Mais um dos documentos que estão no formato digital para facilitar a vida dos empreendedores e dos clientes, a NFC-e é a nota fiscal emitida para o consumidor final.
Já citamos em alguns outros artigos, aqui no blog da Sygma, a facilidade oferecida pelo conjunto de escriturações do SPED Fiscal, tecnologia que torna mais simplificado o envio de documentos importantes à Receita – e a NFC-e é um deles.
É essencial entender do que se trata a nota fiscal do consumidor e sua importância, principalmente se você é empresário do varejo.
Com o advento da internet, processos digitais estão cada vez mais presentes na organização fiscal das empresas e, uma vez entendida a funcionalidade de cada documento para a contabilidade do negócio, a emissão fica simples e automática.
Por isso, vamos apresentar abaixo o guia completo sobre a NFC-e para iniciantes: os conceitos, suas vantagens e por qual razão a sua empresa deve aderir a essa emissão.
A Sygma Sistemas é amiga do empresário e sempre oferece dicas interessantes e relevantes – pronto para acompanhar mais uma delas?
Siga o artigo até o final e boa leitura!
O que é NFC-e?
Todo mundo lembra na nota fiscal de venda ao consumidor modelo 2, o cupom fiscal que recebemos em estabelecimentos comerciais, como supermercados, padarias, restaurantes, e demais segmentos do varejo.
É nesse cupom fiscal que ficam relacionados os valores envolvidos na transação comercial, a data da realização da compra, taxas de impostos, e demais números importantes.
A NFC-e nada mais é do que a versão digital deste documento!
Mantendo o padrão da sua versão de papel, a NFC-e é importante para que a fiscalização tributária de cada estado tenha acesso às operações de compra e venda muito mais rápido e de maneira simplificada.
Por que emitir esse documento?
A evolução da forma como exercemos o varejo evolui constantemente, e a emissão da NFC-e visa, justamente, acompanhar esse desenvolvimento.
Esse documento apresenta uma série de utilidades para as empresas e sua organização tributária, como:
- apurar e permitir as cobranças de tributos;
- comprovar as trocas comerciais realizadas;
- oficializar as transações feitas pela empresa;
- servir como prova em fiscalizações tributárias;
- contribuir com a organização financeira da empresa;
- garantir que sejam respeitados os direitos dos consumidores.
Na sua versão digital, a nota fiscal continua apresentando todas essas utilidades, com o bônus de ser eletrônica.
Ou seja: o armazenamento não ocupa espaço, é reduzido o gasto com papel, e a consulta fica muito mais simples e rápida.
Quando é necessário utilizar esse tipo de nota?
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Toda vez em que é realizada uma transação comercial, seja ela presencial ou no formato digital, é preciso emitir a nota fiscal do consumidor.
Substituir essa emissão física pela sua versão eletrônica, a NFC-e, é uma opção das empresas – mas que oferece uma série de benefícios (que vamos apresentar mais adiante nesse artigo), e cada vez mais marca presença no varejo brasileiro.
Ainda, é por meio desse documento que as empresas podem controlar legalmente sua entrada e saída de caixa, além de garantir o respeito aos direitos dos clientes, descrevendo todas as informações importantes presentes em cada transação comercial.
DANFE NFC-e, saiba o que é!
Já explicamos em outro artigo aqui no blog o que é o DANFE e a sua relação com uma série de documentos fiscais que fazem parte da vida do empreendedor.
Esse documento também se relaciona com a NFC-e, cumprindo o mesmo papel que as demais comprovações tributárias, que são fiscalizadas pela Sefaz.
O DANFE NFC-e é a representação simplificada na Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica, contendo a chave de acesso e o código de barras, em formato de QR code, para a consulta do documento completo.
Certo, mas o que isso significa?
Com o DANFE, a NFC-e conta com um auxílio importante para resumir as informações presentes em cada transação comercial, permitindo que o consumidor ateste a veracidade das informações ali presentes.
O DANFE NFC-e deve apresentar os seguintes dados básicos:
- chave de acesso da NFC-e;
- código de barras, agora bidimensional, que proporciona a consulta;
- endereço, remetente e destinatário, quando a venda for realizada à distância.
Confira também: quando usar NFe e NFCe.
NFC-e X NF-e: quais as diferenças?
Temos certeza de que, enquanto lia o artigo até aqui, você deve ter percebido que a NFC-e se assemelha a outro documento fiscal que é parte do SPED e que está presente no dia a dia do empresário: a NF-e.
Apesar de apresentar semelhanças, principalmente no seu funcionamento, ambas as notas são para utilidades distintas, mesmo que possuam formatos parecidos e sejam acompanhadas do DANFE correspondente.
Confira abaixo as diferenças entre cada uma delas:
NFC-e | NF-e |
utilizada para vendas ao consumidor final e substitui o cupom fiscal; | utilizada para compra, venda, devolução, retorno, transferências e exportações; |
não exige que o cliente possua um cadastro para visualização; | demanda um cadastro do remetente da nota, solicitando CPF ou CNPJ; |
seu DANFE possui QR code (visualização bidimensional) para que o cliente possa consultar a versão completa da nota; | também possui DANFE com visualização em QR code que permite a consulta da versão integral do documento; |
substitui a nota de modelo 2 e o cupom fiscal. | substitui a nota fiscal modelo 1 e também o modelo A-1. |
Afinal, quais as vantagens da nota fiscal do consumidor?
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Independentemente de estar em seu formato eletrônico ou físico, a nota fiscal do consumidor oferece uma série de benefícios, tanto para o empreendedor quanto para o cliente.
Porém, a NFC-e agiliza o processo de fiscalização, garante o desempenho dos direitos do consumidor e ainda abraça a sustentabilidade, reduzindo custos e materiais para emissão, como papel, equipamento para impressão e recursos afins.
Confira abaixo as vantagens da emissão da nota fiscal do consumidor:
Vantagens para o empresário
- a NFC-e é integrada com dispositivos móveis;
- não demanda fiscalização nas máquinas pela Sefaz;
- garante melhor organização financeira para as empresas;
- o envio e acompanhamento das notas pode ser feito em tempo real;
- o armazenamento é feito eletronicamente, sem ocupar espaço físico;
- a nota fiscal do consumidor pode ser emitida a qualquer hora e de qualquer lugar;
- oferece menos burocracia e mais facilidade para manter a empresa na legalidade.
Vantagens para o consumidor
- evita o acúmulo desnecessário de cupons fiscais;
- o atendimento nos estabelecimentos comerciais fica muito mais rápido;
- o cliente pode imprimir a sua nota fiscal onde preferir, e apenas se quiser;
- a nota pode ser recebida pelo canal de comunicação que o cliente desejar (SMS ou e-mail);
- a consulta do documento, por meio do QR code, pode ser feita por meio de qualquer dispositivo móvel com acesso à internet.
Como acontece com a maioria das inovações que envolvem a tecnologia, a NFC-e veio para simplificar a rotina de empresas e consumidores, tornando as operações de compra e venda muito mais simples e ágeis.
O que é necessário para emitir uma NFC-e?
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O processo para a emissão da Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica é o mesmo que o da nota fiscal tradicional, na versão impressa.
É preciso que a empresa faça o credenciamento na Secretaria de Fazenda do seu estado, de acordo com o passo a passo solicitado.
Ainda, é importante destacar que cada estado do Brasil conta com um processo diferente de implementação dessa tecnologia, cabendo ao empresário verificar em qual estágio se encontra a utilização da NFC-e na sua região.
Muitos estados ainda estavam em processo de instalação dessa tecnologia – o último a aderir foi o de Santa Catarina, que agora em 2022 declarou facultativa a emissão da NFC-e, caminhando para a obrigatoriedade, que já é lei em alguns estados.
Para que a empresa emita a NFC-e, também, é necessário:
- número de Inscrição Estadual (IE);
- CSC, o Código de Segurança do Contribuinte;
- certificado digital de pessoa jurídica, dentro do padrão ICP-Brasil.
Lembrando que a emissão deve ser feita por um sistema emissor de notas fiscais, como o Sistema Sygma, uma vez que a Sefaz de nenhum estado apresenta uma alternativa gratuita.
Como se credenciar para realizar a emissão da NFC-e?
Como destacamos acima, para que a NFC-e possa ser emitida e encaminhada para o consumidor final, a empresa precisa estar credenciada na Sefaz do seu estado.
Justamente por contar com protocolos e especificações únicas, cada sistema da Secretaria de Fazenda é distinto de um estado para outro, com regras e direcionamentos diferentes entre si.
Separamos abaixo uma lista com os links da Sefaz de cada estado do Brasil – basta você localizar o da sua região e seguir para a página de credenciamento:
- Sefaz do Acre (AC);
- Sefaz de Alagoas (AL);
- Sefaz do Amapá (AP);
- Sefaz do Amazonas (AM);
- Sefaz da Bahia (BA);
- Sefaz do Ceará (CE);
- Sefaz do Distrito Federal (DF);
- Sefaz do Espírito Santo (ES);
- Sefaz de Goiás (GO);
- Sefaz do Maranhão (MA);
- Sefaz do Mato Grosso (MT);
- Sefaz do Mato Grosso do Sul (MS);
- Sefaz de Minas Gerais (MG);
- Sefaz do Pará (PA);
- Sefaz da Paraíba (PB);
- Sefaz do Paraná (PR);
- Sefaz do Pernambuco (PE);
- Sefaz do Piauí (PI);
- Sefaz do Rio de Janeiro (RJ);
- Sefaz do Rio Grande do Norte (RN);
- Sefaz do Rio Grande do Sul (RS);
- Sefaz de Rondônia (RO);
- Sefaz de Roraima (RR);
- Sefaz de São Paulo (SP);
- Sefaz de Sergipe (SE);
- Sefaz do Tocantins (TO).
Até quando é necessário armazenar a NFC-e?
O prazo de armazenamento da NFC-e é o mesmo válido para os demais documentos tributários importantes de uma empresa: 5 anos. Por isso, o uso de programas específicos pode facilitar a armazenagem de documentos, garantindo a segurança dos mesmos. O mesmo vale para outros documentos que também têm prazos para serem guardados, como o MDFe que também pode ser gerado e guardado a partir de um emissor de MDfe.
Esse é o tempo mínimo solicitado pela fiscalização da Receita, que pode solicitar a apresentação desses documentos em momentos de auditorias e situações afins.
Essa é mais uma das vantagens apresentadas pela Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica: como o seu armazenamento é digital, na nuvem, não é preciso se preocupar com o espaço que a nota vai ocupar por esses 5 anos!
Consulta da NFC-e: como fazer?
Foto: Unsplash
Como citamos anteriormente, a NFC-e vem acompanhada do seu DANFE correspondente: o documento auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica apresenta um QR code que pode ser escaneado e apresentar a NFC-e completa.
A consulta também pode ser feita por meio do portal estadual da NFC-e, com a apresentação da chave de acesso, a sequência numérica também presente no DANFE.
Como realizar o cancelamento de uma NFC-e?
Algumas vezes, o preenchimento e a emissão da Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica pode apresentar algum erro, principalmente na digitação dos dados, ou em casos de reembolso.
Quando isso acontece, deve ser realizado o cancelamento da NFC-e.
De acordo com a legislação vigente, o cancelamento da nota pode ser solicitado até 24 horas após a sua emissão.
Porém, alguns estados têm implementado o prazo de 30 minutos, após a emissão do documento, para o cancelamento da mesma – por isso, vale a pena conferir as condições apresentadas no site da Sefaz do seu estado.
Leia mais: Recusa da nota fiscal: tipos, regras, prazo, como fazer e consultar.
Vale a pena contratar um emissor de NFC-e?
Não apenas para emitir a Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica, um sistema emissor de notas fiscais é essencial para a otimização de processos tributários dentro de uma empresa.
É por meio de sistemas assim, como o Sistema Sygma, que o empresário e sua contabilidade podem contar com o preenchimento automatizado das notas, bem como armazenamento na nuvem e mais uma série de questões burocráticas.
Isso permite que o empresário direcione seus esforços para outras demandas da empresa, deixando a parte sistemática (e que sabemos que é um pouco chata) para o suporte da tecnologia.
O Sistema Sygma entende a necessidade do empresário de otimizar seus processos – por isso, oferece um sistema de emissão de notas completo, que é amigo do contador, para facilitar o dia a dia dentro da empresa.
Conclusão
E aí, ainda ficou alguma dúvida sobre a NF-e?
A Nota Fiscal do Consumidor Final é mais uma vez a afirmação de que a tecnologia veio para desburocratizar questões tributárias dentro das empresas, tornando as transações comerciais mais ágeis e a fiscalização da Receita mais eficiente.
Com a obrigatoriedade dessa emissão em todo país, atente-se para que a sua empresa comece a emitir NFC-e e manter-se na regularidade perante o Fisco, trabalhando o desenvolvimento legal do seu negócio.
O blog da Sygma está sempre repleto de novidades e dicas para você, empresário: vem conferir!