O SPED Fiscal é uma das obrigações mais importantes (e também mais críticas) da rotina fiscal de empresas e produtores do agronegócio.
É por meio dele que o Fisco cruza notas fiscais, estoque, produção e apuração de impostos, identificando erros que podem gerar multas, notificações e muito retrabalho.
Na prática, o SPED Fiscal começa na emissão correta das notas fiscais e no controle confiável do estoque.
Quando esses processos falham, as inconsistências aparecem automaticamente na escrituração digital.
Neste conteúdo, você vai entender de forma clara e prática o que é o SPED Fiscal, quais são os blocos mais importantes para o agronegócio e como evitar os erros mais comuns que colocam sua empresa em risco fiscal.
Vamos lá?
O que é SPED Fiscal e para que serve?
Primeiro, vamos começar com os conceitos básicos: o que significa o SPED?
A sigla corresponde ao Sistema Público de Escrituração Digital, e uma das vertentes desse sistema é a EFD, ou Escrituração Fiscal Digital – e é daqui que surge o SPED Fiscal.
De maneira sucinta, o SPED Fiscal é um arquivo digital que tem a função de informar todos os documentos fiscais, bem como dados da empresa e suas considerações tributárias que são importantes para o Fisco.
Com essa digitalização feita de maneira assertiva, os contribuintes se beneficiam com um caminho mais curto (e organizado!) de entregas de demandas fiscais à fiscalização, reduzindo bastante as burocracias.
Além disso, outra função importante do SPED fiscal é integrar e padronizar as informações federais a serem entregues, bem como as estaduais e municipais; com os órgãos reguladores fiscalizando com mais organização e transparência, todos saem ganhando.
Logo, um dos principais objetivos do SPED Fiscal é garantir uma relação de negócios muito mais saudável entre empresas e fiscalização.
Melhor emissor fiscal para empresas. Teste gratuitamente!
Como funciona o SPED Fiscal?
Destacamos, primeiramente, que o SPED Fiscal deve ser gerado mensalmente pelas empresas pertencentes ao grupo exigido pelo Fisco, contendo todas as informações que são necessárias à Receita para auditorias e fiscalizações.
Entre dados entregues, estão os livros fiscais citados acima, além de recursos usados pela empresa e informações de operações praticadas, bem como operações.
Depois de emitidos, esses dados são enviados ao Programa Validador e Assinador, o PVA, recurso presente no próprio SPED – lembrando que, para envio, o formato do arquivo deve ser em txt.
Além disso, a validação do documento para o PVA deve ser acompanhada da assinatura por meio de uma certificação digital, que pode ser em certificados A1 ou A3.
SPED Fiscal: quem deve entregar? (Obrigações)
Além de saber o que é o SPED Fiscal, outra informação importante sobre esse assunto é saber quem faz parte do grupo de contribuintes que deve aderir ao sistema e entregar as obrigações acessórias à Receita por meio do SPED.
Todas as empresas contribuintes de ICMS e IPI devem realizar a entrega do SPED; no entanto, são delimitados três tipos de perfis empresariais, para segmentar as empresas de acordo com seus registros a serem entregues.
São eles:
- empresas de perfil A, cujos registros são mais detalhados do que o SPED geralmente permite;
- empresas de perfil B, onde os registros podem ser mais sintéticos e com totalização de períodos;
- empresas de perfil C, com informações ainda mais sintetizadas, fornecendo uma versão mais simplificada da escrituração necessária.
Por meio de uma consulta no portal de contribuintes do SPED Fiscal, é possível consultar qual perfil a sua empresa vai estar enquadrado.
Qual a importância e vantagens do SPED Fiscal para empresas?
A proposta do SPED de simplificar e facilitar os envios de obrigações acessórias, por si só, já é uma grande vantagem para as empresas, uma vez que é consenso geral entre os empresários a grande dificuldade que é o pagamento de impostos no Brasil.
Além disso, a equipe de contabilidade também se beneficia das funcionalidades do sistema, já que a entrega das taxas e alíquotas, além dos livros fiscais, fica mais otimizada e com menos chance de erros.
Em uma perspectiva geral, são grandes vantagens do SPED fiscal:
- processos mais ágeis;
- aumento de produtividade;
- redução de custos com papel e armazenamento;
- controle e padronização das informações compartilhadas.
Além disso, o portal do Governo Federal apresenta, na esfera tributária, outros benefícios do SPED, como:
- redução do chamado “Custo Brasil”;
- melhoria na qualidade da informação;
- grandes impactos no combate à sonegação;
- redução do envolvimento em práticas fraudulentas;
- segurança das informações que são enviadas ao Fisco;
- possibilidade de cruzamento entre os dados contábeis, fiscais e previdenciários;
- eliminação de extravio, perda ou a deterioração dos documentos enviados por meio das obrigações acessórias;
- e diversas outras vantagens.
Em resumo, a importância do SPED Fiscal, além das vantagens apresentadas por esse sistema, consiste na forma como ele revoluciona a entrega de documentos e dados importantes à fiscalização responsável, promovendo uma verdadeira transformação digital nas empresas.
Otimize sua gestão fiscal explorando o conteúdo exclusivo sobre Sintegra!
O que é Escrituração Fiscal – EFD e quais outros documentos fazem parte do SPED?
O EFD é o conjunto de documentos e escriturações, de âmbito fiscal, que deve ser entregue à Receita, apresentando os registros de apuração de impostos e operações feitas pelo contribuinte no período mensal.
Esse e outros documentos fazem parte do sistema SPED; vamos conferir mais sobre eles logo abaixo.
Escrituração Fiscal Digital – EFD
O EDF pode ser definido como um arquivo, em formato digital, que fornece uma base de dados, onde as empresas se baseiam para informar documentos e dados essenciais para a fiscalização da Receita Federal.
É por meio do EFD que as empresas apresentam os materiais que são utilizados para apuração dos impostos de ICMS e IPI.
EFD ICMS IPI
Dentro da Escrituração Fiscal Digital, temos o módulo de ICMS e IPI, que abrange o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços, além do Imposto sobre Produtos Industrializados, dois dos impostos mais importantes do comércio brasileiro.
No SPED, a entrega desses tributos fica centralizada, facilitando as obrigações contábeis das empresas para com o Fisco.
EFD Contribuições
Por meio do EFD Contribuições, o contribuinte tem a substituição do Demonstrativo de Apuração de Contribuições Sociais, o DACON, na escrituração que é atrelada ao PIS/PASEP.
Esse módulo do EFD é destinado a pessoas jurídicas de direito privado na escrituração.
EFD-Reinf
Já o EFD-Reinf é o complemento do SPED equivalente ao eSocial, e tem como objetivo a escrituração de rendimentos pagos e retenções de IR, Contribuição Social do contribuinte, e obrigações acessórias afins.
Ainda, é o EFD-Reinf o módulo que substitui o EFD Contribuições na apuração da Contribuição Previdenciária sobre Receita Bruta (CPRB).
Escrituração Contábil Digital – ECD
A Escrituração Contábil Digital tem um nome bem sugestivo, justamente por ser responsável por substituir a entrega das escriturações contábeis no formato tradicional, no papel.
Ela é uma alternativa à modalidade da Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica, a DIPJ, e é por meio da ECD que as empresas apresentam balancetes, razão, livros diário, e documentos relacionados.
Escrituração Contábil Fiscal – ECF
Em vigor desde 2014, a Escrituração Contábil Fiscal deve ser feita por todo CNPJ que se enquadra no lucro real, arbitrado ou presumido, apresentando as informações econômicas e gerais das empresas, de acordo com o que é solicitado pela Receita.
Os Blocos do SPED Mais Importantes para o Agronegócio
No agronegócio, nem todos os blocos do SPED Fiscal têm o mesmo peso.
Alguns concentram os principais pontos de atenção do Fisco, principalmente quando envolvem estoque, produção e cadastros fiscais.
Conhecer esses blocos é fundamental para evitar inconsistências e problemas futuros.
Abaixo estão os blocos mais relevantes para produtores rurais e empresas do setor:
Bloco 0 (Cadastros)
O Bloco 0 é a base de todo o SPED Fiscal. É nele que ficam os dados cadastrais que sustentam todas as outras informações do arquivo. Aqui estão concentrados:
- cadastro da empresa ou do produtor rural;
- dados de clientes e fornecedores;
- cadastro de produtos (NCM, unidade, descrição);
- informações de estabelecimentos e participantes.
No agronegócio, erros nesse bloco são muito comuns e perigosos. Um produto mal cadastrado, uma NCM incorreta ou dados divergentes entre nota fiscal e cadastro podem gerar alertas automáticos no cruzamento de informações do Fisco.
Se o cadastro estiver errado, todo o SPED nasce errado, mesmo que as notas tenham sido emitidas.
Bloco H (Inventário)
O Bloco H registra o inventário de mercadorias e produtos em uma data específica, geralmente no encerramento do período exigido pela legislação estadual.
No agronegócio, ele é essencial para o controle de estoque de insumos, produtos armazenados (grãos, sementes, mercadorias), apuração correta de impostos e para a comprovação de saldos perante o Fisco.
Um dos maiores problemas nesse bloco é a diferença entre estoque físico e estoque fiscal.
Quando a empresa controla estoque “no papel” ou em planilhas paralelas, as divergências aparecem e o Fisco identifica rapidamente.
Bloco C (Documentos Fiscais – Mercadorias)
O Bloco C é um dos principais blocos do SPED Fiscal para produtores rurais e empresas do agronegócio. Ele registra todos os documentos fiscais relacionados à circulação de mercadorias, incluindo:
- NF-e de entradas (compras de insumos);
- NF-e de saídas (vendas da produção);
- devoluções, transferências e outras operações com mercadorias.
Para o produtor rural, o Bloco C é especialmente relevante porque é a partir dele que o Fisco cruza as notas fiscais com o estoque, a apuração de impostos e as demais informações do SPED.
Erros como CFOP incorreto, notas mal emitidas ou divergência entre notas e estoque aparecem rapidamente nesse bloco e podem gerar notificações, multas e retrabalho.
Por isso, manter a emissão correta das NF-e e um controle de estoque alinhado é essencial para evitar inconsistências no Bloco C e problemas com o Fisco.
Emita NF-e com segurança no campo! Conheça o emissor de NF-e para produtor rural da Sygma Sistemas.
Principais erros e como evitá-los
Os erros no SPED Fiscal raramente acontecem no momento da geração do arquivo.
Na maioria das vezes, eles nascem muito antes, na emissão das notas fiscais e no controle de estoque. Entre os erros mais comuns estão:
- CFOP incorreto na emissão da NF-e;
- produtos mal cadastrados (NCM, unidade, descrição);
- estoque fiscal diferente do estoque real;
- ausência de integração entre faturamento, produção e contabilidade;
- uso de planilhas ou controles paralelos.
É por isso que a única forma realmente segura de gerar o SPED Fiscal sem inconsistências é utilizar um software emissor de NF-e com controle de estoque integrado.
Quando a emissão das notas, o controle de estoque e a escrituração fiscal estão no mesmo sistema os dados ficam padronizados, os erros são reduzidos na origem, o contador recebe informações corretas, e o SPED passa a ser apenas uma consequência do processo.
Com soluções integradas como as da Sygma Sistemas, o agronegócio ganha organização, segurança fiscal e tranquilidade para cumprir suas obrigações sem surpresas com o Fisco.
Além dos citados, quais são os módulos do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped)?
Por todas as descrições e informações que apresentamos ao longo desse artigo, já deu para perceber que o SPED tem como missão principal simplificar as demandas contábeis dos empresários e suas empresas, promovendo muito mais facilidade, certo?
Desde 2007, esse sistema traz um melhor ambiente de relacionamento entre empresas e a Receita, promovendo vantagens como a redução do Custo Brasil, modernizando processos, e descomplicando o pagamento de impostos.
Para que o SPED funcione dessa forma desburocratizada, ele apresenta, além dos módulos que mencionamos acima, os demais módulos:
SPED Fiscal: como fazer para enviar?
Uma das principais dúvidas dos empresários, principalmente quando é o primeiro contato com o sistema, é saber como submeter o SPED Fiscal mensalmente.
O próprio portal do sistema, no site da Receita Federal, apresenta um passo a passo de como enviar o arquivo; mas a gente separou aqui as etapas, de forma simplificada, para você saber como funciona o envio:
- comece preenchendo a declaração de EFD ICMS/IPI;
- depois de preenchidos com os dados e revisados, gere o arquivo em formato txt;
- valide o arquivo por meio do Programa Validador e Assinador, o PVA do SPED Fiscal;
- assine com o certificado digital e envie o documento ao Fisco.
É rápido e fácil!
Confira nosso conteúdo especial sobre Difal ICMS para produtores rurais!
O que deve constar no SPED Fiscal?
Confira abaixo a lista de informações que devem estar descritas no arquivo enviado ao Fisco pelo SPED Fiscal:
- dados de produção;
- estoque ou inventário;
- apuração de impostos;
- possíveis informações adicionais;
- CIAP, o Controle de Crédito de ICMS;
- registros fiscais de entradas e saídas;
- cadastro de produtos, estabelecimentos, fornecedores e clientes;
- informações específicas sobre setores como combustível, usinas, energia elétrica.
Qual o prazo para enviar o SPED Fiscal?
O SPED Fiscal deve ser emitido e enviado ao Fisco todos os meses, sempre abrangendo as informações daquele período.
Geralmente, ocorre da data inicial do chamado Registro 0000 ser no primeiro dia do mês e a data final ser no último dia do mesmo mês.
No entanto, cada estado tem o seu próprio calendário de entrega do SPED Fiscal, bem como os prazos de acordo com o perfil de enquadramento – vale a pena dar uma olhada no site da Receita para evitar perder as datas.
Como evitar erros no SPED e, assim, evitar problemas com o Fisco?
Uma das situações mais comuns, principalmente nos primeiros momentos em que o SPED está sendo enviado pela empresa, é que sejam cometidos erros no preenchimento, o que pode causar prejuízos contábeis.
Manter a contabilidade da sua empresa sempre em dia, atualizada, é uma das melhores formas de evitar problemas no SPED, garantindo a veracidade das informações que serão apresentadas.
Além disso, contratar um profissional especializado em contabilidade para preencher a sua escrituração contábil é um investimento necessário, para evitar dores de cabeça e dados equivocados no envio.
Por fim, ter um sistema de gestão fiscal, como o Sygma Sistemas, faz toda a diferença na hora de preencher os dados e organizar as demandas fiscais da sua empresa, otimizando o tempo gasto com a contabilidade empresarial.
Conclusão
E então, tudo certo sobre o que é SPED Fiscal e suas funcionalidades?
A era digital chegou para mudar a relação entre as empresas e a Receita Federal, e sistemas como o SPED promovem muito mais facilidade, organização, e praticidade na entrega de documentos.
Ainda, por meio do SPED, a sua empresa conta com muito menos burocracia para se manter sempre em dia com as exigências do Fisco!
Quer mais dicas e conteúdos que vão ajudar a contabilidade da sua empresa? Confira o blog da Sygma Sistemas e esteja sempre atualizado com nossos artigos!
