Se existe um desafio que os empresários brasileiros enfrentam com frequência, esse desafio está diretamente ligado ao complexo sistema tributário do país.
Afinal, o Brasil tem um dos sistema tributários mais complexos do mundo!
A complexidade e as múltiplas camadas de trâmites e obrigações fiscais frequentemente tornam árdua a tarefa de manter um controle das notas fiscais eficaz.
Assegurar a conformidade em todas as etapas desse processo, sem cometer erros, é uma tarefa desafiadora e que demanda um considerável investimento de tempo e esforço. Além de ser um trabalho feito “a muitas mãos”.
No entanto, a tecnologia se apresenta como uma aliada valiosa, oferecendo ferramentas essenciais para auxiliar empresários de todos os portes na gestão financeira e contábil.
Neste contexto, produzimos este conteúdo, repleto de informações pertinentes e dicas práticas, com o intuito de ajudá-lo a aprimorar o controle das notas fiscais em sua empresa.
Não deixe de aproveitar essas informações para solucionar dúvidas e identificar possíveis gargalos nos processos do seu empreendimento.
Tudo pronto? Então vamos lá!
O que é o controle de notas fiscais?
Pela legislação brasileira, toda empresa precisa emitir notas fiscais a cada venda de produto ou serviço. Desde 1º de Setembro de 2023 até mesmo os microempreendedores individuais (MEI) têm essa obrigação.
Além disso, as empresas também recebem notas fiscais. Ou seja, isso tudo se traduz em uma montanha de documentos que não para de crescer dia após dia. Daí a necessidade de estabelecer um mínimo controle sobre essa documentação.
O controle de notas fiscais é o processo de registrar, organizar e acompanhar todas as notas fiscais relacionadas às transações financeiras de uma empresa ou indivíduo.
Nesse sentido, é de extrema importância que esses documentos sejam organizados de modo a permitir uma gestão eficiente.
Portanto, a precisão no controle de notas fiscais é essencial para garantir o acesso, consulta e armazenamento facilitados, além da segurança dos dados.
Qual a importância de fazer o controle de notas fiscais?
Em primeiro lugar, precisamos lembrar que notas fiscais são documentos que registram uma transação financeira entre duas partes. Geralmente uma venda de produtos ou serviços.
Esses documentos são emitidos por empresas ou indivíduos para documentar a operação e fornecer informações detalhadas sobre a transação. Tudo isso para que se ateste a conformidade de uma série de fatores, começando pelo fiscal.
A Receita Federal fiscaliza os valores declarados nesses documentos e dados divergentes podem facilmente ser enquadrados como sonegação fiscal. O que, devemos sempre lembrar, é um crime!
Outro fator relevante é a proteção legal: as notas fiscais fornecem uma evidência legal da transação comercial, o que pode ser crucial em casos de disputas ou processos judiciais.
Em seguida, a saúde financeira da empresa ou negócio entra em jogo. Isso porque o controle de notas fiscais é crucial para manter um controle financeiro rigoroso. Isso contribui para a análise de custos e planejamento financeiro.
Portanto, o controle de notas fiscais é um tópico que se relaciona diretamente a processos de alta relevância em um negócio.
No entanto, como sabemos, esse processo é burocrático e de difícil gestão e controle. Nesse sentido, a automatização pode ser uma saída. Continue acompanhando para saber mais!
Quais riscos existem em um controle fiscal inadequado?
Quando o controle de notas fiscais apresenta falhas, toda a gestão financeira e tributária da empresa pode ser comprometida. Afinal, isso aumenta as chances de erros na escrituração, inconsistências contábeis e problemas com os órgãos fiscalizadores.
Dependendo da situação, pequenas falhas podem gerar custos elevados e consumir um tempo precioso da equipe para corrigir informações. Entre os principais riscos estão:
- Multas e autuações por informações incorretas;
- Perda de créditos tributários por notas não registradas corretamente;
- Pagamentos em duplicidade;
- Lançamento de documentos com dados inconsistentes;
- Dificuldades para localizar documentos durante auditorias;
- Exposição a fraudes ou utilização de documentos fiscais inválidos;
- Retrabalho entre os setores financeiro, fiscal e contábil.
Além disso, a falta de controle dificulta a tomada de decisões. Isso porque, se as informações não são confiáveis, os indicadores também podem apresentar distorções.
Como organizar notas fiscais de entrada e saída
Independentemente do porte da empresa, a organização das notas fiscais deve seguir um padrão que facilite consultas, auditorias e o acompanhamento das operações do dia a dia. Isso significa criar critérios para classificar as notas fiscais emitidas e as recebidas. Para isso, considere informações como:
- Fornecedor ou cliente;
- Data de emissão;
- Tipo de operação;
- Período fiscal;
- Situação da nota (emitida, cancelada, pendente ou inutilizada);
- Forma de pagamento;
- Centro de custo ou unidade de negócio.
Outro ponto importante é separar adequadamente as notas de entrada e de saída: as notas fiscais de entrada registram compras de mercadorias, insumos, equipamentos ou contratação de serviços realizados pela empresa. Já as notas fiscais de saída documentam as vendas de produtos ou a prestação de serviços aos clientes.
Quando essa classificação é feita corretamente, torna-se muito mais simples acompanhar obrigações fiscais, conferir impostos, localizar documentos específicos e gerar relatórios para a contabilidade.
Quais informações devem ser monitoradas nas notas fiscais?
Acompanhar as principais informações presentes em cada documento te ajuda com a gestão tributária e também com a conciliação financeira, a conferência de impostos e a prevenção de inconsistências fiscais. Esses são os principais dados para monitorar:
- Número da nota fiscal;
- Chave de acesso da NF-e;
- Data de emissão;
- CNPJ do emitente e do destinatário;
- Razão social do fornecedor ou cliente;
- Descrição dos produtos ou serviços;
- CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações);
- NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul);
- CST (Código de Situação Tributária);
- Valores dos produtos, impostos e total da operação;
- Data de vencimento, quando aplicável;
- Status da nota (autorizada, cancelada, denegada ou inutilizada).
Isso facilita o cruzamento de dados entre os setores fiscal, financeiro e contábil, além de reduzir o risco de erros durante declarações obrigatórias ou processos de auditoria.
E mais: quando a empresa utiliza um sistema automatizado, grande parte dessas informações é armazenada automaticamente, permitindo pesquisas rápidas, emissão de relatórios e acompanhamento em tempo real da situação de cada documento fiscal.
Como automatizar o controle de notas fiscais
À medida que uma empresa cresce, cresce também a quantidade de notas fiscais emitidas e recebidas, e o que antes podia ser controlado em uma planilha rapidamente se transforma em um processo demorado, sujeito a erros e difícil de acompanhar.
Agora, ao automatizar o controle de notas fiscais, você tem um sistema capaz de registrar, organizar, armazenar e acompanhar os documentos fiscais de forma automática. Isso, além de facilitar o trabalho da equipe fiscal, permite:
- Localizar documentos rapidamente;
- Acompanhar o status das notas;
- Integrar informações com outros setores da empresa;
- Manter toda a documentação organizada para consultas ou fiscalizações.
Problemas das planilhas e controles manuais
Apesar de ainda serem úteis em algumas situações, as planilhas têm limitações quando o volume de documentos aumenta. Por exemplo:
- Preenchimento sujeito a erros;
- Informações desatualizadas;
- Dificuldade para localizar documentos;
- Risco de exclusão ou alteração acidental de dados;
- Retrabalho entre diferentes setores;
- Falta de integração com a contabilidade e o financeiro.
Benefícios da automação fiscal
A automação fiscal elimina grande parte das atividades repetitivas que fazem parte da rotina financeira e tributária das empresas. E, com processos automatizados, o cadastro de documentos, o armazenamento das informações e diversas conferências passam a acontecer de forma muito mais rápida e segura. Isso traz diversos benefícios, como:
- Redução de erros de digitação;
- Agilidade na emissão e no recebimento de notas fiscais;
- Organização automática dos documentos;
- Facilidade para localizar informações;
- Segurança no armazenamento dos arquivos;
- Integração entre os setores financeiro, fiscal e contábil;
- Apoio ao cumprimento das obrigações fiscais.
Como integrar o controle de notas fiscais à gestão financeira
Quanto mais integrado o controle de notas fiscais estiver da sua gestão financeira, maior será a qualidade das informações utilizadas para a tomada de decisões. Isso porque, quando as notas fiscais são relacionadas ao setor de contas a pagar, contas a receber, fluxo de caixa e conciliação financeira, torna-se muito mais fácil acompanhar os dados.
Essa integração também reduz retrabalho, já que as informações são compartilhadas entre as áreas da empresa, evitando lançamentos duplicados e divergências entre os setores.
Como evitar erros e inconsistências fiscais
Boa parte dos problemas fiscais enfrentados pelas empresas está relacionada a pequenos erros que poderiam ser evitados com processos bem estruturados. Para reduzir esses riscos, algumas boas práticas fazem toda a diferença:
- Padronizar os processos internos;
- Revisar periodicamente os cadastros de clientes e fornecedores;
- Conferir os dados das notas fiscais antes da emissão;
- Acompanhar os prazos das obrigações fiscais;
- Armazenar todos os documentos em ambiente seguro;
- Utilizar sistemas que automatizem validações e reduzam o preenchimento manual;
- Manter a equipe constantemente atualizada sobre mudanças na legislação.
Indicadores para acompanhar a gestão fiscal
Assim como qualquer outra área da empresa, a gestão fiscal pode ser acompanhada por meio de indicadores de desempenho que ajudam a identificar gargalos, avaliar a eficiência dos processos e tomar decisões baseadas em informações confiáveis. Alguns indicadores:
- Quantidade de notas fiscais emitidas e recebidas por período;
- Tempo médio de processamento dos documentos;
- Percentual de notas com inconsistências;
- Número de notas canceladas ou rejeitadas;
- Prazo médio de escrituração fiscal;
- Volume de documentos pendentes de conferência;
- Índice de cumprimento das obrigações fiscais;
- Valor recuperado em créditos tributários, quando aplicável.
Como fazer o controle de notas fiscais? Confira nossas dicas práticas!
Você sabia que as empresas brasileiras gastam em média 1.950 horas por ano para vencer a burocracia tributária? Tempo demais, certo? E como sabemos que tempo é dinheiro, vamos ao que interessa!
Agora que você compreendeu a importância e relevância do assunto, chegou a hora de conferir dicas de como realizar a gestão desses documentos de forma eficaz.
Entenda de forma prática como a adoção de passos como o estabelecimento de uma rotina de processos, o armazenamento em nuvem e a verificação de autenticidade podem te ajudar a fazer um melhor controle de notas fiscais na sua empresa.
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Crie uma rotina de processos
Como sabemos, a emissão de notas fiscais é uma obrigação das empresas brasileiras. Outra obrigação é o armazenamento desses documentos por até cinco anos.
Caso ocorra a fiscalização, se uma empresa não comprovar seus documentos fiscais, é bom se preparar para enfrentar problemas.
Nesse sentido, uma rotina de processos bem definida ajuda a manter todas as etapas do controle de notas fiscais organizadas. Isso inclui a coleta, registro, classificação e armazenamento das notas fiscais.
O primeiro passo para criar uma rotina de processos é mapear as operações. É importante identificar todas as etapas envolvidas no controle de notas fiscais, desde a recepção das notas até o arquivamento.
O próximo passo é criar padrões e procedimentos claros para todas as fases do processo. E por fim, não se esqueça de certificar-se de que toda a sua equipe responsável compreenda e siga os padrões estabelecidos.
Essa medida garante a conformidade da operação e mitiga a possibilidade de que possíveis erros aconteçam.
Armazene seus documentos em ERP ou nuvem
É fato que estamos vivendo a era digital. A tecnologia, já há tempos, é parte importante de todos os aspectos de nossas vidas.
No entanto, quando o tópico é gestão tributária e contábil, há ainda quem prefira se valer do armazenamento de arquivos físicos, ou ainda da boa e velha planilha de controle de notas fiscais.
Entretanto, por que correr riscos se podemos garantir a segurança das informações contábeis, fiscais e tributárias com o auxílio de soluções tecnológicas?
Portanto aqui vai uma dica importante: garanta o armazenamento desses documentos em um sistema ERP ou em nuvem.
Essa simples ação oferece benefícios significativos em termos de acessibilidade, segurança, organização e conformidade fiscal.
Dessa forma, é possível categorizar dados diretamente no sistema e acessar as informações de qualquer dispositivo com conexão à internet.
Isso se traduz em mais tempo livre para a sua equipe focar em atividades mais estratégicas para o seu negócio.
Verifique e garanta a autenticidade das notas fiscais
Uma etapa básica e primordial é comprovar a autenticidade de cada documento da empresa, principalmente as notas fiscais.
Isso porque os órgãos fiscalizadores exigem que as empresas assegurem que suas notas fiscais sejam autênticas e estejam de acordo com os requisitos fiscais. E ninguém quer ter problemas com a fiscalização, não é mesmo?
Afinal, o não cumprimento dessas regulamentações pode resultar em penalidades severas, multas e problemas legais.
Quando todas as notas fiscais são autênticas e precisas, os riscos de problemas fiscais são significativamente reduzidos.
Para conferir a autenticidade da NFe é só seguir o passo a passo a seguir:
Após a autorização pela SEFAZ, a NFe fica disponível para consulta no portal da Nota Fiscal Eletrônica. Para visualizar as notas fiscais, será necessário a chave de acesso, que é composta por informações como CNPJ, modelo, série, número NF-e, código numérico e dígito verificador.
Todos esses dados estão todos localizados no DANFE.
Portanto, inclua no processo da sua empresa a verificação da autenticidade das notas fiscais.
Atente-se aos prazos de vencimento do pagamento
Essa dica talvez seja óbvia, mas, ainda assim, é motivo de dor de cabeça para muitos gestores e empresários!
Atentar-se aos prazos de vencimento do pagamento é uma prática essencial por várias razões cruciais.
Em primeiro lugar, está diretamente relacionado ao cumprimento das obrigações fiscais, uma vez que pagamentos de impostos, taxas e contribuições têm datas específicas de vencimento estabelecidas pelas autoridades fiscais.
O não cumprimento desses prazos pode resultar em multas, juros e penalidades, o que implica custos adicionais e impacta negativamente a saúde financeira da empresa e sua reputação.
Além disso, cumprir os prazos de pagamento também tem relação direta com o item a seguir. Confira:
Cultive uma boa relação com fornecedores e clientes
Essa dica pode ser bem clichê quando estamos falando de relações empresariais. Mas a importância de manter relacionamentos sólidos com fornecedores e clientes é inquestionável para a saúde e a longevidade de qualquer empreendimento.
Demonstrar transparência, confiabilidade e responsabilidade em todas as operações comerciais é indispensável.
No contexto fiscal, essas boas relações também garantem à sua empresa a capacidade de solicitar ajustes quando necessário, sem que isso afete negativamente os laços comerciais.
Por outro lado, quando sua empresa desfruta de uma boa reputação, em situações de erro por sua parte, há uma maior probabilidade de que a outra parte seja compreensiva.
Dessa maneira, seus clientes e fornecedores compreendem que o equívoco foi um evento isolado, não refletindo uma irresponsabilidade recorrente em seu negócio.
Conte com um contador de confiança
Se você já leu até aqui, já compreendeu a dimensão de importância do controle de notas fiscais, sejam elas de saída ou de entrada.
Portanto, não dá para deixar operações tão cruciais do negócio na mão de um profissional em quem não confiamos plenamente, certo?
Seja contratando um serviço de contabilidade tercerizado ou contando com uma equipe interna, é importante escolher cuidadosamente por profissionais especializados e de confiança.
Dessa forma, a sua empresa pode deixar a gestão fiscal na mão dos especialistas e focar efetivamente em seu crescimento e no sucesso de suas estratégias.
Invista em automatização: conte com um software de emissão de nota fiscal
Como já falamos ao longo do texto, a tecnologia pode cumprir um papel definidor no sucesso das estratégias de uma empresa.
O processo de controle de notas fiscais pode requerer um nível profundo de dedicação e cuidado. Por isso, uma excelente decisão é a opção pela automatização!
Com um software de emissão de nota fiscal você pode emitir suas notas fiscais de qualquer lugar do Brasil, de forma ágil e facilitada.
Ao investir em automatização, você obtém diversos benefícios. Elencamos abaixo cinco deles:
- Automatização das notas fiscais – um emissor é capaz de salvar seus dados para preenchimento de notas fiscais, sempre corretos e revisados, mitigando erros de informações e mantendo sua empresa na regularidade fiscal;
- Rapidez no envio de notas – com um software você realiza o envio dos documentos para seu cliente automaticamente ao final da emissão, cumprindo a exigência da legislação;
- Contabilidade simplificada – um bom software de emissão de nota fiscal não apenas auxilia mas também simplifica o trabalho da equipe contábil;
- Agilidade na gestão de documentos e arquivos – Corrigir, apagar, retificar e cancelar qualquer documento fica muito mais fácil e ágil com um sistema;
- Fim dos problemas com o Fisco – garantia de informações preenchidas corretamente, com impostos sendo pagos de acordo com as exigências da legislação.
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Conclusão
Como você viu ao longo desse conteúdo, manter o controle das notas fiscais emitidas e recebidas é essencial para garantir a conformidade fiscal da sua empresa.
A dedicação em manter uma rotina de processos, observar prazos e a autenticidade de documentos, bem como investir em bons profissionais são algumas das formas de garantir um bom controle de notas fiscais.
No entanto, esses passos promovem benefícios que ultrapassam o mero cumprimento das obrigações legais.
Afinal, monitorar as transações de compra e venda da empresa proporciona à sua equipe um conhecimento mais amplo das atividades comerciais realizadas.
Entretanto, para assegurar que essa responsabilidade seja realizada de maneira eficiente, segura e produtiva, é importante saber utilizar a tecnologia a favor do seu negócio. Conte com a Sygma Sistemas para isso!
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Perguntas frequentes sobre controle de notas fiscais
Quanto tempo devo guardar notas fiscais?
De modo geral, a legislação brasileira determina que as notas fiscais e demais documentos fiscais sejam armazenados por, no mínimo, cinco anos, contados a partir do primeiro dia do exercício seguinte ao da emissão. Manter esses arquivos organizados é fundamental para atender a eventuais fiscalizações.
É possível controlar notas fiscais sem ERP?
Sim, é possível utilizar planilhas ou controles manuais, especialmente em empresas com baixo volume de documentos. No entanto, conforme a operação cresce, um ERP ou um software de emissão de notas fiscais reduz erros, automatiza processos e torna a gestão muito mais segura e eficiente.
Como automatizar o recebimento das notas fiscais?
A automação pode ser feita por meio de sistemas que capturam, armazenam e organizam automaticamente as notas fiscais eletrônicas emitidas contra o CNPJ da empresa. Dessa forma, é possível centralizar os documentos, facilitar consultas e reduzir o trabalho manual da equipe fiscal.
