada por um sistema emissor confiável, alguns erros ainda são bastante comuns e podem causar transtornos durante o transporte Entre os principais estão:
- emissão do DACTE antes da autorização do CT-e;
- divergência entre os dados do DACTE e do CT-e;
- informações incorretas sobre remetente, destinatário ou carga;
- documento ilegível ou com impressão de baixa qualidade;
- ausência do DACTE acompanhando a mercadoria durante o transporte;
- utilização de um DACTE referente a um CT-e cancelado.
Por isso, é importante revisar as informações antes da emissão e utilizar um sistema que automatize o preenchimento dos dados fiscais.
Quais são as consequências desses erros?
Quando há inconsistências entre o DACTE e o CT-e ou quando o documento obrigatório não acompanha a carga, a empresa pode enfrentar diversas penalidades. As principais consequências incluem:
- aplicação de multas previstas na legislação estadual;
- retenção da mercadoria durante fiscalizações;
- atraso nas entregas;
- necessidade de emissão de documentos corretivos;
- aumento dos riscos de autuações fiscais.
Além dos prejuízos financeiros, esses problemas podem comprometer a eficiência logística e gerar impactos no relacionamento com clientes.
Como digitalizar a gestão documental do transporte?
A digitalização dos processos fiscais reduz o trabalho manual, melhora a organização dos documentos e diminui a possibilidade de erros na emissão.
Ao utilizar um sistema de emissão de CT-e, a empresa passa a centralizar os documentos eletrônicos, armazenar os arquivos XML com segurança e localizar qualquer informação rapidamente sempre que necessário.
Além disso, a automação facilita o cumprimento das exigências fiscais e proporciona mais agilidade para toda a operação logística.
Benefícios da automação documental
A automação da emissão e do gerenciamento dos documentos fiscais oferece vantagens importantes para transportadoras e empresas que realizam operações de transporte. Entre os principais benefícios estão:
- redução de erros de preenchimento;
- emissão mais rápida do CT-e e do DACTE;
- armazenamento organizado dos documentos eletrônicos;
- facilidade para localizar informações em auditorias;
- maior conformidade com a legislação fiscal;
- ganho de produtividade para as equipes operacional e fiscal.
Com processos automatizados, a empresa reduz retrabalho e mantém suas operações mais seguras e eficientes.
Como consultar o DACTE pela chave de acesso?
Como citamos antes, o CTe contém a chave de acesso que gera o DACTE, podendo ser consultado no site da Secretaria de Fazenda.
Basta acessar o Portal do Conhecimento de Transporte Eletrônico, selecionar a opção de consulta ao CTe, e digitar a sequência numérica de 44 dígitos.
Depois de confirmada a autenticidade e o acesso, a nota é emitida na tela do portal, em sua versão completa.
Em caso de perda ou dano ao documento auxiliar, é por aqui que pode ser gerado, também, um novo DACTE, evitando divergências no processo de transporte de uma carga.
Como cancelar um DACTE?
Por se tratar de um documento auxiliar, cancelar um DACTE implica no cancelamento do próprio CTe.
É gerado um XML específico para essa finalidade, juntamente com uma solicitação à Secretaria de Fazenda do estado em questão.
Lembrando que esse cancelamento só pode ser feito antes da operação de transporte ser iniciada, além de ser em um prazo de até 7 dias após a emissão do CTe.
Qual a diferença entre DACTE e CTe?
Apesar de termos explicado ao longo do texto as funções de cada um desses documentos, muita gente ainda confunde o CTe com o DACTE.
Os dois documentos não são a mesma coisa!
O CTe, Conhecimento de Transporte Eletrônico, é o documento que atesta a veracidade de um serviço de transporte de cargas, sendo sua emissão obrigatória para qualquer transporte de mercadorias no Brasil.
O DACTE é o seu documento auxiliar, ou seja, a versão resumida do CTe, que deve vir anexado na carga durante todo o seu transporte e conter a chave de acesso que permite a consulta ao documento completo.
Para saber o que é CTe e todas as informações sobre esse documento, acesse nosso post completo sobre o assunto!
Outras dúvidas frequentes sobre o DACTE
DACTE é documento fiscal?
Por ser um documento auxiliar que representa o CTe, que é um tipo de nota fiscal, o DACTE pode ter validade fiscal quando está cumprindo a sua função.
Logo, o DACTE sozinho, não é considerado um documento fiscal.
Quantos tipos de DACTE existem?
Essa é uma confusão comum para quem ainda não tem conhecimento sobre o assunto.
Só existe um tipo de Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico; o que varia são os tipos de CTe.
Confira abaixo os tipos de Conhecimento de Transporte Eletrônico:
- CTe normal;
- CTe complemento;
- CTe complemento de valores;
- CTe anulação de valores;
- CTe substituto.
Para saber tudo sobre CTe, acesse nosso artigo completo com tudo sobre o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTE). Recomendamos que também fique atento à necessidade de emitir mdfe, documento que costuma ser exigido por transportadora que trabalhe com o CTe e com cargas fracionadas ou por lotação.
O DACTE substitui o CT-e?
Não. O DACTE não substitui o CT-e. O documento oficial da operação é o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e), que possui validade jurídica e fiscal por meio do arquivo XML autorizado pela Secretaria da Fazenda.
O DACTE é apenas a representação simplificada do CT-e e tem como principal finalidade acompanhar a carga durante o transporte e facilitar a consulta ao documento eletrônico.
O DACTE pode ser emitido sem CT-e?
Não. Como o DACTE é gerado a partir de um CT-e autorizado pela Secretaria da Fazenda, sua emissão depende obrigatoriamente da existência desse documento eletrônico.
Primeiro ocorre a emissão e autorização do CT-e. Somente depois disso o DACTE pode ser gerado para acompanhar a mercadoria durante o transporte.
É obrigatório imprimir o DACTE?
De forma geral, sim. O DACTE deve acompanhar a carga durante o transporte para permitir a identificação da operação e facilitar a fiscalização.
Entretanto, a legislação pode prever situações específicas relacionadas ao uso do Documento Auxiliar do CT-e em formato eletrônico (DACTE Digital).
Por isso, é importante verificar as regras vigentes aplicáveis à operação realizada e à unidade da Federação envolvida.
Como consultar um DACTE?
A consulta pode ser feita por meio da chave de acesso do CT-e, disponível no próprio DACTE. Basta acessar o Portal Nacional do CT-e ou o portal da Secretaria da Fazenda correspondente, informar a chave de acesso de 44 dígitos e confirmar a consulta.
Assim, é possível verificar a autenticidade do documento e visualizar as principais informações da prestação do serviço de transporte.
Conclusão
Agora você já tem um guia completo para tirar todas as suas dúvidas sobre o Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico, bem como evitar erros na hora de transportar as cargas da sua empresa.
O DACTE é obrigatório para todas as viagens intermunicipais e interestaduais, independentemente do tipo de mercadoria, salvo em casos de quando a empresa usa dos seus próprios recursos para realizar esse tipo de serviço.
Cuidar da contabilidade e da organização financeira é essencial para que a sua empresa esteja sempre em regularidade com o Fisco, evitando infrações, multas, e outras situações que possam prejudicar o crescimento e desenvolvimento do seu negócio.
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Equipe de redação Sygma Sistemas
