Dentro das diversas especificações acerca da nota fiscal, que é um documento importante na contabilidade de empresas de todas as áreas, existe a categoria de nota fiscal denegada — e é fundamental que você entenda esse conceito!
Quando acontece um caso de nota denegada, quer dizer que a Secretaria de Fazenda da região da sua empresa identificou algum tipo de irregularidade no documento, que pode ser da parte do emissor ou do destinatário da nota.
Logo, ela não pode ser faturada nem autorizada e, a depender da irregularidade observada pelo Fisco, pode ocasionar problemas para a empresa, em sua contabilidade e em suas obrigações tributárias.
Assim, é fundamental saber quais as providências que devem ser tomadas em casos de nota denegada pela Sefaz, seguindo o protocolo cabível e entendendo qual a ocorrência notada no documento.
Para saber o que fazer nesses casos, é preciso entender o que é denegação de nota fiscal e, principalmente, como evitar esse quadro; é por isso que Sygma Sistemas veio aqui ajudar você, empresário!
Preparamos um conteúdo completo para você saber o que fazer quando a nota fiscal eletrônica é denegada, bem como os principais casos em que ela ocorre.
Acompanhe nosso artigo abaixo até o final e boa leitura!
O que é nota fiscal denegada? O que significa?
Uma nota fiscal denegada é aquela que a Sefaz não autorizou por conta de alguma inconsistência nos dados descritos no documento, seja pelo emissor ou pelo destinatário da NF-e.
Qualquer nota fiscal eletrônica pode estar sujeita ao status de denegada, uma vez que sempre que uma NF é emitida, deve ser enviada para a aprovação da Secretaria de Fazenda responsável, que pode aceitar a nota, rejeitá-la ou, neste caso, denegar.
É importante destacar que, uma vez denegada, a nota não pode ser cancelada e nem inutilizada: esse indeferimento é definitivo, e o número da nota fiscal não pode ser utilizado novamente.
Sendo assim, o que fazer nesses casos?
Continue acompanhando o artigo que vamos tirar essa e outras dúvidas sobre o tema.
Qual a diferença entre nota fiscal denegada e rejeitada?
Muita gente pensa que esses termos são sinônimos, mas não: nota fiscal denegada e nota fiscal rejeitada não são a mesma coisa.
Uma nota fiscal rejeitada é aquela cujo emissor cometeu algum erro nos dados apresentados, como detalhes do produto comercializado, informações de cadastro do destinatário ou, mais comumente, equívocos nos números de tributação.
Ainda, uma nota rejeitada não é armazenada pela Sefaz, o que não torna o número deste tipo de nota categorizado como inutilizado.
A nota fiscal denegada, como mencionamos anteriormente, não permite alterações no seu conteúdo, e o seu número não pode ser reaproveitado, uma vez que ela não foi autorizada pela fiscalização vigente.
Em que situações a nota fiscal é denegada?
Agora que você já sabe o que é esse tipo de nota fiscal, pode compreender melhor por que uma nota fiscal é denegada.
No geral, a Receita Federal tem motivos importantes para denegar uma nota fiscal, como:
- redução da concorrência desleal;
- evitar casos de sonegação de impostos;
- ter maior controle sobre as operações que envolvem notas fiscais eletrônicas intra e interestaduais.
Existem três formas para que a Secretaria de Fazenda denegue uma nota, e são nas seguintes situações:
Erro 301
Aqui, a Inscrição Estadual do emitente está em situação irregular no Fisco.
Isso quer dizer que o emissor da nota precisa verificar o seu cadastro junto à Secretaria de Fazenda do seu Estado, e solucionar a questão que envolve a sua IE.
Rejeição 302
Já no erro 302, o problema está do lado de lá: a Inscrição Estadual do destinatário é que está em situação irregular no Fisco.
É indicado entrar em contato com o destinatário da nota e notificar o erro na IE, solicitando que seja corrigida a questão, uma vez que o destinatário fica impedido de receber notas enquanto o status da sua inscrição estiver assim.
Rejeição 303
Aqui, o destinatário não está habilitado a operar na Unidade da Federação, o Estado em que a nota fiscal está sendo enviada.
É importante destacar que, após o ajuste SINIEF 07/2005, cada estado pode definir de que forma interpreta irregularidades na Inscrição Estadual e demais questões que envolvem a emissão de notas fiscais na sua região.
Por isso, é fundamental se atentar para as exigências e atualizações do seu estado.
Quando uma nota fiscal é denegada, significa que ela foi “barrada” por conta de algum desses critérios citados acima.
Ainda, o não pagamento de impostos, bem como um cadastro desatualizado, suspenso, cancelado, baixado ou em processo de baixa, podem ser outros critérios para a denegação de uma nota fiscal eletrônica.
Destacamos, ainda, que só é possível saber que existe algum problema quando a nota é emitida; ou seja, somente após o envio do documento é que o emissor é notificado da denegação.
Assim, a nota não pode ser alterada sob nenhuma circunstância, e nem pode ser reutilizada para nenhum outro fim, inclusive dispensando o seu número de identificação.
Depois de emitida e identificada a irregularidade, a nota fiscal é automaticamente cancelada, mesmo que reconhecida pela Secretaria de Fazenda responsável, que registra a denegação da mesma.
Mas isso não quer dizer que basta descartá-la e tentar emitir outra!
A nota fiscal denegada deve ser registrada pela contabilidade da sua empresa, no seu sistema emissor de notas fiscais, além de precisar ser armazenada por, no mínimo, cinco anos, que é o prazo estipulado pela legislação fiscal para o armazenamento de documentos e dados.
O que fazer com nota fiscal denegada? Saiba como resolver
Certo, você já sabe o que é uma NFe denegada pelo Fisco, bem como as situações em que essa ocorrência pode despontar.
No entanto, o que fazer quando a nota fiscal é denegada?
Infelizmente, temos que dizer que, após a emissão da nota e a verificação da denegação, o problema é irreversível, e a nota gerada deve ser armazenada, como determina a legislação.
Só existe uma forma de como solucionar esse caso: e é regularizando as pendências em questão junto à Secretaria de Fazenda do seu estado.
Logo, a parte que está irregular junto ao Fisco deve, o mais rápido possível, entrar em contato com a Sefaz e resolver as inconsistências identificadas.
Se o emitente é a parte que está com pendências na Receita, o mais indicado é acessar o site do SINTEGRA e verificar como anda o cadastro da sua Inscrição Estadual, conferindo o seu status.
No portal do SINTEGRA, basta escolher o estado onde a empresa está registrada e operando, e preencher com o CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica) a ser consultado.
Se a empresa está deixando de cumprir com alguma obrigação acessória ao seu regime tributário, é esperado que a sua inscrição estadual seja impactada; ainda, se o estabelecimento não realiza atividades que exigem IE, isso também afeta o seu cadastro.
Agora, quando o caso da denegação está na parte do destinatário, fica impossível emitir nota para o mesmo cliente até que a situação seja regularizada, mantendo o impasse.
O mais indicado é que a empresa entre em contato com esse fornecedor, ou cliente, informando que a nota foi denegada por conta de irregularidades da parte dele e que devem ser verificadas, ou ele ficará impedido de receber notas.
O mesmo vale para casos em que a rejeição é a de número 303, quando o destinatário não está habilitado para operações na sua Unidade da Federação.
Em casos assim, a empresa pode falar diretamente com cada cliente, o que pode ser um grande trabalho a depender do porte do negócio e da quantidade de fornecedores ou clientes envolvidos.
NFe denegada: como evitar que o problema aconteça outras vezes?
Já os casos de nota fiscal denegada são irreversíveis, a prevenção, para essa questão tributária e fiscal, é a melhor solução.
Por isso, atente-se para verificar a situação cadastral do seu cliente, se for uma pessoa jurídica, e do seu fornecedor, antes de realmente fechar negócio — acesse o CCC, que é o Cadastro Centralizado de Contribuinte, para checar informações.
Se a sua empresa já é de grande porte, vale a pena investir em ferramentas e tecnologias que fazem, de forma automatizada, a verificação das situações cadastrais dos seus parceiros, evitando problemas futuros.
Ainda, esses recursos digitais podem ajudar a manter o seu quadro de fornecedores sempre atualizado e validado, além de um panorama completo dos CNPJs aos quais a sua empresa inicia vínculos.
Um departamento de contabilidade dentro da sua empresa, ou uma assessoria contábil que preste serviços para o seu negócio, também é uma opção muito válida, onde você vai poder contar com especialistas na área para ajudar em qualquer questão.
Assim, você tira dúvidas, evita problemas com nota fiscal denegada, e conta com uma assistência contábil que vai sempre garantir que a sua empresa cresça e renda lucros dentro das exigências e determinações da Secretaria de Fazenda do seu estado e, claro, da Receita Federal.
Manter a contabilidade do seu negócio organizada também ajuda a evitar problemas fiscais como os de nota fiscal denegada: e, para isso, não podemos deixar de indicar o Sistema Sygma!
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Separamos, ainda, mais alguns conteúdos relacionados à emissão de nota fiscal denegada; confira o FAQ abaixo:
Nota denegada pode ser cancelada?
Como destacamos ao longo deste artigo, uma nota fiscal denegada, depois de emitida, é irreversível — logo, não pode ser cancelada.
Depois que ela é enviada à Sefaz e a sua empresa recebe a notificação de que a nota possui esse status, a única solução é regularizar a situação que levou à rejeição.
Lembramos, ainda, que a nota deve ser armazenada por, no mínimo, 5 anos nos arquivos da empresa, mesmo que denegada.
O que significa o uso denegado da nota fiscal?
Dentro desse assunto, é comum que os empresários se perguntem o que quer dizer uso denegado de uma nota fiscal: e a verdade é que é a mesma coisa de uma nota denegada.
Esse sinônimo determina que a Secretaria de Fazenda identificou irregularidades na emissão da nota em questão, que pode ser enquadrada como rejeição 301, 302 ou 303, e que deve ser regularizada o mais breve possível.
Somente após solucionar essa pendência é que a empresa pode emitir a nota com os mesmos dados da que foi denegada, seja o problema da parte do emissor ou do destinatário, conforme determina a legislação tributária vigente.
Como consultar nota fiscal denegada?
No site da Sefaz do seu estado, é possível checar o status da nota fiscal emitida — mas já adiantamos que, se ela foi enquadrada como denegada, não existe mais nada que possa ser feito.
Para checar o status de uma inscrição estadual (IE) e evitar problemas com nota fiscal denegada, deve ser feita uma consulta ao SINTEGRA, conferindo a regularidade do CNPJ em questão, antes de ser emitida a nota.
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Conclusão
No artigo de hoje, você conferiu tudo sobre nota fiscal denegada: o que é, como ela ocorre, e como fazer para evitar essa situação com a Receita Federal.
Evite problemas com o Fisco e mantenha sempre sua empresa regularizada, com cadastro ativo e operando conforme as exigências e especificações do seu regime tributário.
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