Você já ouviu falar na manifestação do destinatário, mas não sabe exatamente o que é ou se precisa fazer?
Neste conteúdo, vamos explicar tudo de forma simples: o que é, quais são os tipos, por que é importante e como preencher corretamente.
Evite dores de cabeça com notas fiscais indevidas e ganhe mais segurança na sua operação. Continue lendo e entenda tudo o que precisa saber!
O que é a manifestação do destinatário?
A manifestação do destinatário é um mecanismo eletrônico disponibilizado pela SEFAZ que permite ao destinatário de uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) declarar, de forma oficial, sua posição sobre a operação registrada.
Por meio desse processo, o destinatário pode informar se reconhece, desconhece, confirma ou nega a realização da operação fiscal vinculada à nota.
Essa funcionalidade traz mais transparência às transações e evita que empresas ou produtores rurais sejam envolvidos em operações fraudulentas, como o uso indevido do CNPJ ou CPF em notas frias.
A manifestação ocorre por meio de eventos registrados diretamente no ambiente da SEFAZ e tem validade legal.
Isso significa que cada evento enviado pode ser usado como prova documental em uma eventual fiscalização ou disputa tributária.
Para que serve a manifestação do destinatário?
A manifestação do destinatário serve para validar (ou contestar) a existência e autenticidade de uma operação fiscal. Seu principal objetivo é dar ciência à SEFAZ sobre a posição do destinatário em relação à nota emitida contra ele, criando um histórico oficial e transparente de cada transação. Essa ação ajuda a:
- Evitar o uso indevido do CNPJ/CPF em emissões fraudulentas;
- Impedir a entrada de documentos fiscais falsos na escrituração contábil da empresa;
- Permitir a utilização do crédito de ICMS de forma segura (em alguns casos, somente após confirmação da operação);
- Oferecer segurança jurídica para empresas e produtores em auditorias fiscais;
- Automatizar a gestão de documentos, uma vez que a manifestação pode ser integrada a sistemas emissores.
Na prática, manifestar-se sobre uma nota é proteger o seu negócio, seja você um produtor rural, transportador, lojista ou contador.
Além disso, em algumas situações, a manifestação é obrigatória por lei, principalmente em operações com produtos sujeitos ao controle fiscal mais rígido.
Tipos de manifestação de destinatário
Antes de mais nada, é importante entender que a manifestação é composta por quatro tipos de eventos distintos. Cada um deles representa um posicionamento específico do destinatário da nota e deve ser usado com critério e atenção.
Esses eventos são registrados na SEFAZ e servem como evidência legal sobre a aceitação ou recusa da operação. A seguir, explicamos cada um:
Ciência da operação
É o primeiro passo no processo de manifestação. Ao registrar a ciência da operação, o destinatário está apenas informando que tomou conhecimento da nota fiscal, mas ainda não está confirmando se a operação foi realmente realizada ou aceita.
Essa etapa é fundamental quando a empresa deseja ganhar tempo para analisar a nota antes de se posicionar definitivamente.
É também uma forma de “reservar” o evento e se proteger de problemas com prazos legais. Após dar ciência, o sistema libera o download do XML completo da NF-e, facilitando a conferência dos dados e a eventual escrituração.
Importante: a ciência não confirma nem rejeita a operação. É apenas uma sinalização de que o documento foi visualizado
Confirmação da operação
Este é o evento mais importante do ponto de vista legal e fiscal. A confirmação da operação declara que a empresa ou produtor reconhece integralmente a transação registrada na NF-e e aceita o conteúdo da nota, como valores, produtos, datas e impostos.
Ao confirmar, o destinatário assume responsabilidade sobre a operação, o que viabiliza a utilização do XML para escrituração contábil e o aproveitamento de créditos fiscais, como o ICMS.
Essa confirmação é essencial para empresas que precisam comprovar a entrada de mercadorias e a regularidade de seus processos perante o Fisco.
Porém, atenção: uma vez confirmado, esse evento não pode ser desfeito. Por isso, é fundamental verificar todos os dados da nota antes de confirmá-la.
Operação não realizada
Esse evento deve ser utilizado quando a operação descrita na NF-e não aconteceu de fato, apesar de a nota ter sido emitida. Os motivos mais comuns para usar esse evento são:
- A mercadoria foi devolvida sem ter sido entregue;
- A negociação foi cancelada após a emissão da nota;
- Houve erro operacional ou divergência de valores que impediu a finalização da venda.
A manifestação de “operação não realizada” resguarda o destinatário e serve como prova de que, embora exista uma nota registrada em seu nome, não houve concretização da transação.
Desconhecimento da operação
Esse é o evento mais crítico e deve ser usado quando a nota fiscal foi emitida sem o consentimento ou conhecimento do destinatário. Em outras palavras: você ou sua empresa não reconhece a operação, o fornecedor e nem solicitou a compra descrita na NF-e.
Esse tipo de evento é muito comum em casos de fraude fiscal, como emissão de notas frias com CNPJs de terceiros.
Ao registrar o desconhecimento, o destinatário se protege contra passivos fiscais indevidos e impede que a nota seja utilizada contra ele em processos futuros.
Se você receber uma nota desconhecida, manifeste-se o quanto antes. Isso ajuda a bloquear qualquer uso incorreto do documento.
Qual a importância de fazer a manifestação de destinatário?
A manifestação do destinatário é uma etapa essencial para garantir a segurança fiscal da sua operação.
Ao se manifestar sobre uma nota fiscal recebida, você confirma (ou nega) sua participação naquela transação, evitando o uso indevido do seu CNPJ ou CPF por terceiros — prática comum em fraudes fiscais. Além disso, a manifestação é indispensável para:
- Aproveitamento de créditos de ICMS: apenas após a confirmação da operação é que o crédito pode ser lançado com segurança;
- Evitar passivos fiscais: notas não reconhecidas podem gerar obrigações tributárias indevidas;
- Facilitar auditorias e fiscalizações: empresas que manifestam regularmente demonstram controle e boa governança fiscal;
- Integridade contábil: a manifestação fortalece a consistência entre documentos eletrônicos e registros internos.
Ou seja, ela protege sua empresa, evita surpresas e fortalece a conformidade fiscal de forma simples e eficiente.
Quem precisa manifestar notas fiscais?
Embora nem todos os contribuintes sejam obrigados, a manifestação é recomendada para qualquer pessoa jurídica que receba notas fiscais eletrônicas, especialmente aquelas com grande volume de operações. São exemplos de quem mais precisa manifestar:
- Empresas atacadistas e distribuidores: muitas notas por dia, alto risco de documentos indevidos;
- Produtores rurais com operações interestaduais ou com CPF vinculado a emissão de notas;
- Transportadoras e operadores logísticos: precisam comprovar a legalidade da carga transportada.
- Empresas que buscam se resguardar juridicamente e ter controle sobre o que é emitido em seu nome;
- Contadores e escritórios de contabilidade que representam diversos clientes e precisam automatizar processos de validação.
Além disso, a manifestação é obrigatória em alguns casos, como notas destinadas à Zona Franca de Manaus ou a empresas com regimes especiais de ICMS.
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Conclusão
A manifestação do destinatário é mais do que um procedimento técnico: é uma medida de proteção fiscal que coloca você no controle da sua operação.
Ao manifestar cada nota recebida, você garante segurança jurídica, evita fraudes, assegura créditos tributários e mantém a conformidade com a legislação.
Para isso, contar com uma solução que integre emissão, recebimento e manifestação em um só lugar é essencial.
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