A nota fiscal de exportação é um documento importante para empresas voltadas para o mercado de comex, ou seja, do comércio exterior, uma vez que é esta nota que atesta o envio de produtos e bens para fora do país.
O Brasil, como forte exportador de commodities, um dos maiores do mundo e com estatísticas favoráveis para a nossa economia, como mostra esse relatório do Governo Federal, demanda que os empresários da área compreendam as exigências de atuar nesse ramo.
Além de estar com a sua empresa regularizada, ter produção ativa para exportação, e estar em dia com tributos federais e estaduais, o empreendedor deve, ainda, emitir a nota de exportação de acordo com seus envios internacionais.
Acontece que muitos gestores, mesmo atuando na área, ainda possuem dúvidas quanto à emissão desse importante documento, além de, em alguns casos, não saber realizar o preenchimento.
Isso causa erros na descrição da nota e pode gerar divergências de informações, e até deixar a sua empresa irregular.
Para ajudar você a não ter dor de cabeça com esse assunto, Sygma Sistemas preparou um conteúdo super especial e completo sobre esse tema!
Acompanhe o artigo abaixo para saber tudo sobre nota fiscal de exportação, seu processo de emissão, e principais dicas para evitar erros no documento.
Boa leitura!
O que é nota fiscal de exportação?
Antes de explicarmos como emitir esse importante documento, vamos começar com os conceitos básicos acerca do tema?
A nota fiscal de exportação, também conhecida pela sua sigla NF-E, é um documento indispensável para transações comerciais de caráter internacional.
Essa nota é emitida em formato digital, armazenada eletronicamente, e é integrada com a DU-E, a Declaração Única de Exportação, do Portal Siscomex.
A nota de exportação é a comprovação de que existiu uma operação fiscal de comércio, com um produto sendo enviado para fora do país, devendo ser assinada digitalmente para que possua validade jurídica.
Qual a diferença entre invoice e nota fiscal?
Como são tópicos que funcionam de maneira muito próxima, além de estarem relacionados ao mesmo mercado, que é o de comércio exterior, a nota fiscal e a invoice são conceitos que confundem muita gente.
Vamos apresentar, então, as diferenças entre ambos, para tirarmos essas dúvidas de uma vez por todas?
Uma invoice, basicamente, é uma solicitação de pagamentos de serviços prestados para fora do Brasil.
Isso quer dizer que a invoice deve ser emitida para a empresa no exterior, como uma espécie de fatura de pagamento, e representa a operação comercial em um caráter internacional.
Já a nota fiscal é o documento, que complementa essa transação, que descreve a origem do dinheiro recebido, em reais, e demais detalhes da entrada desses valores no Brasil.
A importância de emitir nota fiscal de exportação de serviços ou nota fiscal de venda para o exterior
A nota fiscal voltada para operações de exportação não é importante, somente, pelo seu caráter obrigatório, dentro de demandas e exigências tributárias de empresas de comex.
Claro, ela garante a legalidade da empresa em suas operações de venda, atestando que o negócio está em conformidade com a legislação vigente — mas essa não é a sua única função!
É por meio da NF-E que a Receita consegue computar, de forma assertiva, os tributos que a empresa deve pagar, com base em seus serviços.
Ainda, esse documento tem grande peso no mercado internacional: a nota transmite muito mais confiança e credibilidade para a empresa que a emite, ajudando o negócio a fechar mais parcerias com clientes internacionais.
Em suma, além da sua obrigatoriedade, a nota fiscal de exportação, ainda, apresenta uma série de vantagens para o seu negócio!
Como emitir nota fiscal de exportação?
Agora, o tópico principal deste nosso guia completo: como fazer uma nota fiscal de exportação, atestando as transações envolvidas e sustentando a validade jurídica do documento?
Como em muitas exigências do segmento tributário, existe uma legislação para emissão de nota fiscal de exportação, bem como um passo a passo a ser seguido, para que o documento seja gerado corretamente.
Uma vez que a sua empresa se acostuma com esse processo, ele se torna muito mais simples e automático — principalmente se você contar com um sistema emissor de notas fiscais, como o da Sygma!
As etapas a serem seguidas são:
- informar dados de emitente;
- informar dados de destinatário;
- inserir o CFOP, o Código Fiscal de Operações e Prestações;
- fazer a completa discriminação dos serviços envolvidos;
- declarar todos os impostos relacionados, bem como as retenções;
- informar o valor total do serviço prestado;
- adicionar quaisquer outros dados adicionais, quando necessário.
Analisando uma perspectiva geral, emitir uma nota de exportação se assemelha bastante ao preenchimento de vários outros documentos fiscais!
Tentou emitir o documento e aconteceu a recusa da nota fiscal? Confira o que fazer para autorizar o documento e conseguir prosseguir com a venda.
Principais campos da Nota Fiscal de Exportação
Apesar de possuir um passo a passo bem simples, com etapas bem definidas e que não são essencialmente complexas, a nota fiscal que descreve serviços de exportação conta com campos que devem ser analisados com atenção.
Isso porque, para que sejam evitados erros na composição da nota (que pode gerar problemas tributários para a empresa), é válido se atentar para as informações solicitadas.
Vamos apresentar, logo abaixo, uma lista com os principais campos presentes em NF-E, bem como sua descrição, para que você não tenha mais dúvidas ao preencher o documento; acompanhe:
CFOP da operação
Como citamos, o Código Fiscal de Operações e Prestações deve estar presente na nota fiscal, uma vez que é esse código que identifica as operações feitas, e classifica-as corretamente.
Os principais códigos presentes em uma nota de exportação são:
- 7.101, de venda de produção do estabelecimento;
- 7.102, de venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros;
- 7.127, de venda de produção do estabelecimento, mas sob o regime de drawback;
- 7.501, de exportação de mercadorias recebidas com finalidade específica de exportação;
- 7.504, de exportação de mercadorias que foram objetos de formação de lotes de exportação;
- 7.930, relacionada ao lançamento efetuado a título de devolução de um bem onde a entrada ocorreu sob ampara de regime aduaneiro especial, de admissão temporária;
- 7.949, que determina outra saída de mercadoria ou prestação de algum serviço não especificado.
NCM — Classificação Fiscal de Mercadorias
Na nota fiscal de exportação, também deve constar o NCM das mercadorias enviadas, que vai determinar em qual classificação fiscal se encontram os produtos em questão.
Aqui, a atenção deve ser redobrada, uma vez que se trata de um campo de preenchimento sensível, e que não pode ser corrigido depois.
Informações do emitente e do destinatário
Outro campo fundamental de uma nota de exportação é o que compreende as informações do emitente e do destinatário.
O emitente é quem deve emitir a nota fiscal e, em uma nota de exportação, deve contar os seguintes dados desse perfil:
- CNPJ;
- razão social;
- Inscrição Estadual;
- endereço e telefone.
Já o destinatário é o importador, ou seja, a empresa que recebe os produtos em seu país, e que deve receber uma nota onde constam seus seguintes dados:
- nome e endereço da empresa;
- informações sobre o país em questão.
Ainda, é importante se atentar para o preenchimento desta parte da nota: os dados sobre o país importador são anexados automaticamente à DU-E — e que não podem ser corrigidos posteriormente.
Quantidade e unidade de medida comercializada
Ainda, as empresas de comex podem decidir em qual unidade de medida vai comercializar seus produtos: podem ser peças, metros, ou demais medidas.
Uma vez escolhida, a unidade de medida deve ser informada na nota fiscal, mas atenção: também é outro campo que não pode ser alterado posteriormente.
Quantidade e unidade de medida tributável
A empresa também deve informar em qual unidade de medida vai receber a incidência de tributos pelos seus produtos comercializados, e essa informação deve estar presente na nota fiscal de exportação.
Essa unidade de medida relacionada à tributação está relacionada ao NCM do produto em questão, por isso, conferir a tabela é muito importante.
Lembrando que este também é outro campo bem sensível, e que deve ser preenchido com muita atenção.
Descrição do produto
O emissor da nota tem um campo de 120 caracteres no documento para informar as principais características e informações que descrevem o seu produto.
Por isso, nesse dado, é indicado ser direto nas referências, indicando qual o tipo de produto, identificações essenciais, e demais questões de forma precisa e objetiva.
Saiba como emitir o CTE da nota fiscal no caso de fazer o transporte de mercadorias.
Peso líquido total
Item não menos importante, o peso líquido total da embalagem a ser exportada também deve estar descrito na nota de exportação.
Aqui, deve ser informado o peso total da carga em questão, mas sem contar o peso da embalagem que a envolve.
Informações de tributação: há incidência de impostos na Nota Fiscal de Exportação?
Por fim, a sua nota também deve abranger a incidência tributária de exportação dos produtos comercializados, mesmo que, de acordo com a nossa legislação, apenas alguns desses produtos sejam objeto de impostos de exportação.
Isso quer dizer que não existe incidência de impostos como PIS, COFINS, ICMS, e IPI produtos importados, justamente como incentivos fiscais para fomentar o mercado de comércio internacional.
O IE, ou Imposto de Exportação, também é outra tributação que incide sobre apenas alguns produtos específicos.
Atente-se para a natureza das mercadorias que você comercializa para saber se esse espaço é obrigatório na sua nota.
Veja também em que casos é necessário usar um emissor de MDFe para agilizar as operações.
Possíveis consequências de emitir incorretamente uma nota fiscal de exportação
Quando falamos da importância de fazer um preenchimento correto da nota de exportação, é justamente para evitar erros que podem ocasionar em prejuízos para a sua empresa que, na maioria dos casos, rende muita burocracia para ajustar.
Principalmente pelo fato de a NF-E estar ligada diretamente a DU-E, essa integração pode ficar comprometida quando existem informações divergentes na nota, uma vez que serão dois documentos com erros de informações.
Confira algumas das consequências de emitir de forma incorreta a sua nota de exportação:
| Inconsistência | Consequência |
| Diferença entre valor declarado e o efetivo ou arbitrado | Multa de 100% sobre a diferença |
| Falta de declaração ou declaração inexata de valor | Multa de ofício de 75% sobre a totalidade do valor |
| Declaração inexata e/ou incompleta de informações de natureza administrativa, ou tributária | Aplicada multa de 1% sobre o valor da mercadoria que esteja com NCM errado, quantificada incorretamente na unidade de medida, ou, ainda, tenha informações prestadas de forma inexata ou incompleta. |
Quais cuidados tomar ao emitir nota fiscal de exportação? (Dicas para evitar erros)
Agora que você já sabe quais as consequências de uma NFE que, porventura, possa estar errada, vamos conhecer algumas boas práticas para uma emissão sem erros da sua nota?
Atente-se para dicas como as que vamos apresentar logo abaixo:
- conheça bem o seu produto e informações sobre ele, como sua classificação contábil, impostos que os incidem, e demais características importantes;
- atente-se na hora do preenchimento dos campos obrigatórios da sua nota fiscal;
- esteja sempre atualizado com as regras de tributação envolvidas, evitando divergências;
- verifique, também, o enquadramento do seu benefício fiscal de drawback, quando for o caso.
O que significa CFOP na Nota Fiscal de Exportação?
Ao longo deste artigo, citamos uma série de vezes a importância do Código Fiscal de Operações e Prestações — mas o que significa exatamente o CFOP na nota de exportação?
Esse é o código responsável por classificar as mercadorias descritos na nota fiscal conforme critérios como:
- tipo de operação, que pode ser de entrada ou de saída;
- localização do destinatário, determinando se está no mesmo estado, estado diferente ou, no caso da NF-E, no exterior.
O CFOP possui 4 dígitos, que é composto seguindo a padronização de dígitos que identificam a operação de exportação e suas mercadorias envolvidas.
Conclusão
E então, tudo certo acerca da emissão de uma nota fiscal de exportação, bem como o que pode ser feito para evitar erros nesse importante documento?
O preenchimento correto da NF-E é fundamental para garantir a validade jurídica do mesmo, e evitar que a sua empresa tenha surpresas ou prejuízos de caráter tributário, mantendo o seu negócio na regularidade fiscal.
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Equipe de redação Sygma Sistemas
