Inutilização NFCe: como inutilizar de forma correta

Guia sobre NFCe Inutilizadas
Saiba tudo sobre como informar NFCe inutilizadas e as principais regras. Imagem de Jcomp

Saiba todas as regras para NFCe inutilizadas

Com a implantação da Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFCe) em diversos estados brasileiros em 2019, os empresários precisam ficar atentos às regras a respeito do controle de numeração destes documentos fiscais.

Neste artigo, responderemos as principais dúvidas sobre NFCe inutilizadas. Acompanhe conosco e veja porque é importante não exceder o prazo de envio desta informação, evitando consequências graves para sua empresa.

O que é inutilização NFCe?

Quando uma empresa emite NFCe, os documentos são transmitidos com uma numeração sequencial.

Eventualmente podem ocorrer falhas nesta sequência de numeração das notas devido a problemas técnicos na transmissão ou utilização incorreta dos usuários. Quando isto ocorre, é necessário realizar a inutilização destes números não transmitidos.

Exemplo: é transmitida a NFCe número 50, e em seguida a número 57. Este intervalo do número 51 até o número 56 precisa ser inutilizado.

Muitos empresários desconhecem esta exigência e assim ficam sujeitos a multas e colocam em risco a sua regularidade perante o fisco.

Como inutilizar NFCe?

O envio das numerações de NFCe inutilizadas para a Secretaria de Estado da Fazenda (SEFAZ) deve ser realizado mensalmente através de uma transmissão eletrônica, feita pelo programa emissor de NFCe utilizado pela empresa, utilizando o Certificado Digital para comprovar a identidade do contribuinte.

Deverão ser informados todos os números que não foram utilizados, de forma que não fique nenhuma falha na numeração das NFCe daquele mês.

No caso do Emissor Fiscal Sygma, o usuário pode contar com uma função que analisa as NFCe emitidas no período e assim detecta automaticamente os intervalos de numeração não utilizados. Dessa forma, ele consegue enviar a inutilização com segurança e praticidade.

Qual o prazo para inutilização NFCe?

A NFCe é regulamentada pelo Ajuste SINIEF 19/16, do Conselho Nacional de Política Fazendária (CONFAZ).

De acordo com a cláusula 16ª (décima sexta), as numerações de NFCe inutilizadas devem ser enviadas até o 10º (décimo) dia do mês subsequente.

Exemplo: a inutilização de NFCe referente aos intervalos existentes nas notas do mês de Janeiro precisam ser transmitidas até o dia 10 de Fevereiro.

O que acontece quando você não envia a inutilização NFCe?

O Ajuste SINIEF 26/19 divulgou que, a partir de sua publicação no Diário Oficial em 18 de dezembro de 2019, as numerações de NFCe que não forem inutilizadas até o dia 10º (décimo primeiro) passarão a ser consideradas como NFCe em contingência que ainda não foi transmitida.

Ou seja, se a empresa emitiu a NFCe número 50 e 57, e não realizou a inutilização do intervalo entre o número 51 e 56, a SEFAZ irá considerar que existem seis NFCe emitidas em contingência e que estão pendentes de transmissão.

Como estes documentos não existem, a situação da empresa se agrava pois poderá ser multada pela ausência do envio destas notas.

A inutilização de NFCe funciona como uma denúncia espontânea do contribuinte sobre a irregularidade da quebra da sequência de numeração. Portanto, não deixe de fazê-la, ainda que em atraso.

É possível inutilizar NFCe em Contingência?

Não, o inciso II do parágrafo 2º da cláusula décima primeira do Ajuste SINIEF 19/2016 informa que é proibida a inutilização de NFCe emitida em contingência.

Portanto, quando a empresa estiver com algum problema técnico ou a SEFAZ estiver fora do ar, e assim for necessário operar em modo de contingência, os cuidados com controle da numeração das notas deve ser redobrado.

Como o contador deve escriturar NFCe inutilizadas?

De acordo com a cláusula 18º (décima oitava) do Ajuste SINIEF 19/2016, as numerações de NFCe inutilizadas devem ser escrituradas nos Livros Fiscais sem valores monetários, de acordo com a legislação tributária vigente, juntamente com as NFCe canceladas e denegadas.

Em relação ao arquivo do SINTEGRA, o contador deve verificar se há legislação estadual dispensando o registro de NFCe. Se não houver, a NFCe (Modelo 65) deverá ser informada no Registro 61, conforme orienta o item 7.1.10 do Manual de Orientação do Convênio 57/95. No caso de NFCe inutilizadas, bastará informar o intervalo de numeração inutilizada neste registro, informando os totais zerados.

Já no caso da EFD Fiscal (SPED) a NFCe deverá ser informada nos registros C100 e demais registros filhos. As NFCe inutilizadas também serão informadas nestes registros com valores zerados e o tipo de situação 05 (NF-e, NFC-e ou CT-e – Numeração inutilizada). 

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Como consultar NFCe inutilizadas?

Você tem alguma dúvida sobre NFCe inutilizadas?

Ainda ficou com alguma dúvida sobre como inutilizar NFCe? Você já transmite a inutilização NFCe em sua empresa? Diga para nós através dos comentários!

2 comentários

  1. Boa noite! gostaria de saber se na falta de solicitação de inutilização de NFC-e, que implica em considerar-se a emissão em contingência da notas fiscais, segundo a redação do Ajuste Sinief 26/19, pode sugerir que se aplique uma multa por falta de recolhimento do ICMS, também.

    • Olá Silvia!

      Acreditamos que multa por falta de recolhimento de ICMS não, mas criasse outro problema. Essa numeração que não foi inutilizada será considerada como NFCe em contingência que não foi transmitida, e portanto deverão ser enviada até o próximo dia 1 (em se tratando de MG), pois do contrário estarão sujeitas a multa por atraso de envio de NFCe em Contingência.

      Porém se essas notas não existem, ou seja, se o usuário apenas esqueceu de inutiliza-las, não haverá documento para transmitir, concorda? Neste caso, a empresa deverá fazer uma denúncia espontânea informando que essas notas não existem e não foram inutilizadas, assumindo a multa por falta de inutilização de NFCe.

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