Cancelar uma Nota Fiscal Eletrônica (NFE) pode ser uma tarefa difícil para alguns empreendedores. No entanto, ela não é impossível.
Entender como realizar o cancelamento de uma NFE é essencial para evitar problemas futuros e também garantir a conformidade fiscal.
Com o objetivo de ajudá-lo a entender mais sobre o cancelamento da NFe e também a deixá-lo nas conformidades legais, a Sygma Sistemas preparou um passo a passo.
A seguir, vamos abordar as principais etapas que são necessárias para realizar um cancelamento simples, seguro e eficiente.
Então, prepare-se para uma leitura detalhada sobre como cancelar uma NFE. Vamos começar? Boa leitura!
O que é uma NFE?
Antes de iniciar o passo a passo de como cancelar a NFE, devemos saber o que é uma Nota Fiscal Eletrônica e como ela funciona. Não é mesmo?
Uma NFE é nada mais do que um documento fiscal digital que é utilizado para registrar e formalizar uma transação de venda de produto ou serviço.
Lembra da antiga nota fiscal em papel? Pois bem, a NFE faz sua substituição, atendendo às mesmas exigências.
A Nota Fiscal é emitida eletronicamente, ou seja, no âmbito digital. No entanto, ela deve seguir um padrão estabelecido pela Receita Federal do Brasil.
Nela, é possível encontrar informações do emissor e do destinatário, a descrição do produto ou serviço, os valores envolvidos, os impostos, entre outros dados relevantes.
Seu principal objetivo é otimizar e modernizar o processo de emissão de notas fiscais. É válido ressaltar que a modalidade está em vigor desde 2006 no Brasil.
Qual o prazo para cancelamento de Nota Fiscal Eletrônica?
O prazo para o cancelamento da NFE é curto, sendo apenas de 24 horas após a sua emissão. Após esse período, o processo não poderá ser feito de maneira facilitada.
No entanto, não podemos negar que cenários da perda do prazo são comuns. Porém, em casos como este, o usuário deverá, obrigatoriamente, recorrer à SEFAZ.
Mas é válido ressaltar que ele estará sujeito a penalidades e processos específicos de acordo com a sua região.
Em alguns estados no Brasil, como São Paulo, é possível realizar o cancelamento da NFE após às 24h, mas o usuário estará sujeito a penalidades.
Agora, para outros estados, incluindo o DF, não é possível solicitar o cancelamento da NFE após às 24h.
O que é necessário para cancelar a NFE?
Mas afinal, o que é necessário para cancelar a NFE? Não é necessário muitos processos e informações para realizar o cancelamento.
É fundamental ter em mente que o cancelamento só pode ser feito antes de decorridas 24 horas após a autorização da SEFAZ.
Por exemplo, se você emitiu a sua NFE hoje, e ela só foi validada às 15h, você só poderá realizar o cancelamento até às 14:59 do dia seguinte.
Além disso, o Fisco deve ter gerado o protocolo “Autorização de Uso”. Também é importante ressaltar que o cancelamento só pode ser feito antes do consumo do produto ou serviço.
Uma nota fiscal recusada não precisa ser cancelada.
Por quais motivos cancelar uma NFE?
Existem algumas razões mais comuns para realizar o cancelamento da Nota Fiscal Eletrônica.
No entanto, em geral, uma NFE deve ser cancelada quando acontece algum erro no processo de emissão ou vício. A seguir, vamos conhecer outros motivos!
- Preenchimento incorreto: Sem dúvidas, o motivo mais comum para cancelar a NFE é o preenchimento incorreto. É muito comum que aconteça esse tipo de situação com os dados cadastrais do cliente, valores, descontos e outros;
- Erro no cálculo dos tributos: Outro fator que é muito comum para cancelar a NFE, é o erro no cálculo dos tributos. Nesse caso, as empresas devem obrigatoriamente solicitar o cancelamento, uma vez que não deixarão de pagar valores adicionais;
- Emissão na data errada: Também é bastante comum que os empreendedores realizem a emissão da NFE na data incorreta. Isso acontece por diversos motivos, seja esquecimento ou falhas. Nesse caso, é importante efetuar o cancelamento em até 24 horas;
- Desistência: Por fim, também é comum que o cancelamento ocorra devido à desistência de alguma das partes, seja o emissor ou destinatário.
Essas são as principais situações que acontecem para cancelar NFE, porém, existem outros cenários que também são muito comuns, como errar o tipo de nota fiscal. Usar um programa emissor poderá ajudar nestes casos, facilitando na hora de emitir NFe e NFCe.
É válido ressaltar que em qualquer tipo de situação de cancelamento, o procedimento deve ser feito em até 24 horas após a emissão da nota fiscal.
O que fazer quando não é possível cancelar uma NFE?
Mas, e se eu não conseguir cancelar uma NFE? Calma! Ainda é possível recorrer a alguns procedimentos.
Nesse caso, existem dois caminhos a serem seguidos: a carta de correção eletrônica e o pedido de anulação da nota.
No entanto, é essencial saber quando utilizá-los. Para isso, separamos uma breve explicação sobre cada um. Vamos lá?
Carta de correção eletrônica
A carta de correção eletrônica possui algumas limitações, por isso, ela não poderá ser emitida para a modificação de campos como:
- informações que afetem o cálculo dos impostos presentes na nota fiscal;
- informações essenciais do remetente ou destinatário;
- data de geração do documento fiscal.
É válido ressaltar que esse tipo de procedimento precisa da autorização por parte da Secretaria da Fazenda Estadual.
Pedido de anulação de nota
Caso não seja possível realizar o cancelamento da sua nota fiscal e nem recorrer à carta de correção eletrônica, você poderá optar pela anulação do documento emitido.
Para isso, o emissor deve emitir uma nota de devolução por parte do destinatário, ressaltando que arcará com sanções previstas em lei.
No entanto, para realizar o pedido de anulação de nota é importante consultar as regras específicas do seu estado. Isso porque cada região possui sua própria legislação.
Passo a passo para cancelar uma NFE
Finalmente! Chegamos ao passo a passo para cancelar a NFE. As informações ditas até aqui, são essenciais para você efetuar o cancelamento de maneira segura e eficaz.
Para você não ter dúvidas e nem dificuldades na hora de cancelar a NFE, a Sygma Sistemas preparou um passo a passo completo para você. Vamos conferir?
1. Acesse o sistema de emissão de NFE
O primeiro passo para cancelar a NFE é acessar o sistema utilizado para a emissão das notas fiscais eletrônicas.
Cada estado possui o seu próprio sistema de emissão de Nota Fiscal. Então, faça o login no da sua região e acesse o sistema.
É válido ressaltar que esse software pode ser um específico instalado no seu computador ou um portal online fornecido pela Secretaria da Fazendo do seu estado.
2. Localize a NFE a ser cancelada
Após acessar o seu sistema, é necessário localizar a Nota Fiscal Eletrônica que será cancelada.
Geralmente, as notas emitidas recentemente estão na lista de notas pendentes ou em aberto. Para facilitar a sua busca, utilize filtros ou buscas para encontrar a NFE.
Você pode procurar por data de emissão, o número da nota ou o nome do cliente, para facilitar a localização da nota em específico.
Após encontrar a NFE desejada, clique no link ou no botão correspondente para acessar as opções relacionadas a essa nota.
3. Verifique o prazo de cancelamento
Antes de prosseguir com o cancelamento, é fundamental que você verifique o prazo para realizar o procedimento. Geralmente é de 24 horas após a emissão da nota.
No entanto, é válido ressaltar que cada estado possui suas próprias regras em relação ao tempo limite para cancelar uma NFE após a emissão.
Então, veja se você está dentro do prazo estabelecido para o cancelamento da nota fiscal eletrônica.
Caso tenha ultrapassado o limite, é essencial que você entre em contato com a Secretaria de Fazenda do seu estado para obter orientações sobre como proceder com o caso.
Porém, você pode utilizar as dicas que foram citadas nos tópicos anteriores para saber o que fazer caso perder o prazo de cancelamento da nota fiscal.
4. Acesse a opção de cancelamento
Com o sistema de emissão aberto, você deve procurar uma opção específica para o cancelamento de notas fiscais eletrônicas.
Geralmente, essa opção é denominada como “Cancelar a NFE” ou algo similar, e geralmente está localizada na página de detalhes da nota fiscal.
Clicando nesse botão, você será redirecionado para uma página onde será possível realizar o cancelamento da sua nota fiscal eletrônica.
5. Preencha os dados necessários
Na aba para cancelar a NFE é comum que tenha um formulário de cancelamento, onde serão solicitados alguns dados relevantes para o processo.
Essas informações podem incluir o número da NFE, a data de emissão, o CNPJ ou CPF do destinatário, além do motivo do cancelamento.
Com esses dados em mãos, você deverá preencher todos os campos obrigatórios com as informações corretas.
É válido ressaltar a verificação das informações. Portanto, veja se os números e os caracteres estão digitados corretamente, pois erros nessa etapa podem gerar problemas.
6. Confirme o cancelamento
Após preencher os campos obrigatórios, está na hora de confirmar o cancelamento. Mas, antes, revise as informações fornecidas.
Caso todos os dados estejam corretos, você pode clicar no botão de confirmação para cancelar a NFE.
Em alguns casos, o sistema pode solicitar uma confirmação adicional antes de prosseguir com o cancelamento.
Por fim, é necessário aguardar a confirmação final do cancelamento. Geralmente o sistema emite uma mensagem de que o cancelamento foi realizado com êxito.
7. Armazene o protocolo de cancelamento
Após o cancelamento da nota fiscal, é muito importante armazenar o protocolo que é emitido pelo sistema.
Esse é um documento muito importante para comprovar a realização dessa ação. Esse protocolo possui informações como: número, data e hora do cancelamento.
Portanto, armazene o protocolo de cancelamento em um local seguro, como uma pasta específica no computador ou em um sistema de gerenciamento de documentos.
Isso porque esse documento será muito útil para referência futura e em caso de auditorias fiscais.
Seguindo os passos que foram citados ao decorrer do texto, você poderá realizar o cancelamento de uma NFE de maneira eficiente e segura.
É importante ressaltar que você deve seguir as normas e prazos estabelecidos pela Secretaria da Fazenda do seu estado para evitar problemas futuros.
Como cancelar uma NFC-e fora do prazo?
Quando se trata de cancelar uma Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) fora do prazo estabelecido, é fundamental ressaltar que não existe a possibilidade de cancelamento extemporâneo.
Ou seja, isso significa que, caso a operação não tenha ocorrido e o prazo regular para o cancelamento tenha expirado, é necessário seguir um procedimento específico.
Nesses casos, o emitente da NFC-e deve protocolar uma denúncia espontânea na Administração Fazendária competente, informando sobre a situação e explicando o motivo pelo qual o cancelamento não pode ser realizado dentro do prazo estipulado.
É importante fornecer todas as informações relevantes e documentos que comprovem a inexistência da operação.
Após protocolar a denúncia, é essencial aguardar a orientação das autoridades fiscais responsáveis. Elas analisaram o caso e fornecerão as instruções adequadas sobre como proceder diante dessa situação específica.
No entanto, é essencial ter em mente que o cancelamento extemporâneo de NFC-e não é uma opção viável.
Portanto, a denúncia espontânea é o caminho indicado para notificar a Administração Fazendária sobre a impossibilidade de realizar o cancelamento dentro do prazo determinado.
Seguindo esse procedimento, você estará demonstrando transparência e comprometimento com as obrigações fiscais, agindo de acordo com as normas estabelecidas pelas autoridades competentes.
Em casos de dúvidas ou situações excepcionais, sempre é recomendado buscar orientação junto à Administração Fazendária para garantir o cumprimento adequado das regras fiscais.
Conclusão
Agora que você já sabe como cancelar a NFE, você não terá mais problemas na hora do procedimento. Esperamos que nosso guia tenha te ajudado!
Não se esqueça de realizar o cancelamento da sua nota fiscal eletrônica antes de 24 horas após a emissão, para evitar multas ou situações burocráticas.
Caso tenha qualquer situação excepcional, não hesite em procurar a Secretaria da Fazendo da sua região. Com certeza, eles darão uma orientação eficaz e segura! Deseja ter acesso a mais dicas e conteúdos que vão ajudar a contabilidade da sua empresa? Não se esqueça de conferir o blog da Sygma Sistemas!
Equipe de redação Sygma Sistemas
