A nota fiscal de exportação é um documento importante para empresas voltadas para o mercado de comex, ou seja, do comércio exterior, uma vez que é esta nota que atesta o envio de produtos e bens para fora do país.
O Brasil, como forte exportador de commodities, um dos maiores do mundo e com estatísticas favoráveis para a nossa economia, como mostra esse relatório do Governo Federal, demanda que os empresários da área compreendam as exigências de atuar nesse ramo.
Além de estar com a sua empresa regularizada, ter produção ativa para exportação, e estar em dia com tributos federais e estaduais, o empreendedor deve, ainda, emitir a nota de exportação de acordo com seus envios internacionais.
Acontece que muitos gestores, mesmo atuando na área, ainda possuem dúvidas quanto à emissão desse importante documento, além de, em alguns casos, não saber realizar o preenchimento.
Isso causa erros na descrição da nota e pode gerar divergências de informações, e até deixar a sua empresa irregular.
Para ajudar você a não ter dor de cabeça com esse assunto, Sygma Sistemas preparou um conteúdo super especial e completo sobre esse tema!
Acompanhe o artigo abaixo para saber tudo sobre nota fiscal de exportação, seu processo de emissão, e principais dicas para evitar erros no documento.
Boa leitura!
O que é nota fiscal de exportação?
Antes de explicarmos como emitir esse importante documento, vamos começar com os conceitos básicos acerca do tema?
A nota fiscal de exportação, também conhecida pela sua sigla NF-E, é um documento indispensável para transações comerciais de caráter internacional.
Essa nota é emitida em formato digital, armazenada eletronicamente, e é integrada com a DU-E, a Declaração Única de Exportação, do Portal Siscomex.
A nota de exportação é a comprovação de que existiu uma operação fiscal de comércio, com um produto sendo enviado para fora do país, devendo ser assinada digitalmente para que possua validade jurídica.
Qual a diferença entre invoice e nota fiscal?
Como são tópicos que funcionam de maneira muito próxima, além de estarem relacionados ao mesmo mercado, que é o de comércio exterior, a nota fiscal e a invoice são conceitos que confundem muita gente.
Vamos apresentar, então, as diferenças entre ambos, para tirarmos essas dúvidas de uma vez por todas?
Uma invoice, basicamente, é uma solicitação de pagamentos de serviços prestados para fora do Brasil.
Isso quer dizer que a invoice deve ser emitida para a empresa no exterior, como uma espécie de fatura de pagamento, e representa a operação comercial em um caráter internacional.
Já a nota fiscal é o documento, que complementa essa transação, que descreve a origem do dinheiro recebido, em reais, e demais detalhes da entrada desses valores no Brasil.
Qual a diferença entre nota fiscal de exportação e NF-e convencional?
A principal diferença entre a nota fiscal de exportação e a NF-e convencional está no objetivo do documento: enquanto a segunda é utilizada para registrar vendas e movimentações de mercadorias dentro do Brasil, a nota fiscal de exportação documenta uma operação internacional, na qual o destinatário está localizado em outro país.
Além disso, a NF-e de exportação possui integração com processos próprios do comércio exterior, como a Declaração Única de Exportação (DU-E) registrada no Portal Siscomex, exigindo informações adicionais relacionadas à saída internacional da mercadoria. Confira, abaixo, as principais diferenças:
| Característica | Nota fiscal de exportação | NF-e convencional |
| Finalidade | Registrar uma venda ou envio de mercadoria para outro país | Registrar operações comerciais dentro do Brasil |
| Destinatário | Empresa ou pessoa localizada no exterior | Cliente ou empresa estabelecida no território nacional |
| Integração | Relacionada aos processos de comércio exterior e DU-E | Relacionada às operações fiscais internas |
| Tributação | Possui regras específicas para exportação, incluindo benefícios fiscais | Segue as regras tributárias aplicáveis às operações nacionais |
| Informações adicionais | Pode exigir dados como país de destino, moeda, Incoterm e informações da exportação | Utiliza informações fiscais tradicionais da operação |
| Aplicação | Empresas exportadoras, produtores rurais, indústrias e negócios que vendem para outros países | Empresas que realizam vendas ou movimentações internas |
Quando a nota fiscal de exportação deve ser emitida?
A nota fiscal de exportação deve ser emitida sempre que uma empresa realizar uma operação de venda ou envio de mercadorias para fora do Brasil, e o documento deve ser gerado antes da saída da mercadoria do estabelecimento exportador, acompanhando o processo de transporte.
Ou seja, a emissão da nota faz parte da preparação da exportação e deve estar alinhada com os demais documentos exigidos no comércio exterior, como a Declaração Única de Exportação (DU-E). O processo normalmente segue esta sequência:
- Negociação comercial com o comprador internacional: a empresa define valores, condições de venda, moeda da operação e demais informações comerciais.
- Preparação da mercadoria para exportação: o produto é separado, conferido e preparado para transporte.
- Emissão da nota fiscal de exportação: a empresa registra a operação fiscal, informando dados do exportador, importador, mercadoria, valores e informações tributárias.
- Registro e acompanhamento da operação no Siscomex: os dados fiscais são utilizados no processo de exportação.
- Saída da mercadoria do país: após os procedimentos necessários, o produto segue para o destino internacional.
É importante destacar que emitir a nota fiscal corretamente antes do envio evita divergências entre documentos e informações declaradas no processo de exportação.
Erros em dados como NCM, quantidade, unidade de medida, valores ou identificação do destinatário internacional podem gerar atrasos, necessidade de correção documental e até problemas fiscais para a empresa.
Quem é obrigado a emitir a nota fiscal de exportação?
Toda empresa brasileira que realiza operações de exportação de mercadorias precisa emitir a nota fiscal de exportação para registrar corretamente a saída do produto para o exterior.
A obrigatoriedade pode variar conforme o modelo de operação realizado. Por isso, é importante entender como funciona cada cenário:
Exportação direta
Na exportação direta, a própria empresa brasileira vende seus produtos diretamente para um comprador localizado no exterior.
Nesse caso, o exportador é responsável por toda a operação comercial e deve emitir a nota fiscal de exportação com os dados do importador estrangeiro, informações da mercadoria e demais campos exigidos.
Esse modelo é comum entre indústrias, produtores rurais e empresas que possuem relacionamento direto com clientes internacionais.
Exportação indireta
Na exportação indireta, a empresa brasileira vende seus produtos para outra empresa no Brasil que será responsável pela exportação.
Um exemplo comum é quando um produtor ou fabricante comercializa mercadorias para uma empresa comercial exportadora, que realiza os procedimentos internacionais.
Mesmo sem negociar diretamente com o comprador estrangeiro, a empresa precisa observar corretamente os documentos fiscais envolvidos na operação.
Trading companies
As trading companies são empresas especializadas em operações de comércio exterior e atuam como intermediárias entre fornecedores brasileiros e compradores internacionais.
Nesse modelo, a empresa que vende para a trading deve emitir os documentos fiscais conforme a natureza da operação, seguindo as regras específicas aplicáveis à exportação.
As informações corretas são fundamentais para garantir que a operação tenha os benefícios fiscais previstos e permaneça regular perante os órgãos responsáveis.
Empresas comerciais exportadoras
Empresas comerciais exportadoras também podem adquirir produtos de fabricantes ou produtores nacionais para realizar a exportação.
Nesse caso, a operação envolve cuidados específicos relacionados à documentação fiscal, prazos e comprovação da saída da mercadoria do país.
Independentemente do modelo utilizado, a emissão correta da nota fiscal de exportação é essencial para garantir a regularidade da operação, facilitar os processos aduaneiros e evitar problemas tributários.
A importância de emitir nota fiscal de exportação de serviços ou nota fiscal de venda para o exterior
A nota fiscal voltada para operações de exportação não é importante, somente, pelo seu caráter obrigatório, dentro de demandas e exigências tributárias de empresas de comex.
Claro, ela garante a legalidade da empresa em suas operações de venda, atestando que o negócio está em conformidade com a legislação vigente — mas essa não é a sua única função!
É por meio da NF-E que a Receita consegue computar, de forma assertiva, os tributos que a empresa deve pagar, com base em seus serviços.
Ainda, esse documento tem grande peso no mercado internacional: a nota transmite muito mais confiança e credibilidade para a empresa que a emite, ajudando o negócio a fechar mais parcerias com clientes internacionais.
Em suma, além da sua obrigatoriedade, a nota fiscal de exportação, ainda, apresenta uma série de vantagens para o seu negócio!
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Quais informações são obrigatórias na nota fiscal de exportação?
É necessário preencher uma série de informações obrigatórias sobre a empresa exportadora, o comprador internacional, a mercadoria e as condições da negociação. Isso serve para comprovar a operação comercial e para garantir a integração correta com os processos de exportação.
Confira os principais dados que devem constar na nota fiscal de exportação:
Dados do exportador
Os dados do exportador são as informações da empresa brasileira responsável pela venda ou envio da mercadoria para o exterior. Entre eles:
- CNPJ;
- Razão social;
- Inscrição Estadual, quando aplicável;
- Endereço completo;
- Informações fiscais do estabelecimento emissor.
Dados do importador
O importador é a empresa ou pessoa localizada no exterior que receberá a mercadoria exportada. Na nota fiscal de exportação, devem ser informadas informações como:
- Nome ou razão social do comprador internacional;
- Endereço completo;
- País de destino;
- Demais informações cadastrais exigidas para identificação do destinatário.
NCM, descrição da mercadoria e unidade de medida
As informações relacionadas ao produto exportado estão entre os campos mais importantes da nota fiscal, pois determinam como a mercadoria será identificada e classificada dentro da operação. E a NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) serve para classificar fiscalmente os produtos comercializados. Além dela, a nota deve apresentar:
- Descrição detalhada da mercadoria;
- Quantidade comercializada;
- Unidade de medida utilizada na negociação;
- Unidade de medida tributável, quando aplicável.
Incoterm, moeda, valor e país de destino
A nota fiscal de exportação também deve apresentar informações relacionadas às condições comerciais da operação internacional. Entre esses dados estão:
- Incoterm: define as responsabilidades entre comprador e vendedor no transporte, seguro, custos e entrega da mercadoria;
- Moeda da operação: informa a moeda utilizada na negociação comercial, como dólar ou euro;
- Valor da mercadoria: representa o valor da operação de exportação;
- País de destino: identifica o local para onde a mercadoria será enviada.
Saiba mais: Reforma tributária: O que é, mudanças e como se preparar
Como emitir nota fiscal de exportação?
Agora, o tópico principal deste nosso guia completo: como fazer uma nota fiscal de exportação, atestando as transações envolvidas e sustentando a validade jurídica do documento?
Como em muitas exigências do segmento tributário, existe uma legislação para emissão de nota fiscal de exportação, bem como um passo a passo a ser seguido, para que o documento seja gerado corretamente.
Uma vez que a sua empresa se acostuma com esse processo, ele se torna muito mais simples e automático — principalmente se você contar com um sistema emissor de notas fiscais, como o da Sygma!
As etapas a serem seguidas são:
- informar dados de emitente;
- informar dados de destinatário;
- inserir o CFOP, o Código Fiscal de Operações e Prestações;
- fazer a completa discriminação dos serviços envolvidos;
- declarar todos os impostos relacionados, bem como as retenções;
- informar o valor total do serviço prestado;
- adicionar quaisquer outros dados adicionais, quando necessário.
Analisando uma perspectiva geral, emitir uma nota de exportação se assemelha bastante ao preenchimento de vários outros documentos fiscais!
Tentou emitir o documento e aconteceu a recusa da nota fiscal? Confira o que fazer para autorizar o documento e conseguir prosseguir com a venda.
Principais campos da Nota Fiscal de Exportação
Apesar de possuir um passo a passo bem simples, com etapas bem definidas e que não são essencialmente complexas, a nota fiscal que descreve serviços de exportação conta com campos que devem ser analisados com atenção.
Isso porque, para que sejam evitados erros na composição da nota (que pode gerar problemas tributários para a empresa), é válido se atentar para as informações solicitadas.
Vamos apresentar, logo abaixo, uma lista com os principais campos presentes em NF-E, bem como sua descrição, para que você não tenha mais dúvidas ao preencher o documento; acompanhe:
CFOP da operação
Como citamos, o Código Fiscal de Operações e Prestações deve estar presente na nota fiscal, uma vez que é esse código que identifica as operações feitas, e classifica-as corretamente.
Os principais códigos presentes em uma nota de exportação são:
- 7.101, de venda de produção do estabelecimento;
- 7.102, de venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros;
- 7.127, de venda de produção do estabelecimento, mas sob o regime de drawback;
- 7.501, de exportação de mercadorias recebidas com finalidade específica de exportação;
- 7.504, de exportação de mercadorias que foram objetos de formação de lotes de exportação;
- 7.930, relacionada ao lançamento efetuado a título de devolução de um bem onde a entrada ocorreu sob ampara de regime aduaneiro especial, de admissão temporária;
- 7.949, que determina outra saída de mercadoria ou prestação de algum serviço não especificado.
NCM — Classificação Fiscal de Mercadorias
Na nota fiscal de exportação, também deve constar o NCM das mercadorias enviadas, que vai determinar em qual classificação fiscal se encontram os produtos em questão.
Aqui, a atenção deve ser redobrada, uma vez que se trata de um campo de preenchimento sensível, e que não pode ser corrigido depois.
Informações do emitente e do destinatário
Outro campo fundamental de uma nota de exportação é o que compreende as informações do emitente e do destinatário.
O emitente é quem deve emitir a nota fiscal e, em uma nota de exportação, deve contar os seguintes dados desse perfil:
- CNPJ;
- razão social;
- Inscrição Estadual;
- endereço e telefone.
Já o destinatário é o importador, ou seja, a empresa que recebe os produtos em seu país, e que deve receber uma nota onde constam seus seguintes dados:
- nome e endereço da empresa;
- informações sobre o país em questão.
Ainda, é importante se atentar para o preenchimento desta parte da nota: os dados sobre o país importador são anexados automaticamente à DU-E — e que não podem ser corrigidos posteriormente.
Quantidade e unidade de medida comercializada
Ainda, as empresas de comex podem decidir em qual unidade de medida vai comercializar seus produtos: podem ser peças, metros, ou demais medidas.
Uma vez escolhida, a unidade de medida deve ser informada na nota fiscal, mas atenção: também é outro campo que não pode ser alterado posteriormente.
Quantidade e unidade de medida tributável
A empresa também deve informar em qual unidade de medida vai receber a incidência de tributos pelos seus produtos comercializados, e essa informação deve estar presente na nota fiscal de exportação.
Essa unidade de medida relacionada à tributação está relacionada ao NCM do produto em questão, por isso, conferir a tabela é muito importante.
Lembrando que este também é outro campo bem sensível, e que deve ser preenchido com muita atenção.
Descrição do produto
O emissor da nota tem um campo de 120 caracteres no documento para informar as principais características e informações que descrevem o seu produto.
Por isso, nesse dado, é indicado ser direto nas referências, indicando qual o tipo de produto, identificações essenciais, e demais questões de forma precisa e objetiva.
Saiba como emitir o CTE da nota fiscal no caso de fazer o transporte de mercadorias.
Peso líquido total
Item não menos importante, o peso líquido total da embalagem a ser exportada também deve estar descrito na nota de exportação.
Aqui, deve ser informado o peso total da carga em questão, mas sem contar o peso da embalagem que a envolve.
Informações de tributação: há incidência de impostos na Nota Fiscal de Exportação?
Por fim, a sua nota também deve abranger a incidência tributária de exportação dos produtos comercializados, mesmo que, de acordo com a nossa legislação, apenas alguns desses produtos sejam objeto de impostos de exportação.
Isso quer dizer que não existe incidência de impostos como PIS, COFINS, ICMS, e IPI produtos importados, justamente como incentivos fiscais para fomentar o mercado de comércio internacional.
O IE, ou Imposto de Exportação, também é outra tributação que incide sobre apenas alguns produtos específicos.
Atente-se para a natureza das mercadorias que você comercializa para saber se esse espaço é obrigatório na sua nota.
Veja também em que casos é necessário usar um emissor de MDFe para agilizar as operações.
Possíveis consequências de emitir incorretamente uma nota fiscal de exportação
Quando falamos da importância de fazer um preenchimento correto da nota de exportação, é justamente para evitar erros que podem ocasionar em prejuízos para a sua empresa que, na maioria dos casos, rende muita burocracia para ajustar.
Principalmente pelo fato de a NF-E estar ligada diretamente a DU-E, essa integração pode ficar comprometida quando existem informações divergentes na nota, uma vez que serão dois documentos com erros de informações.
Confira algumas das consequências de emitir de forma incorreta a sua nota de exportação:
| Inconsistência | Consequência |
| Diferença entre valor declarado e o efetivo ou arbitrado | Multa de 100% sobre a diferença |
| Falta de declaração ou declaração inexata de valor | Multa de ofício de 75% sobre a totalidade do valor |
| Declaração inexata e/ou incompleta de informações de natureza administrativa, ou tributária | Aplicada multa de 1% sobre o valor da mercadoria que esteja com NCM errado, quantificada incorretamente na unidade de medida, ou, ainda, tenha informações prestadas de forma inexata ou incompleta. |
Quais cuidados tomar ao emitir nota fiscal de exportação? (Dicas para evitar erros)
Agora que você já sabe quais as consequências de uma NFE que, porventura, possa estar errada, vamos conhecer algumas boas práticas para uma emissão sem erros da sua nota?
Atente-se para dicas como as que vamos apresentar logo abaixo:
- conheça bem o seu produto e informações sobre ele, como sua classificação contábil, impostos que os incidem, e demais características importantes;
- atente-se na hora do preenchimento dos campos obrigatórios da sua nota fiscal;
- esteja sempre atualizado com as regras de tributação envolvidas, evitando divergências;
- verifique, também, o enquadramento do seu benefício fiscal de drawback, quando for o caso.
O que significa CFOP na Nota Fiscal de Exportação?
Ao longo deste artigo, citamos uma série de vezes a importância do Código Fiscal de Operações e Prestações — mas o que significa exatamente o CFOP na nota de exportação?
Esse é o código responsável por classificar as mercadorias descritos na nota fiscal conforme critérios como:
- tipo de operação, que pode ser de entrada ou de saída;
- localização do destinatário, determinando se está no mesmo estado, estado diferente ou, no caso da NF-E, no exterior.
O CFOP possui 4 dígitos, que é composto seguindo a padronização de dígitos que identificam a operação de exportação e suas mercadorias envolvidas.
Quais CFOPs são utilizados em operações de exportação?
No comércio exterior, os códigos utilizados começam, geralmente, pelo número 7, que indica operações de saída de mercadorias ou serviços para o exterior. E a escolha do CFOP correto depende do tipo de operação realizada. Por isso, é importante analisar a origem da mercadoria, o destinatário e a finalidade do envio antes de emitir a nota fiscal.
Entre os principais CFOPs utilizados em exportações estão:
- 7.101 — Venda de produção do estabelecimento: utilizado quando a empresa exporta produtos fabricados por ela mesma;
- 7.102 — Venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros: aplicado quando a empresa comercializa produtos comprados de outros fornecedores;
- 7.127 — Venda de produção do estabelecimento sob regime de drawback: utilizado em operações vinculadas ao regime especial de drawback;
- 7.501 — Exportação de mercadorias recebidas com fim específico de exportação: utilizado quando a mercadoria foi adquirida com essa finalidade;
- 7.504 — Exportação de mercadorias que foram objeto de formação de lote de exportação: aplicado quando produtos foram agrupados para posterior envio ao exterior.
Veja também: CFOP de devolução: quais códigos usar e como emitir a NF corretamente
CFOP para exportação direta
Na exportação direta, a própria empresa brasileira realiza a venda para o comprador localizado no exterior. Nesse cenário, os CFOPs utilizados normalmente estão relacionados à saída definitiva da mercadoria para fora do país.
A escolha entre os códigos disponíveis dependerá da origem do produto, como fabricação própria ou mercadoria adquirida de terceiros.
CFOP para remessa com fim específico de exportação
Quando uma empresa brasileira vende ou envia mercadorias para uma empresa comercial exportadora ou trading company com o objetivo de exportação futura, a operação possui características diferentes.
Nesse caso, devem ser utilizados CFOPs específicos para identificar que aquela mercadoria será destinada posteriormente ao mercado internacional.
O preenchimento correto desse código é fundamental para garantir que a operação seja reconhecida corretamente pelos órgãos fiscais e para evitar divergências na documentação.
Como funciona a tributação na nota fiscal de exportação?
A tributação na nota fiscal de exportação possui regras específicas justamente para incentivar a participação das empresas brasileiras no comércio internacional.
De forma geral, as exportações de mercadorias contam com benefícios fiscais previstos na legislação brasileira, buscando evitar que impostos nacionais sejam incorporados ao preço final dos produtos vendidos para outros países.
Nas operações de exportação, normalmente não há incidência de:
- ICMS;
- IPI;
- PIS;
- Cofins.
Essa desoneração permite que os produtos brasileiros tenham maior competitividade no mercado internacional.
No entanto, isso não significa que a empresa deve deixar de informar corretamente as informações tributárias na nota fiscal. O documento precisa apresentar os campos fiscais adequados, indicando a natureza da operação e os benefícios aplicáveis.
Além disso, existe o Imposto de Exportação (IE), que pode ser aplicado em situações específicas, conforme os produtos e regras determinadas pelo governo.
Por isso, antes de emitir uma nota fiscal de exportação, é importante verificar:
- Classificação fiscal da mercadoria (NCM);
- Legislação aplicável ao produto;
- Benefícios fiscais disponíveis;
- Enquadramento tributário da empresa.
Veja também: Entenda a Tributação no Agronegócio
Como integrar a emissão fiscal aos processos de comércio exterior?
A emissão da nota fiscal de exportação não deve ser tratada como uma atividade isolada dentro da empresa. Ela faz parte de um processo maior, que envolve áreas fiscais, administrativas, logística e comércio exterior.
Uma integração eficiente entre esses processos ajuda a reduzir erros, agilizar operações e garantir que todas as informações estejam alinhadas.
Entre as principais práticas para integrar a emissão fiscal ao comércio exterior estão:
- Centralizar informações: manter dados de produtos, clientes internacionais e documentos organizados em um único sistema;
- Integrar o emissor fiscal aos processos da empresa: utilizar soluções que facilitem o preenchimento e envio das notas fiscais;
- Garantir atualização cadastral: manter informações de produtos, NCMs e fornecedores sempre revisadas;
- Automatizar etapas manuais: reduzir erros causados por preenchimentos repetitivos;
- Controlar documentos relacionados à exportação: acompanhar nota fiscal, DU-E e demais registros envolvidos na operação.
Um sistema emissor de nota fiscal preparado para essas demandas permite que a empresa tenha mais segurança no preenchimento das informações, reduzindo retrabalho e aumentando a eficiência da operação.
Para empresas que atuam com exportação, tecnologia e organização fiscal se tornam grandes aliados para manter a conformidade e aproveitar melhor as oportunidades do mercado internacional.
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Dúvidas frequentes sobre nota fiscal de exportação
É possível cancelar uma nota fiscal de exportação?
Sim, a nota fiscal de exportação pode ser cancelada desde que a operação ainda esteja dentro das regras de cancelamento previstas pela legislação. Após determinadas etapas do processo de exportação, o procedimento pode não ser permitido.
A nota fiscal pode ser emitida antes da DU-E?
Sim. A nota fiscal de exportação normalmente é emitida antes da DU-E, pois seus dados são utilizados como base para o registro da operação de exportação no Portal Siscomex.
Qual CFOP utilizar em cada operação?
O CFOP depende da natureza da operação, como exportação direta, venda de produção própria ou remessa para empresa comercial exportadora. Os códigos de exportação geralmente iniciam com o número 7.
Empresas do Simples Nacional podem exportar?
Sim, empresas do Simples Nacional podem realizar exportações, desde que cumpram as exigências fiscais e estejam regularizadas para atuar no comércio exterior.
Equipe de redação Sygma Sistemas
