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Como emitir nota fiscal avulsa [Passo a passo, tipos e vantagens]

Como emitir nota fiscal avulsa [Passo a passo, tipos e vantagens]

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Simbolizando como emitir nota fiscal avulsa: Homem com expressão feliz usando notebook e escrevendo em folha de sulfite com a outra mão

Uma dúvida comum, principalmente aos microempreendedores, MEIs e produtores rurais, é saber como emitir nota fiscal avulsa.

Esse documento faz parte das exigências do Governo Federal, a título de fiscalização tributária, para comprovar que determinada transação foi feita.

A Nota Fiscal Avulsa é emitida mediante um sistema emissor de notas fiscais do próprio governo, e exige uma série de informações essenciais para o recolhimento de tributos e outras demais considerações fiscais.

No entanto, é importante ter conhecimento completo sobre esse tema antes de começar a emitir notas fiscais, para evitar problemas com a Receita no futuro, além de garantir a legalidade do seu negócio.

Para ajudar você com suas principais dúvidas, a equipe da Sygma Sistemas, que oferecer a melhor alternativa de emissor de notas fiscais, preparou um conteúdo especial, que você pode conferir logo abaixo.

Pronto para saber como emitir nota fiscal avulsa?

Acompanhe até o final e boa leitura!

O que é nota fiscal avulsa?

Antes de começarmos a falar sobre como emitir nota fiscal avulsa, é importante determinar conceitos básicos primeiro.

A explicação inicial mais importante é: o que é uma nota fiscal avulsa?

Também chamada de NFA-e, a nota fiscal avulsa é um documento emitido de forma individual, e possui características bem similares à nota fiscal que conhecemos, mas variando de acordo com o seu emissor.

A Nota fiscal avulsa é indicada para empreendedores que não possuem grandes demandas de emissão de notas, como os MEIs e produtores rurais.

Qual a diferença de nota fiscal avulsa para nota fiscal eletrônica?

Essa é uma dúvida comum a quem está aprendendo agora como emitir nota fiscal avulsa: no que ela se difere na nota fiscal eletrônica, a tradicional que conhecemos?

A nota fiscal eletrônica é sempre emitida quando existe uma operação comercial, ou seja, no caso de venda de produtos.

A empresa emissora deve ter inscrição estadual para emitir esse tipo de nota fiscal, além de um certificado digital para a assinatura da mesma.

Já a nota fiscal avulsa é permitida apenas para um nicho mais específico: conforme a legislação estadual, ela é indicada para microempreendedores individuais (MEI), pequenos produtores rurais ou autônomos, que realizam poucas movimentações de negócios.

Qual a importância da Nota Fiscal Avulsa?

Para quem é MEI ou autônomo, essa nota fiscal é de grande utilidade, e simplifica muito a prestação de contas à Secretaria de Fazenda do estado do empreendedor.

Uma vez que os microempreendedores não emitem a NF-e, ou Nota Fiscal Eletrônica, a nota fiscal avulsa surge como uma alternativa para ajudar os MEIs a saírem da informalidade e manter um desenvolvimento legal de seus respectivos negócios.

Ainda, documentos fiscais que comprovam relações de negócio são ferramentas que aferem maior credibilidade para a prestação de serviços do empresário.

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Quem pode emitir a nota fiscal avulsa?

Duas pessoas analisando notas fiscais, simbolizando como e quem pode emitir nota fiscal avulsa

Foto: Shutterstock

Os maiores beneficiados pela proposta da nota fiscal avulsa, sem dúvidas, são os microempreendedores individuais, os MEIs — mas eles não são o único regime tributário que pode fazer uso desse tipo de nota fiscal.

Pessoas físicas sem empresa aberta e que não contribuem ao INSS também estão aptos a emitir nota fiscal avulsa: em outras palavras, todos os autônomos.

Ainda, fazem parte do grupo de profissionais que podem emitir essa nota:

  • fundações públicas;
  • pessoas jurídicas apenas inscritas no ISS;
  • produtores rurais que atuam no mercado como pessoas físicas.

É importante você consultar a legislação de seu estado para verificar se há alguma particularidade para o uso da Nota fiscal avulsa em sua região.

Veja aqui como emitir a nota fiscal avulsa para produtor rural.

Emissor de Nota Fiscal para Produtor Rural

Quando e por que fazer emissão da nota fiscal avulsa?

Uma informação importante acerca de como emitir nota fiscal avulsa é: esse documento só pode ser emitido em eventualidades.

Isso porque essa nota não é feita para negócios que contam com vendas recorrentes, uma vez que ela pode ser emitida de forma independente.

Todas as vezes que um MEI ou um autônomo realiza negócios com uma pessoa física, não é obrigatória a emissão de nota fiscal de nenhuma natureza: porém, quando essas relações são com outras pessoas jurídicas, a emissão da nota fiscal é obrigatória.

Para não lidar com as burocracias da emissão de uma nota fiscal de entrada (que também é uma opção), a emissão da nota fiscal avulsa é a melhor alternativa.

Se você é um produtor rural, vale a pena também emitir a contra-nota para armazenar caso seja necessário revisitar informações.

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Como emitir nota fiscal avulsa? (Passo a passo)

Mulher sorridente usando notebook, representando como emitir nota fiscal avulsa passo a passo

Foto: Shutterstock

E então, agora está pronto para saber como emitir nota fiscal avulsa?

Apesar de não ser um processo burocrático e nem muito complicado, existem algumas orientações e procedimentos para emissão de nota fiscal online, que vamos apresentar logo abaixo para facilitar todo o processo para você; confira:

1. Solicite autorização da Sefaz

Apenas com a autorização da Sefaz do seu estado é que a sua empresa, ou você, em caráter de pessoa física, mas autônoma, pode emitir uma nota fiscal avulsa.

Acesse o Portal da Sefaz da sua região do Brasil para se informar acerca das condições e exigências para liberar a sua opção de emissão de notas.

2. Reúna seus documento e cadastre-se no site da Secretaria de Fazenda

Ainda, além de autorização da Sefaz, você precisa se cadastrar no site da mesma para ter acesso às funcionalidades do sistema e, consequentemente, conseguir emitir suas notas fiscais avulsas.

Esse cadastro é feito apenas uma vez, e depois disso a pessoa interessada pode apenas realizar a solicitação da nota fiscal avulsa que deseja emitir.

Geralmente, para a efetivação desse cadastro, o interessado deve ter em mãos:

  • Cadastro Fiscal, ou CF;
  • RG ou CPF do titular da empresa em questão;
  • Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica, ou CNPJ.

Para pessoas físicas, os únicos documentos são o CPF, RG e o comprovante de residência.

3. Preencha o formulário eletrônico

Com seu acesso liberado, já é possível emitir notas fiscais avulsas.

Na hora da emissão, você vai precisar preencher alguns dados que devem estar, obrigatoriamente, descritos na nota; confira:

Como preencher nota fiscal avulsa

São informações que devem estar presentes no formulário da nota fiscal avulsa:

  • dados do emitente da nota;
  • dados do destinatário da nota;
  • descrição do produto ou serviço;
  • data da compra ou da prestação do serviço;
  • impostos relacionados ao produto, quando for o caso;
  • demais informações solicitadas pelos campos do formulário.

Depois disso, basta acompanhar a liberação da nota fiscal avulsa, que costuma sair na hora.

Quando ela é aprovada e emitida, a pessoa recebe um número de protocolo para consultar a nota posteriormente, além de solicitar a impressão da nota, se for necessário. Veja como resolver nota fiscal recusada.

Como emitir nota fiscal avulsa? (MEI ou autônomo)

Mulher sentada em cadeira presidente, dentro de escritório, sorrindo usando notebook simbolizando como MEI pode emitir nota fiscal avulsa

Foto: Shutterstock

O processo de emissão da nota fiscal avulsa para MEI ou autônomo funciona de acordo com o passo a passo acima — mas vale conferir como a Sefaz do seu estado solicita essa emissão.

Isso porque, infelizmente, esse serviço não conta com uma padronização em nível nacional, ou seja, cada estado do Brasil tem suas próprias exigências para emissão da nota fiscal avulsa.

Ainda, é importante se atentar para alguns detalhes que são critérios para a emissão desse documento.

A nota fiscal avulsa só pode ter até 10 produtos na sua descrição; passando disso, é preciso emitir outro documento.

Além disso, a nota não pode ser corrigida e, se for preenchida errada, deve ser cancelada e solicitado um novo documento.

Quais são os tipos de NFA?

Além de saber como emitir nota fiscal avulsa, o empreendedor ou autônomo deve estar ciente dos tipos de NFAs existentes, para saber qual dos modelos melhor se adequa às informações prestadas, e ao tipo de operação realizada.

O modelo 55 é emitido de forma eletrônica, e também tem seu armazenamento nessa mesma modalidade; ainda, a nota de modelo 55 é enviada ao cliente destinado em formato XML.

Já a nota fiscal avulsa de modelo 1-A, apesar de também ser emitida de forma eletrônica, só tem validade legal se for impressa.

Lembrando que existem muitos tipos de notas fiscais. Se você tem um comércio, por exemplo, é indispensável o uso de um software para emitir NFCe.

Como consultar uma nota fiscal avulsa?

Além de saber como emitir nota fiscal avulsa, é importante que o microempreendedor saiba como consultar a nota fiscal, quando for necessário.

O primeiro passo é acessar o site da Sefaz do seu estado, que, é importante destacar, deve ser a mesma Unidade Federativa do Brasil na qual você realizou a emissão da nota fiscal avulsa.

Esse acesso deve ser feito com a chave de acesso correspondente.

Com o sistema acessado, busque pela opção de consulta da nota; depois disso, selecione a nota que deseja consultar.

Um detalhe importante é que, para alguns estados do Brasil, a opção de consulta da nota pode estar designada como Produção ou Homologação: no caso de produção, a nota fiscal é a que possui validade jurídica; para a homologação, são as notas que não têm validade, somente impressas.

Vantagens e desvantagens da NFA-e (Nota Fiscal Avulsa Eletrônica)

Assim como acontece com outros documentos tributários, e seus respectivos processos de emissão, a nota fiscal avulsa, também chamada de NFA-e, tem seus prós e contras de emissão.

Vamos abordá-los melhor abaixo; acompanhe:

Benefícios

Profissionais MEI e autônomos contam com muito mais segurança nos dados da sua prestação de serviços ou venda quando emitem a nota fiscal avulsa, sem perdas ou extravios de dados.

Ainda, garante muito mais economia, uma vez que elas podem ser emitidas em sistemas gratuitos desenvolvidos pelo Governo, o que não é possível quando a emissão é de notas fiscais tradicionais.

A emissão de notas fiscais avulsas também possibilita que o empreendedor firme parcerias com empresas maiores, uma vez que esse documento é considerado uma vantagem competitiva no mercado.

Pontos negativos

No entanto, também existem desvantagens na emissão de notas fiscais avulsas: uma delas, como citamos, é a impossibilidade de correção da nota, uma vez que ela for preenchida de forma equivocada, o que demanda, sempre, um processo de revisão, ou o cancelamento da nota.

Ainda, a emissão desse documento não é considerada muito prática, já que os dados devem ser preenchidos manualmente a cada solicitação de emissão.

São, também, outras desvantagens da emissão desse documento:

  • limitação dos itens descritos (apenas 10);
  • falta de padronização no sistema de emissão, variando de estado para estado.

Quais impostos incidem sobre uma nota fiscal avulsa?

Pessoa usando notebook, representando como emitir nota fiscal avulsa e os impostos

Foto: Shutterstock

Como qualquer outro documento fiscal que ateste uma operação comercial, ou seja, processos de compra e venda, além de prestação de serviços, a nota fiscal avulsa também recolhe tributos.

Logo, existem alguns impostos específicos que incidem sobre esse documento.

Esses impostos variam de acordo com o regime tributário ao qual o negócio está associado, ou seja, vai variar de acordo com MEI ou autônomo.

No entanto, alguns impostos são padrão de incidência na nota:

  • ISS, o Imposto Sobre Serviços;
  • ICMS, o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços.

A melhor solução para emissão de nota fiscal

Emitir notas fiscais pode ser um processo um tanto burocrático na maioria das vezes — mas isso muda quando você adquire um sistema de emissão de notas fiscais, como o Sistema Sygma!

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Conclusão

No artigo de hoje, você conferiu como emitir nota fiscal avulsa, as principais vantagens e desvantagens dessa modalidade de emissão e, ainda, para quais regimes tributários ela está disponível.

É importante estar sempre atento às atualizações da Sefaz do seu estado para garantir que o seu negócio esteja realizando emissões de notas da forma correta, evitando à sua empresa problemas com o Fisco.

Para estar sempre por dentro das principais notícias, acesse o blog do Sistema Sygma.

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